Dokumentasjonsforvaltning - et begrep om moderne forvaltning

Presentasjon om: "Dokumentasjonsforvaltning - et begrep om moderne forvaltning"— Utskrift av presentasjonen:

1 Dokumentasjonsforvaltning - et begrep om moderne forvaltning
Geir Magnus Walderhaug og Tor Audun Kræmer Olsen 14. mars 2019

2 Arkiv er universelt (?) Skrift ble utviklet for arkiv
Arkiv er historie! Arkiv er samfunnets minne! Arkiv eller dokumentasjon? Dokumentasjonsforvaltning Kunnskapsforvaltning Informasjonsforvaltning Analogt versus digitalt (?)

3 Begreper - arkiv - dokumentasjon - dokument - informasjon - data
digitalt informasjons Begreper Aliquam lobortis leo id lectus vulputate ut vehicula neque malesuada. Informasjonsforvaltning Dokumentasjonsforvaltning

4 INFORMASJON ER OVER ALT, …MEN VI TAR IKKE LIKE GODT VARE PÅ ALT?
Informasjonsforvaltning Information Management Innholdsforvaltning Content Management Dokumentforvaltning Document Management Dokumentasjonsforvaltning Records Management Arkiv Archive

5 Digitaliseringsrundskrivet
Digitaliseringsrundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger om digitalisering i offentlig sektor. Rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Rundskrivet erstatter rundskriv H-09/16, og gjelder til et nytt digitaliseringsrundskriv sendes ut. (DIFI) Statens påbud til alle enheter Dette angår alle deler av forvaltning All deler av forvaltningen skaper dokumentasjon All dokumentasjon skal i arkiv Arkivet må være tilstede for å fange opp dokumentasjon

6 FÅ KONTROLL MED DOKUMENTASJONENS LIVSSYKLUS
TA STYRINGEN PÅ DOKUMENTASJONEN Avlevere dokumentasjon skal bevares etter 25 år. 20

7 LSIS UiO Ledelsessystem for informasjonssikkerhet
Umiddelbar kommentar: Veldig opptatt av systemer og ikke dokumentasjonsobjekter

8 DEFINER HVILKE SYSTEM SOM SKAL BRUKES OG TIL HVA
FRAGMENTERTE LØSNINGER VANSKELIGGJØR GJENFINNING AV INFORMASJON Outlook Prosjektrom Kontraktsarkiv FDV Sakssystem Webhotell Noark 5 arkiv Filserver

9 Effektivisering, automatisering og robotisering?
Hva skjer i og med disse prosessene? Når inneholder slike «verktøy» dokumentasjon? Hvem bør involveres? Arkivet føler seg ofte oversett!?? Hvem gjør hva, på hvilket tidspunkt?

10 Vurdering av innhold Arkivverdig eller ikke?
Arkivforskriften § 2-6. Journalføring og anna registrering Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

11 Ramme og motivasjon Journalføringskriteriene er
upresise –og upresiserte! sentrale byggesteiner i offentlighetsloven og arkivloven, men likevel oversette. Generelt manglende problematisering av journalføringskriteriene i flertallet av tekstene. Regelgjengivelse (Trine Nesland)

12 Tilnærming Hvordan bruker jeg dokumentasjon for å bli effektiv? Hvordan forvalter jeg dokumentasjonen? Hva trenger jeg å dokumentere?

