Arbeid i styringsgruppene -planlegging og risiko

Presentasjon om: "Arbeid i styringsgruppene -planlegging og risiko"— Utskrift av presentasjonen:

1 Arbeid i styringsgruppene -planlegging og risiko
v/Linda Duffy, ØFK

2 Planleggingsfasen https://www.prosjektveiviseren.no/planleggingsfasen
Ha god forståelse av hva som kreves for å gjennomføre prosjektet på en god måte Hvilke problemer skal prosjektet løse? Hvilke mål og resultater skal prosjektet nå? Hvilke effekter skal resultatet av prosjektet gi? Sentrale documenter til BP3 Styringsdokument Gevinsrealiseringsplan Prosjektbegrunnelse Faseplanlegging/leveranser Allokere ressurser Mer detaljert aktivitetsplanlegging Faseplan for første fase Oppdatere planer, usikkerheter og gevinster

3 Prosjektstyret https://www. prosjektveiviseren
Et prosjektstyres ansvar kan beskrives som følger: Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess eller fiasko Gi rettledning og støtte til Prosjektleder Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og funksjonelle enheter i de berørte virksomhetene Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og sørge for at dette forblir disponibelt for prosjektet i samsvar med de planene som vedtas Sikre effektiv beslutningstaking, herunder også etablere forståelse for prosjektmodellen og ansvar som tilligger hvert beslutningspunkt Sikre effektiv kommunikasjon både innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter Ivareta interessene til mottakere av prosjektets leveranser og sørge for at de er i stand til nyttiggjøre seg disse Ivareta interessene til de som skal levere prosjektet og sikre at de er i stand til å levere det prosjektet lover. Til å støtte seg i utøvelsen av prosjektets eieransvar og for å styrke eierrollen med representasjon fra prosjektets hovedinteresser, kan prosjekteier velge å utnevne et prosjektstyre. Dette er god og vanlig praksis for store og mellomstore IKT prosjekter i offentlig sektor. Eierstyring i et prosjekt handler om innsiktsfull balanse mellom de tre hovedinteressene virksomhetsledelse, brukere og leverandør. Dersom en prosjekteier ikke utnevner et prosjektstyre, må prosjekteieren alene ivareta disse interessene. Dersom det skal utnevnes et prosjektstyre bør denne ikke være for stor, men likevel bestå av egnede representanter som har tilstrekkelig autoritet, troverdighet og tilgjengelighet til å ivareta hver av prosjektets hovedinteresser på en god måte. Prosjektstyret er et rådgivende organ som prosjekteieren omgir seg med i utøvelse av sin rolle. Derfor vil forpliktelser og ansvar som tillegges et prosjektstyre delvis overlappe med tilsvarende for prosjekteierrollen. Prosjektstyret blir ofte omtalt som Styringsgruppen, men denne betegnelsen kan også bli brukt i andre betydninger. Fokus på tre forhold: At de som skal bruke produktet blir fornøyd At de som skal lage produktet klarer det At den som skal betale for produktet investerer tilstrekkelig – men ikke mer enn nødvendig Seniorbruker representerer brukernes interesser og er ansvarlig for at prosjektets arbeid med gevinster blir ivaretatt Seniorbrukers typiske ansvarsområder: Representerer interessene til alle de som i ettertid skal bruke prosjektets produkter Er overordnet ansvarlig for at alle  behov og krav er godt spesifisert Involvering av brukerressursene og overvåking av  hvorvidt produktene vil tilfredsstille behov og krav Holdes ansvarlig for å bevise for virksomhetsledelsen at de planlagte gevinstene faktisk blir realisert Seniorleverandør representerer leverandøren og er ansvarlig for å sikre produktkvalitet, teknisk integritet og vedlikehold Seniorleverandørs typiske ansvarsområder: Representerer interessene til de som konstruerer, utvikler, legger til rette for, kjøper inn og/eller produserer prosjektets produkter Er ansvarlig for kvaliteten på produktene som leveres av leverandørene Ansvarlig for å skaffe leverandørressurser til prosjektet og sikre at forslag for å konstruere og utvikle produktene er gjennomførbare og realistiske

4 Prosjektleder https://www. prosjektveiviseren
Ansvaret til prosjektlederen består i å Planlegge Delegere oppgaver til resten av prosjektteamet Overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet Motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger Aktivt bidra til løpende og god dialog med prosjekteieren innenfor utfordringer som ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerhet og kvalitetsutfordringer samt avvik ift. fremdrift, kostnader, tid, omfang, gevinst Har myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjektstyret.

5 Usikkerhet Warren Buffet
"Risk comes from not knowing what you're doing.“ Warren Buffet “The policy of being too cautious is the greatest risk of all.” Jawaharlal Nehru

6 Hvorfor fokusere på risiko
Være i forkant, se truslene før de er der Realitetsorientering Hva er de reelle risikoene? Hvor galt kan det egentlig gå? Hva kan vi gjøre med det?/ Er det noe å gjøre med det? Hvor mye risiko er vi villige til å ta? Beslutningsgrunnlag Er vi villige til å gjøre det som skal til for at dette prosjektet har en god sjanse for å lykkes? Ønsker vi å gjennomføre dette prosjektet gitt risikoene og kostnadene ved avbøtende tiltak?

7 ROS-analyse Definere risiko- og sårbarhetsfaktorer
Beregne sannsynlighet Beregne konsekvenser Bestemme hvilke faktorer som er mest kritiske Analysere og foreslå avbøtende tiltak Rutiner for oppfølging og håndhevelse

8 Ulike typer risiko Nivå Kategorier
Samfunnstrender, strukturelle forhold Politiske beslutninger Forhold til andre prosjekter Prosjektinterne forhold Kategorier Framdrift/plan Økonomi/kostnad Omfang Kvalitet/feil Interessent Ukjent Annet

9 Vanlige risikotyper i prosjekter
Kompetanse Tid Økonomi Ambisjonsnivå Teknologi Målstyring Ansvarsfordeling Samarbeidsklima Motivasjon Forankring Fantasi…..

10 Forslag til gruppeoppgaver
Risiko Gjør en enkel ROS- analyse for de mest kritiske risikoene dere har funnet for prosjektet. Gjør en vurdering av risikoanalysen dere har, hvordan skal den følges opp? Organisering av prosjektet Hvordan tenker styringsgruppen å organisere det videre arbeidet med de konkrete oppgavene i prosjektet: Tegn/beskriv organiseringen (delprosjekt, oppgaver) Om mulig beskriv omfanget av oppgavene, gjerne som stillingsprosenter Prosjektstyrets/styringsgruppens rolle og ansvar: Hva er de viktigste oppgavene for deres styringsgruppe i planleggingsfasen? (se Hvordan ser dere for dere å løse dette?