Saksgangen i ansettelsessaker

Presentasjon om: "Saksgangen i ansettelsessaker"— Utskrift av presentasjonen:

1 Saksgangen i ansettelsessaker
Fra og med

2 Ansettelsessak/rekruttering
En ansettelsessak skal dokumentere ansettelsesprosessen og at: - lover og retningslinjer blir fulgt - ansettelsen følger formelle prosedyrer - ansettelsen kan begrunnes - stillingen har et klart definert innhold - innsyn blir sikret i offentlige ansettelser.

3 Første punkt er å opprette en arkivsak i EDB Sak og Arkiv ESA
Første punkt er å opprette en arkivsak i EDB Sak og Arkiv ESA. Dette er referansen i Unique Ansatt Rekruttering. Hver ansettelsessak defineres som èn arkivsak. Ansettelsessaken er forløperen til det som skal bli en personalmappe Innholdet i en ansettelsessak kan omfatte følgende:

4 Vedtak/korrespondanse om opprettelse av stilling – stillingsvurdering/kravspesifikasjon
Stillingsannonse Søknader med vedlegg Bekreftelse for mottatte søknader (kvitteringsliste fra Unique) Søkerliste – utvidet og forenklet Innkalling til intervju Notater/vurderinger fra intervjuet

5 Uttale fra tillitsvalgte og evt. andre uttaleinstanser
Referanser / konsulentvurderinger Innstilling/ansettelsesvedtak Uttalelser om ansettelsen Tilbud om ansettelse Bekreftelse/avslag fra søker som fikk tilbud Orientering til øvrige søkere om at stillingen er besatt Eventuelt klage på ansettelsen

6 Journalføring av ansettelsessaker
Det meste av korrespondanse/dokumentasjon blir registrert i Unique Ansatt Rekruttering. Dette fagsystemet er imidlertid ikke godkjent av Riksarkivaren og følgende MÅ registreres i Sak og arkivsystemet ESA: Annonsen Forenklet søkerliste (offentlig) Utvidet søkerliste (u.off. alle søkere inkl. CV) Administrativ ansettelse (innstilling) Den øvrige dokumentasjonen arkivlegges i saken og følger bevaring/kassasjonsrutine beskrevet lenger nede.

7 Journalføring av lederstillinger
Når det utlyses lederstillinger skal i tillegg alle søknadene journalføres. I Telemark fylkeskommune er følgende stillinger definert som lederstillinger: Fylkesrådmannen og hans/hennes lederteam i tillegg til virksomhetsledere.

8 Når den foretrukne kandidaten har akseptert tilbudet og tiltrådt, opprettes personalmappe og følgende overføres til den: Søknad med vedlegg Tilbud om ansettelse Svar på stillingstilbudet Husk kopi av annonsen til personalmappen (trenger ikke journalføres)

9 Saksarkiv. Personalarkiv Arkivsak i emnebasert arkiv
Saksarkiv Personalarkiv Arkivsak i emnebasert arkiv Arkivsak i objektarkivet Ansettelsessak: Personalmappe:   Utlysningstekst Kopi av annonsen  Søknaden (u.off. ofl §25) Søknaden med vedlegg (u.off. ofl §25)   Søkerliste   Foreløpig svar om mottatt søknad og eventuelt tidspunkt for avgjørelse (kvitteringsliste)   Eventuelle innkallinger til intervju Ansettelsessvedtak – innstilling Uttalelse fra tillitsvalgte   Brev til søkerne om resultatet Brev til søkeren om resultatet av ansettelsen av ansettelsen    Svarbrev fra søker   Aksept fra søker   

10 Bevaring / kassasjon av ansettelsessaker
Følgende skal alltid bevares etter at dokumentasjon er overført personalmappe: annonse, søkerlister (utvidet), innstilling og søknader til de 3 øverste kategorier i organet. For Telemark fylkeskommune betyr det fylkesrådmannen og hans/hennes lederstab i tillegg til virksomhetsledere. Øvrige søknader og annen dokumentasjon som ikke har rettslig verdi kasseres etter 10 år. Vedlegg til søknader kan kasseres evt returneres når ansettelsessaken avsluttes.

11 Når ansettelse allikevel ikke trår i kraft Hvis det har kommet så langt i ansettelsesprosessen at det er sendt ut tilbud og det er kommet aksept på det, og den som får jobben allikevel trekker seg før tiltredelsesdato – skal det ikke opprettes personalmappe. Alt blir liggende i ansettelsessaken. I slike tilfelle bør man bevare korrespondansen som sier noe om hvorfor det ikke ble noe av. Det samme gjelder stillinger man bestemmer seg for å opprette/lyse ut for deretter å trekke de tilbake.