Organisering NTNU: oppfølginger etter styrevedtak

Presentasjon om: "Organisering NTNU: oppfølginger etter styrevedtak"— Utskrift av presentasjonen:

1 Organisering NTNU: oppfølginger etter styrevedtak 25.08.16
Fakultetene: Status

2 Hovedtema Faglig organisering (institutter)
Administrativ organisering (overordnet) Effektiviseringskravene Administrative prosesser: Prioriteringer Bemanning og innplassering

3 Faglig organisering Instituttledelse fra 01.01.17
avklaring av prosedyrer nytilsettinger (styret ) Instituttnavn (rektor innen ) Inndeling av institutter i enheter: (styret ) rammer for økonomistyring rammer for arbeidsgiveransvar/ledelse rammer for faglig inndeling Råds/styringsorganer fakultet/institutt? (styret )

4 Administrativ organisering
Organisatorisk ramme fastsatt overordnet i avdelinger: styrevedtak 25.8. fakulteter og seksjoner sentralt: protokoller LOSAM og SESAM august Dimensjonering av enheter fastsatt gjennom styrevedtak om effektiviseringskrav Bemanningsplanlegging ansvarlige ledere utpekes gjennomføres innen

5 Styrevedtaket om effektivisering
«Styret viser til vedtak i S-sak 4/16. Styret vedtar en planleggingsramme for administrative effektiviseringstiltak for 2017 på minimum 5%, og 10 % med samlet effekt for perioden Det legges fram for styret til møtet en redegjørelse for mulige resultat av effektiviseringskravet. Styret fastsetter da endelig fordeling av effektiviseringen mellom fakulteter og den sentrale fellesadministrasjonen.»

6 Effektiviseringskrav til fakultetene*
* Tabellen ble noe endret , i forhold til første versjon som ble sendt ut : Skrivesenteret er tatt ut av beregningsgrunnlaget Fak.adm på gamle FHS-HiST er fordelt mellom SU og MH, lå opprinnelig bare på MH

7 Administrative prosesser: Prioriteringer
De mest etterspurte/enkleste først lønnsprosesser, realisering fra omfordeling av samlede ressurser nivå 2 til nivå 1 De med beste effektiviseringsmuligheter samtidig IKT basistjenester, delvis realisering fra omfordeling av ressurser drøftes september, grunnlag klart oktober Dokumentasjonsforvaltning, delvis realisering fra De som betyr mye for effektivisering mellom nivå standardisering og digitalisering, prosess De som betyr mye for primærvirksomheten studentrettede oppgaver, prosess

8 Basis IT: diskusjonsgrunnlag
Ressursgrunnlag fakultet «gamle» NTNU totalt 54,5 årsverk, hvorav: Basis IT, 49,7 årsv Adm. inkl IT-ledelse 4,8 årsv Antall ansatte ved fakultetene gml. NTNU : 4342,7 årsv Estimert normtall antall ansatte pr. Basis IT årsv: 79,68 Alternativer dimensjoneringsgrunnlag fra fakultetene «gamle» NTNU: Ressursgrunnlag HiX totalt 42,8 årsv: Enhet Årsverk tot. IT (normativ) IT (Reell) AB 134,3 1,7 1,4 HF 403,3 5,1 4,3 IME 563,7 7,1 10,1 IVT 951,1 11,9 13,6 DMF 866,9 10,9 NT 704,4 8,8 5,0 SVT 603,0 7,6 6,1 VM 116,0 1,5 2,2 4226,8 54,5 Enhet Årsverk tot. IT (normativ) IT (Reell) HiST 855,8 25,5 Gjøvik 331,9 10,3 Ålesund 233,7 7,0 42,8

9 Dokumentforvaltning nye NTNU
Samlet ressursgrunnlag fakultetene, VM gml. NTNU 13,6 årsv: Ressursgrunnlag HiX totalt 7,6 årsv: Enhet Dokumentforvaltning (reell) AB 0,5 HF 2,0 IME 1,3 IVT DMF NT 1,0 SVT 4,0 VM 0,8 13,6 Enhet Dokumentforvaltning (reell) NTNU i Gjøvik 0,8 NTNU i Ålesund 1,5 Tidl HiST 5,3 7,6

10 Variabellønn og reise Ressursgrunnlag fakultetene, VM «gamle» NTNU 19,2 årsv: Overføres ny sentral enhet Ressursgrunnlag HiX totalt 5,0 årsv: overføres tilsvarende Enhet Variabellønn/reise (reell) AB 0,65 HF 1,6 IME 3,16 IVT 5,5 DMF 2,4 NT SVT 3 VM 0,5 19,2 Enhet Variabellønn/reise (reell) NTNU i Gjøvik 1,0 NTNU i Ålesund Tidl HiST 3,0 5,0

11 Konsekvens for bemanningsplaner
Inntrekk lønnsmidler fra fakultet dokumentasjonsforvaltning og variabel lønn: bemanningsplan på fakultet uten slike funksjoner Basis IT: Drøfting av beregningsgrunnlag i september med fakultetene bemanningsplan IKT-funksjoner starter – på fakultet og i ny IKT-avdeling

12 Bemanning og innplassering
Milepæler i perioden fra 5. september til 1. desember 5. sept – 5. okt Bemanningsplan rektorutpekt ansvarlig leder utarbeider bemanningsplan for enheten funksjonsorientert og bygger på enhetens (nye) oppgaver og (nytt) budsjett personuavhengig, men NTNUs nåværende kompetanse er ramme drøftes i LOSAM før innplassering starter 15. okt – 15. nov Innplassering rektorutpekt ansvarlig leder foreslår innplassering rett og plikt innplassering først vurdering av kvalifikasjoner/kompetanse når flere er aktuelle LOSAM informeres før iverksettelse 1. des Informasjon til alle om organisatorisk og fysisk plassering fra 1. jan 2017 Ny organisasjonsstruktur iverksettes

13 Bemanningsplanen Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger. Bemanningsplanen skal angi oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett, dvs: Funksjoner og oppgaver som må ivaretas Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp Evt. behov for ny kompetanse

14 Bestillingen til dekanene
Bemanningsplan utarbeides innen Grunnlag: planleggingsramme vedtatt av styret / rektor organisatorisk vedtatt ramme av styret / gjennom forhandlinger Tilsetting av administrative ledere innen 15./20.10 Plan for medbestemmelse i LOSAM: fra start Kommunikasjonsplan: fra start

15 Forutsetning for innplassering: at ledere er på plass
Administrative ledere fakulteter: bekjentgjøring innen – innplassering innen Kontorsjefer institutter:

16 Ledelse og innplassering av ansatte Overordnet tidslinje
Ansette/innplassere/forlenge instituttledere Bemannings-planer Innplassere avdelingsledere Innplassere seksjonssjefer Fellesadm. Innplassere administrative ledere/seksjonssjefer fakultet Innplassering øvrige stillinger Bemanningsplaner ferdig Avdelingsledere innplassert Instituttledere avklart Administrative ledere/ seksjonssjefer innplassert Ansatte innplassert UKE 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 Tydeligere streker fra proses til milepæl Dato på milepælene Farger og layout Lesbarhet skjerm og utskrift NTNU 2017