Ny organisering av administrasjonen ved UiT

Bakgrunn- ADM2020 Mål: Etablere mer robuste administrative miljøer Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning  Likt tjenestenivå uavhengig av enhet   Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere  Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet 

Bakgrunn ABE-reformen Budsjettår Kutt i bevilgning 2015 16, 752 mill. 2016 20, 107 mill. 2017 25, 130 mill. 2018 21,724 mill. Totalt 83,721 mill. Skjerming av kjernevirksomheten «Innsparingstiltakene internt på UiT skal omfatte det som er underlagt universitetsdirektørens virkeområde, og dermed den samlede administrative virksomheten, gjennomgående på alle nivåer». Sak S-18/15, Universitetsstyret

Prosess og tiltak for å nå målene 1) Etablering av flere nye administrative fellestjenester 2) Reorganisering av administrasjonen

Etablering av nye fellestjenester

Etablering av nye fellestjenester

Reorganisering av administrasjonen 1. Avdelingsstruktur i fellesadministrasjonen (nivå 1) 2. Organisering av administrasjonen på nivå 2 og 3

Strategiske utviklingsområder: ansvar vil plasseres i avdelingene, også digitalisering. Faggrupper Stab: liten, kompetent gruppe av generalister som kan fungere som rådgivere og prosjektledere Forskning, utdanning, formidling: Alle tre hovedargumenter, herunder delvis overlappende funksjoner (juridiske tjenester, analyse, rekruttering SKA: fordeles mellom flere enheter – politiske orienterte samfunnskontakt, karrieresenter, sentralbord Ansvar for fellestjenestene; mobilitet, nyhetsproduksjon, kanalforvaltning, grafiske tjenester Organisasjon og økonomi koordinering og samordning av standardiserte brukerrettede tjenester Ansvar for rellestjenestene: Bygg og Eiendom ITA: Dokumentforvaltning

Adm. organisering på fakultetene

Campusadministrasjon - oppgaver Beredskapsarbeid og ledelse av lokal beredskapsgruppe Ansvar for fellesarrangement på campus Sekretariatsfunksjoner for campusråd og campusmøte Praktisk lederstøtte og rådgiving for viserektorene Sørvistorgfunksjoner I Harstad skal sørvistorget drives av campusadm. i samarbeid med andre enheter. I Alta skal sørvistorget drives av BEA i samarbeid med campusadministrasjonen og andre enheter I Narvik skal sørvistorget drives av BEA i samarbeid med IVT Andre oppgaver på delegasjon

Administrative innsparinger I samband med selve den administrative omstillingen i 2018 (se vedlagte tidsplan) utformes det administrative bemanningsplaner med et stillingstall som totalt sett er minimum 5% lavere enn tallet UiT hadde ved fusjonstidspunktet i 2016. Reduksjonen knyttes til: Nært forestående naturlig avgang (pensjonering) Reduksjon av antallet lederstillinger Avtak av midlertidige stillinger (det er p.t. om lag 8% midlertidighet i administrasjonen ved UiT). Dupliseringseffekter knyttet til samling av administrative miljø i fellestjenester og sammenslåing av tilgrensende og overlappende fagmiljø i nye enheter Flere digitaliserte funksjoner Forenkling av saksflyt og avvikling av unødvendig kontroll I samband med den ordinære budsjettfordelingen for 2018 som legges frem for universitetsstyret i juni 2018 foreslår universitetsdirektøren konkrete innsparingstiltak knyttet til andre administrative utgifter. Økonomiske gevinster for kjernevirksomheten skal synliggjøres. Gjenstående behov for innsparinger fastsettes som måltall som den enkelte administrative enhet må innfri innen en angitt frist. En egen orientering om dette fremmes for universitetsstyret høsten 2018

Endringer for de adm. ansatte Ingen ansatte vil bli sagt opp, ingen må flytte geografisk men flere adm. ansatte vil få: Ny arbeidsflyt Helt eller delvis nye arbeidsoppgaver Ny organisatorisk tilknytning Nye kolleger Ny leder

Noen ledelsesutfordringer Skape forståelse for hvorfor endringene skjer Forberede de ansatte på hvilke type endringer som kommer Ta ansvar for at beslutningene og prosessene blir gode

Statsforvaltningens verdier Rettsstatsverdier Eks: legalitet, nøytralitet, likebehandling, rettferdighet Demokratiske verdier Eks: ytringsfrihet, likeverd, medbestemmelse, fellesskapsansvar, brukerorientering og åpenhet

Troverdighet Akademisk frihet Nærhet Kreativitet Engasjement UiTs verdier Troverdighet Akademisk frihet Nærhet Kreativitet Engasjement

ADMST og UFFST – årsverk Kilde Paga pr. dato   ADM ÅRSV UFFST ÅRSV 04.01.2016 875,1 1962,3 04.06.2016 872,1 2000,6 04.01.2017 843,4 2005,9 04.06.2017 884,6 2031,7 04.01.2018 850,6 2058,0

Utvikling midlertidige ansatte i universitetsadministrasjonen 2013-2017 (årsverk) Kilde DBH 2017

Administrativt ansatte som er 66 år eller mer i 2018, fordelt på stillingskoder og fakultet/enhet. 38 ansatte (33,5 årsverk) Ca 70 % av administrative ansatte 66 år eller mer finner vi på de fire største fakultetene og i stillingskodene seniorrådgivere, instituttledere, seksjonsledere, og seniorkonsulenter. Kilde Paga februar 2018