Mal for styringsdokument

Presentasjon om: "Mal for styringsdokument"— Utskrift av presentasjonen:

1 Mal for styringsdokument
(Hjelpetekst i kursiv på foiler og i notatfeltet.)

2 Styringsdokument: Veiledningsfoil
Styringsdokumentet tar utgangspunkt i prosjektbeskrivelsen, og er et levende dokument som skal gi grunnlag for best mulig dialog mellom prosjektleder og prosjekteier/styringsgruppe, samt sikre sporbarhet i veivalg og beslutninger som tas i løpet av prosjektet. Det kan også brukes til informasjon og i dialog med andre relevante aktører og interessenter, for eksempel i informasjonsmøter med tillitsvalgte. Malen for styringsdokumentet har 5 dimensjoner: Informasjon om prosjektet, statusrapportering, diskusjon og veivalg, beslutningspunkter og veien videre. I møter med styringsgruppen skal alle dimensjoner kommenteres. For å bidra til relevans og engasjement i dialogen med styringsgruppen, er styringsdokumentet utformet som en mal i Power Point format. Malen har hjelpetekst i kursiv på foilene og i notatfeltet. For hvert møte med styringsgruppen lager prosjektleder en oppdatert versjon av dokumentet, og i etterkant av møtet lagres denne versjonen som .pdf, ved behov sammen med et kort møtereferat, som også sendes til styringsgruppemedlemmene. Prosjektleder må selv definere hvilke foiler i malen som er hensiktsmessig å vise i hvilke møter, sammenhenger og faser, og må tilpasse presentasjonen deretter. Omfanget av informasjon og antall foiler i framvisningen av styringsdokumentet vil variere etter sammenhengen det skal anvendes i. Når et prosjekt går over mer enn 6 mnd og/eller gjennom flere gjennomføringsfaser, skal selve prosjektbeskrivelsen oppdateres og godkjennes på nytt av styringsgruppen i forkant av en ny gjennomføringsfase. Prosjektbeskrivelsen skal også oppdateres og godkjennes på nytt hvis styringsgruppen beslutter vesentlige endringer i mål, avgrensning, roller eller ressurser. Tenk på prosjektbeskrivelsen og nyeste versjon av styringsdokumentet som kontrakten mellom linjen, prosjekteier og prosjektleder.

3 Innhold i styringsdokumentet
Side Agendapunkter Dimensjoner 5 Bakgrunn og begrunnelse Informasjon om prosjektet 6 Prosjektets mål og gevinster 7 Prosjektets leveranser og avgrensning 8 Organisering og ansvar 9-10 Prosjektplan og fremdrift Avrapportering 11 Ressursbruk 12 Status og utfordringer 13 Nytte/kost vurderinger 14 Konkrete problemstillinger styringsgruppen må ta stilling til for å justere prosjektet Diskusjon og veivalg 15 Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, avslutning osv. Beslutningspunkt 16 Evaluering av møtet, neste møtepunkt, viktigste forventninger fremover Oppsummering og veien videre Sidetall og innhold tilpasses oppdatert versjon av foilsettet.

4 Bakgrunn og begrunnelse
Hentes fra prosjektbeskrivelsen – ev. kortversjon i punkter

5 Mål og ønskede gevinster
Nivå Beskrivelse Suksesskriterier Formål (for UiO) Effektmål (gevinster i «linjen») Resultatmål (i prosjektet) Hentes fra prosjektbeskrivelsen. Hvis det er mye tekst her så er det bedre å splitte tabellen og fordele de ulike målnivåene på flere foiler enn å ha bitteliten uleselig skrift.  Formål: Mål for UiO som dette prosjektet bidrar til oppfyllelsen av. Hvorfor gjør vi dette? Effektmål: Langsiktige positive gevinster. Merk at disse kan være både «harde»/kvantitative og «myke»/kvalitative Resultatmål: De målene som prosjektet skal oppnå i prosjektets levetid; feks. målt i tid, kostnad, kvalitet Suksesskriterier: Hvilke forutsetninger/premisser må være tilstede for at målet kan oppnås?

6 Prosjektets leveranser og avgrensning
Viktigste leveranser: Avgrensning: Hentes fra prosjektbeskrivelsen.

7 Organisering og ansvar
Styringsgruppe: NN (prosj.eier), NN, NN, Prosjektgruppe: NN (leder), NN, NN, NN, NN Referansegruppe: NN, NN, NN, NN Motaksteam enhet X: NN, NN, NN Motaksteam enhet Y: NN, NN, NN Hentes fra prosjektbeskrivelsen. Gjerne figur og/eller tekst: Angi hvem som er prosjekteier/organisatorisk forankring for prosjektet. Beskriv størrelse og sammensetning av prosjektgruppen. Beskriv de ulike rollene med tilhørende ansvar.

