Bevare eller kaste? Dokumenthåndtering i Trøndelag fylkeskommune Prinsipper for kartlegging Definisjoner Hvordan vurdere

Rammeverket Ny forskrift fra Riksarkivaren av 1.februar 2014 Retningslinjer for bevaring av dokumentasjon Hvis fylkeskommunen ikke definerer hva som skal kasseres, må vi bevare alt Ny bevaringsforskrift fra Riksarkivaren Alle fylkeskommuner plikter å ha en oppdatert arkivplan. En bevarings- og kassasjonsplan er en del av en slik arkivplan. Regelverket for bevaring og kassasjon gjeldende fra 01.02.2014 forutsetter at alle kommuner og fylkeskommuner gjennomgår sin virksomhet og kartlegger den dokumentasjon som skapes. Dokumentasjonen må så vurderes med hensyn til bevaring og kassasjonsfrister ut fra arkivforskrift , særlover og organisasjonens egne administrative behov. Retningslinjer: Arkivlovens §1 (Arkivlovens formålsparagraf): arkiv som har kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon ISO 26122:2008 Information and documentation – Work process analysis for records: sier noe om hvordan prosessene (eller resultatene av de) skal dokumenteres. ISO 30300:2011 gjelder for «informasjon som en organisasjon eller person produserer, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon» Enhetsspesifikt/funksjonsspesifikt: Bevaringsforskriftens § 4-12.Opplæring og oppvekst: 1)Tjenestetilbud, planer, rutiner, rapporter og evalueringer, samarbeid mellom enhetene, jf. opplæringslova kap. 13 4)Videregående opplæring a)Fylkeskommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og evalueringer, virksomhetsplaner og tilstandsrapporter b)Godkjenning av lærebedrifter g)Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:-Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær-Underveisvurdering, inkl. halvårsvurdering med karakter-Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter, karakter til fagprøve, svenneprøve og kompetanseprøve.-Ved fritak for vurdering med karakter bevares annen dokumentasjon av opplæringen-Lærekontrakt og opplæringskontrakt. h)Om enkeltelever bevares følgende dokumentasjon:-Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jf. opplæringlova kap. 3, 4 og 4A og opplæringsforskriften kap. 1 Generelt hva som kan berøre dere og som skal bevares: Administrasjon og politikk - Administrativ og politisk behandling av saker Foretak, selskap og interkommunale samarbeidsordninger – har dere slike?

Hva skal vi gjøre? Kvalitetssikre informasjon vi allerede har Forkartlegging Kartlegge funksjoner som utføres av fylkeskommunale enheter/virksomheter Kartlegge all dokumenthåndtering i hvilke prosesser og systemer Vurdere hva som skal gjøres med dokumentene kasseres, evt når? Bevares? Funksjon: Hvilken fellesnevner favner ansvarsområdet til enheten? Eksempelvis Opplæring og oppvekst Dokument: blir til som følge av enheters aktiviteter/prosesser, Dokumenter utgjør arkiv og arkivmateriale: arkivene kan være alt fra tradisjonelle papirarkiver til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer.

Hva ser vi på når vi vurderer dokumenthåndtering? Arkivbegrensning Journalføring Arkivering Bevaring Kassasjon

Arkivbegrensning = Alt som ikke inngår i saksbehandling eller/og Alt som ikke dokumenterer noe for hverken fylkeskommunen eller enkeltpersoner Arkivbegrensning: Tiltak for å hindre at dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon blir journalført eller arkivert

Arkivbegrensing Gjelder særlig papirarkiver, men også elektroniske arkiver. Dokumenter som ikke har blitt brukt i saksbehandling og som heller ikke har verdi som dokumentasjon skal ikke arkiveres Dette skal ikke arkiveres: Trykksaker og rundskriv (unntatt egenprodusert materiale) Utkast/kladd (tekstbehandlingsfiler) Kopier Reklame Invitasjoner Kurstilbud Møteinnkallelser, saklister og lignende fra andre Årsmeldinger fra andre MEN: i dag bevarer vi eksempelvis både møteinnkallinger og årsmeldinger fra andre. Det har verdi som dokumentasjon i en viss tid.