13 Trinn 1: Dokumentasjon blir identifisert og sikret
Begreper Ansvar Arkitektur-prinsipper Veileder for prosessanalyse Metodikk for identifikasjon av dokumentasjonsbehov (-forpliktelser) Hensikten med tiltaket er å utarbeide en metodikk og medfølgende veiledning for hvordan virksomheter kan identifisere dokumentasjon i prosesser, strukturerte og ustrukturerte vurdere hvilke krav det er hensiktsmessig å stille til sikring og oppbevaring eventuelt hvilke verktøy som bør anvendes. Samtidig se på Begreper: harmonisering av arkivfaglige begreper for bedre samsvar med øvrige deler av informasjonsforvaltningsområdet Ansvar: Beskrivelse av relevante roller, ansvar og myndighet som følger av regelverk og “beste-praksis” Arkitekturprinsipper: felles arkitekturprinsipper for bedre samhandling internt i virksomheter og på tvers i forvaltningen Ønsker å gjennomføre det som en case – det vil si i samarbeid med aktører som er langt fremme Det skal ikke være en metode for prosjektkartlegging – det eksisterer- men et tillegg

14 Hvilke aktiviteter bør dokumenteres?
Hvilken krav stilles til integritetssikring? Hva er oppbevaringstiden? Hvilke verktøy bør vi bruke? Hvis jeg forsøker å sammenfatte (forenkler) tiltak 1: Hvilke aktiviteter bør dokumenteres? Hvilken krav stilles til integritetssikring? Dette handler om balansen mellom tillit og risiko. Hva er oppbevaringstiden? Dette handler om livsløp for dokumentasjonen. Hvilke verktøy er hensiktsmessig å benytte.

15 REELL ER IKKE ALLTID FORMELL SAKS-BEHANDLINGSPROSESS …OG DET KREVER STØTTE
? Telefon Søk på internett Møtereferat E-post Start Skjema Møtereferat Rapport Slutt E-post Møtereferat Notat SMS

16 Arkivloven - Vurdering av innhold II
Arkivlovens formålsparagraf: § 1. Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

17 DEFINISJON AV DOKUMENASJONSFORVALTNING
FRA NORSK OVERSETTELSE AV ISO Dokumentasjonsforvaltning Felt innenfor styring som skal sikre effektiv og systematisk kontroll av oppretting, mottak, vedlikehold, bruk og disponering av dokumentasjon, inkludert prosesser for å fange inn og vedlikeholde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumentasjon. Dokumentasjon Informasjon som en organisasjon eller person skaper, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon

18 DOKUMENTASJONSFORVALTNING ER FUNKSJONSBASERT
FOKUS PÅ HENDELSER OG BESLUTNINGER = FOKUS PÅ PROSESSER Funksjonsbasert klassifikasjon vil forenkle og forbedre bevaring og kassasjonsvurderinger Fungere bedre teknologi - la oss gripe fordelene med elektroniske arkiv fremfor å arkivere etter papir standarder LEAN – prosessforbedring av saksbehandling

19 FUNKSJONSANALYSE  Aktivitet  Prosesser  Transaksjoner
Tidsavgrenset med en begynnelse og en slutt  Prosesser Aktiviteter som gjentar seg  Transaksjoner Representerer de konkrete gjøremål og handlinger som en aktivitet består av. Transaksjoner trigger dokumentasjon Vedtak, beslutning (Møtereferat) Noe går over fra en fase til en annen Lønnsutbetaling Ansettelse Transaksjoner Hovedfunksjon Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Funksjon Aktivitet Transaksjoner Mål og strategier Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Aktivitet Transaksjoner Hovedfunksjon Funksjon Aktivitet Transaksjoner

20 Hva skal arkiveres? Kon-trakt Nye medier Pro-sess Ved-tak
Hva er forskjellene?

21 DOKUMENTASJONSFORVALTNING GIR BEDRE STYRING DETTE KAN DERE HUSKE PÅ
Dokumentasjon er viktigere enn dokumenter Dokumentasjon er knyttet til virksomhetsprosesser Ta styring på dokumentlivssyklusen

22 Når skal dokumentasjon til arkivet?
Når har du skapt noe som skal bevares? Systemuavhengig (?) Ikke bare «dokumenter»

23 Innsynsbegjæringer Offentleglova Hjemmel for unntak for innsyn
Taushetsplikt (som ikke er GDPR) Spesielt ved innkjøp: kompetanse om taushetsplikt Eksempel?

24 SPØRSMÅL