20 September, 2018 Sjekkliste for beslutningspunkter (BP) knyttet til HiOAs prosjektmodell For mellomstore og store prosjekter - verktøy for prosjekteier og prosjektleder Har du forslag til forbedringer til dette dokumentet ta kontakt med Karin L Bakke på karin.bakke@hioa.no

HiOAs prosjektverktøy: Sjekkliste for beslutningspunkter Realisering av gevinster Initiering Gjennomføring BP1 Planlegging Avslutning BP2 BP3 BP4 Prosjekt- forslag Prosjekt- plan Overleverings- dokumentasjon Sluttrapport og erfarings- overføring Statusrapport

Sjekkliste ved BP 2 – Beslutte gjennomføring / godkjenning av Prosjektplan - (1) For mellomstore og store prosjekter # Spørsmål Ja/Nei Kommentar 1 Er det formulert konkrete, lettforståelige og entydige resultatmål? 2 Beskriver gevinstmålene hvilken virkning de skal ha etter at prosjektets leveranser (ref. resultatmålene) er tatt i drift?   3 Brukermedvirkning: Er brukernes behov identifisert og beskrevet? Er grupper som verneombud, IDF mv. tilstrekkelig informert/ konsultert? 4 Er prosjektets avgrensninger og forutsetninger entydig beskrevet? 5 Er suksesskriterier definert sammen med prosjekteier? 6 Er det utarbeidet en god gjennomføringsstrategi? Er det gjennomført en risikoanalyse, herunder også evt. konsekvens av arbeidsmiljømessige forhold. Er resultat av risikoanalysen hensyntatt i foreslått gjennomføringsstrategi og innarbeidet i fremdriftsplan for prosjektet? 7 Er prosjektets organisering og ansvarsfordeling godt nok gjennomtenkt og illustrert? 8 Er det bekreftet (fra linjen) at de foreslåtte ressursene er tilgjengelig i den perioden de skal jobbe i prosjektet? 9 Er fakultet og institutter tilstrekkelig med i prosjektet fra starten? 10 Vurderes foreslått prosjektorganisasjon som tilstrekkelig robust for å kunne gjennomføre prosjektet? 11 Er rapporteringsprosessen gjennomtenkt og tilstrekkelig beskrevet? For mellomstore og store prosjekter

Sjekkliste ved BP 2 – Beslutte gjennomføring / godkjenning av Prosjektplan - (2) For mellomstore og store prosjekter # Spørsmål Ja/Nei Kommentar 12 Er viktige interessenter indentifisert, og er det laget en kommunikasjonsplan får å kunne håndtere disse på en hensiktsmessig måte? Er prosjektets hovedleveranser identifisert og dokumentert?   13 Er det utbeidet tydelige nok akseptansekriter for prosjektet hovedleveranser? 14 Finnes det sporbare suksesskriterier som viktige interessenter vil ta i bruk for å evaluere prosjektets leveranser? 15 Har prosjektomfanget blitt brutt ned på et hensiktsmessig nivå (nok til at det kan tildeles ansvar for aktivitetene som skal utføres)? 16 Finnes det en prosessbeskrivelse for endringshåndtering? 17 Er fremdriftsplanen realistisk? 19 Er budsjettet realistisk? 20 Er det satt av tilstrekkelig «reserve» for å kunne iverksette de foreslåtte tiltak? 22 Vuderes prosjektet fortsatt som relevant og levedyktig? Er prosjektplanen god og tilstrekkelig bearbeidet for å kunne godkjennes nå? 23 Er prosjektet rede til å gå over til gjennomføringsfasen?

Sjekkliste ved BP 3 – Godkjenning av Leveranser For mellomstore og store prosjekter # Spørsmål Ja/Nei Kommentar 1 Er prosjektets leveranser i overensstemmelse med definerte resultatmål? 2 Er leveranser dokumentert og levert i henhold til plan?   3 Er det noe utestående arbeid som prosjektet skal ha ansvar for å avslutte? 4 Finnes det et sett med akseptansekriterier (ref. prosjektplan), eventuelt en protokoll for overlevering av leveranser med tilhørende aksept? 5 Er linjeorganisasjonen klar til å ta i bruk leveransene fra prosjektet og er nødvendig opplæring, brukerdokumentasjon, driftsrutiner osv utarbeidet og gjennomført? 6 Er leveransene av et slikt omfang og kvalitet at det er mulig å innfri de tiltenkte gevinstene/ nytteeffektene for prosjektet ? Herunder også brukernes behov og konsekvenser for arbeidsforhold. 7 Er det klart hvem som skal følge opp og rapportere på gevinster (i henhold til gevinstrealiseringsplan), og til hvem? 8 Er det klart hvem som har ansvar for forvaltning og drift, og er nødvendige avtaler inngått?

Sjekkliste ved BP 4 – Godkjenne avslutning av prosjekt og overføring til linjen For mellomstore og store prosjekter # Spørsmål Ja/Nei Kommentar 1 Er alle leveranser ferdigstilt og godkjent? 2 Er det mulig å realisere prosjektets gevinstmål basert på det som har blitt levert? 3 Er utestående arbeid tilfredsstillende lukket og eventuelt akseptert overført til linjen?   4 Er den anbefalte løsningen dokumentert tilstrekkelig? 5 Er alle nødvendige rutiner/prosedyrer implementert og nøkkelressurser skolert og oppdatert for å oppnå optimalt utbytte av leveransene fra prosjektet? 6 Er positive og negative erfaringer dokumentert for erfaringsoverføring? 7 Er alle prosjektkontrakter avsluttet? 8 Er prosjektdokumentene forsvarlig arkivert? 9 Er alle relevante interessenter blitt informert om avslutning av prosjektet? 10 Har prosjektet, sammen med relevant driftsorganisasjon, laget en plan for realisering av gevinster? Ref malen Sluttrapport og realisering av nytteeffekter. 11 Har sluttrapporten og eventuell læringslogg blitt tilgjengeliggjort for andre i organisasjonen? 12 Godkjennes prosjektet som offisiell avsluttet?