Journalføre? Arkivere? Bevare? Arkiveringsplikt: Arkivlova §2b og §6 Alle logisk avgrensete informasjonsmengder (dvs. dokumenter) skapt som ledd i virksomheten, og som ikke kan arkivbegrenses, skal ordnes slik at de blir sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. Bevaringsplikt: Arkivlova §9 Forbud mot å kassere uten etter samtykke fra Riksarkivaren Arkiveringsplikt Bevaringsplikt Journalføring: Når et dokumentet er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, har vi plikt til å journalføre. Dvs at vi systematisk og fortløpende loggfører/registrerer opplysningene i en journal. Gjelder både inn- og utgående dokumenter samt virksomhetsinterne dokumenter kan journalføres (møtereferat fra avdelingsmøter eksempelvis) Denne figuren illustrerer at det vi plikter å bevare defineres i det vi journalfører men også en del av den overordnede arkivplikten. Og av alt vi arkiverer er det kanskje bare en del som skal journalføres. At vi plikter å arkivere alle dokumenter som dokumenterer virksomheten vår og som ikke kan arkivbegrenses At vi plikter å journalføre eksempelvis prøveprotokoller ved fag- og svenneprøver, da de har verdi som dokumentasjon og er grunnlagsdokumentasjon i for eksempel klagebehandling At vi i tillegg plikter å bevare prøveprotokollene jf Arkivforskriftens § 3-20 som definerer bevaringspåbud: (…..) grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og endelige vedtak fra styrer, råd, nemnder og utvalg. Journalføringsplikt Journalføringsplikt: Arkivforskriften §2-6 og Offentleglova §10 Alle korrespondansedokumenter, som også er saksdokumenter og som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling

Bevaring eller Kassasjon? Dokumenter som arkiveres må enten bevares eller kasseres Det er de funksjonene/oppgavene som dokumentene dokumenterer som må avgjøre om de skal bevares Når bevaringsperioden er over skal dokumentene kasseres, det vil si tilintetgjøres på forskriftsmessig måte Noen dokumenter skal bevares for all ettertid (Riksarkivarens krav) - Bevaringspåbud Alt annet kan kasseres (Fylkeskommunens avgjørelse) Det må vurderes når kassasjon skal skje Bevaring: Å ta vare på dokumenter og/eller annen informasjon til evig tid Kassasjon: at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort Det skal settes en kassasjonsfrist for dokumenter med begrenset OPPbevaringstid. Denne skal overholdes. I mange dataløsninger må dette nå gjøres manuelt, og det er problematisk. Kartlegging og vurdering bør fortrinnsvis starte med innføring av elektroniske arkiver og kunne implementeres før et system tas i bruk – at vi har vurdert kassering/bevaring FØR dokumenter oppstår eller i hvert fall før de journalføres/arkiveres. Fordi vi er fullelektroniske og blir mer og mer automatisert og digitalisert i oppgaveløsinga vår. Vanskeligere å sette kassasjonsfrister og bevaringstid i ettertid i et elektronisk arkiv.

Merbevaring? Merbevaring = dokumenter som fylkeskommunen ikke plikter å bevare, men som allikevel kan ha verdi for samtid og ettertid Merbevaring: bevaring av arkivmateriale som det i henhold til regelverket er tillatt å kassere. Vi vil eksempelvis vurdere merbevaring av historiske eller forskningsmessige hensyn. Eksempelvis kan kart, foto, presedenssaker være verdt å merbevare lenger enn minimums oppbevaringstid (til evig tid)

Arkivplikt. Journal. Evig bevaring. Kassasjon. Denne figuren illustrerer at det som skal bevares til evig tid defineres delvis av alt vi journalfører, men også utover det vi kan kassere. At noe er vi pålagt å bevare til evig tid, men at vi i tillegg velger å bevare det vi etter forskrift kan kassere.

Spørsmål å stille ved tvil: Er det sannsynlig at dokumentet vil bli etterspurt senere? Er det viktig for fylkeskommunen å kunne dokumentere hva som ble gjort ”i en eller annen forbindelse”? Er dokumentet bakgrunn for beslutninger som er tatt? Inneholder dokumentet beslutninger/vedtak? Inneholder dokumentet rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon? Kan dokumentet ha kulturell eller forskningsmessig verdi?