8 Forankringsarbeid. Løpende evaluering av prosjektet.
Prosjektplanen i faser Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Utarbeide prosjekt-beskrivelse Roller og ansvar, interessenter FORANKRING Styringsunderlag Styrings-dokument Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster INVOLVERING Gjennomføring i en eller flere faser. Styrings-dokument Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser INVOLVERING Overlevering Sluttrapport Avsluttende evaluering, læringspunkter FORANKRING Gevinstrealisering Gevinstrealiserings-plan oppdatert Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold, evaluering og justering IMPLEMENTERING Bruk denne foilen til å framheve/informere/minne om hvilken prosjektmodell UiO bruker, hvilken fase prosjektet er i NÅ, og hva som dermed er viktigste fokus, aktiviteter, dokumenter og beslutninger. Forankringsarbeid. Løpende evaluering av prosjektet.

9 Overordnet tidsplan Sep 2017 2018 2019 Milepel 1 Milepel 2 Milepel 3
Okt. Nov Des Milepel 1 Milepel 2 Milepel 3 Milepel 4 Jamfør tidsplan i prosjektbeskrivelsen og definerte milepeler. Det er mange varianter av en slik tidsplan, om du lager den i power point eller klipper inn et bilde fra et annet dokument eller fra et IT-verktøy som MS-project e.l. er opp til prosjektleder og prosjekteier med tanke på hva som er mest hensiktsmessig. Milepel 5 Milepel 6

10 Ressursbruk Jamfør avsnittet om ressursbehov (folk og timer/stillingsprosenter) i prosjektbeskrivelsen. I gjennomføringsfase: Med referanse estimert ressursbehov i prosjektbeskrivelsen, ressursavtaler og planer, hvordan er den faktiske ressursbruken i prosjektet i forhold til framdrift?

11 Status og utfordringer
Beskriv hva som har skjedd i prosjektet siden sist. Med ref. til milepel- og aktivitetsplaner: Hva er produsert/levert, hva er man særlig fornøyd med, er det avvik fra planen, er det endringer i risikobildet, uforutsette hendelser/særlige utfordringer man ønsker å gjøre styringsgruppen oppmerksom på, andre relevante informasjonspunkter?

12 Nytte/kost vurderinger
I oppstartsfase hentet fra prosjektbeskrivelsen. Vurderinger knyttet til forventede gevinster og kostnader knyttet til prosjektet. Vurdering av alternative løsningsforslag for å maksimere gevinster, vurdering av forutsetninger for å kunne hente ut gevinster fra prosjektet, vurderinger av viktigste risikofaktorer i prosjektet. I gjennomføringsfase: Har det skjedd noe som gjør at det er behov for å revurdere dette bildet?

13 Diskusjon og veivalg Her presenterer prosjektet konkrete problemstillinger en ber styringsgruppen ta stilling til med tanke på å treffe best mulige veivalg fremover. Dersom presentasjon av problemstillinger henger tett sammen med temaer som er presentert på tidligere foiler, kan en velge å tilrettelegge for diskusjon i tilknytning til den aktuelle foilen, eller en kan varsle underveis at diskusjoner og veivalg tas samlet som et eget punkt.

14 Beslutningspunkter Hvilke beslutninger trenger prosjektet fra styringsgruppen? Dette vil avhenge av hvor en er i prosjektløpet. Beslutninger kan være koblet til formelle beslutningspunktene som B3 - Anbefaling om beslutning knyttet til gjennomføring, B4 - beslutning om avslutning av prosjekt og overføring til linjen e.l., eller til andre faktorer som prosjektet er avhengig av for å komme fremover.

15 Oppsummering av veien videre
Oppsummer møtet og skap en felles forståelse for neste skritt i prosjektet. Påse at veivalg og beslutninger er riktig referert. Det kan også være nyttig å gjennomføre en enkel evaluering av møtet for å sjekke ut hvorvidt en har truffet med form og innhold, med tanke på læring til neste møte. Evaluering av møtet

16 Takk deltagerne for møtet, og avrund gjerne med et godt sluttpoeng, ev
Takk deltagerne for møtet, og avrund gjerne med et godt sluttpoeng, ev. med en passende illustrasjon. Kanskje har prosjektet et eget slagord og/eller et bilde som henviser til formålet med eller inneværende fase i prosjektet? Bildet under er bare et eksempel.  “Et nos petimus astra” Også vi søker stjernene