Kartlegging av fagsystemer Ola Langnes-Øyen Tillitsvalgt i Norsk arkivråd og arkivleder i Utdanningsdirektoratet Utgangpunktet er å snakke om en veileder i kartlegging av fagsystem som ligger på Norsk arkivråds sine sider, laget med støtte fra Riksarkivet.

Utfordringen Utfordringen er velkjent: Å ha oversikt og kontroll over arkivene. Det er det veiledningen har som mål å hjelpe til med. Dette er ingen ny problemstilling.

I gamle dager «bestandsoversikt» I gamle dager «bestandsoversikt». Dette fikk man ved å kartlegge arkivserier rundt om på de ulike avdelingene. Notere start og sluttdato og måle opp hyllemeter. Det hente av og til at ting ble kastet uten at arkivet var involvert, men ofte så fikk man varsel når det var fullt på kontoret. Første delen av veilederen handler om hvor du skal begynne å lete, noen steder å begynne, men tar gjerne imot innspill fra andre.

Kanskje en fattig trøst men vit at du ikke leter alene De som jobber med internkontroll etter personopplysningsloven skal vite hvilke personopplysninger som behandles man trenger da en Systemoversikt Informasjonssikkerhet: For å sikre informasjon må du vite hva du har og hvor du har det Derfra kan man begynne med dokumentasjonsforvaltning a) egne behov og b) behov for depot. Vi må samarbeide! Så let her: Systemoversikt, Confluence, internkontrollsystem, sak/arkivsystem!

Kategoriser systemene Utgangspunktet er da en stor liste over en rekke små og store systemer System4 System2

Kontrollspørsmål Eierskap Innhold Eksisterende regler Personopplysninger I har satt opp noen forslag til kontrollspørsmål. Disse kan man tilpasse etter behov ,men de dreier seg om disse forholdene. Vil man ha mer kjøtt på beina spør man om formater, forgjengere Hjemmel, slettekrav osv

Kategoriser systemene En annen metode er å gå rent etter innhold. Skille internt administrative systemer fra virksomhetssystemer System4 System2

Administrative systemer Virksomhetsspesifikke systemer Til her. Dele inn i administrative og virksomhetssystemer Fellesbestemmelser for adm. Systemer Mer stabile, flere standardsystemer System2 System5

Følges opp Undersøkes videre Ivaretatt M System7 System4 System2 Men etter å ha spurt om innhold, eierskap og eventuelt regelverk så kan man ganske fort sette opp en slik enkel skjematisk oversikt. Hjelper til å skape fokus. NB! Ikke la ledere se «rød» farge uten videre. De feilleser det som «krise» 

Så begynner arbeidet OK. Veilederen gir noen råd til hvem du kan samarbeide med, noen kontrollspørsmål som leder til en prioritering. Men, Det jeg har vist så langt er systemsentrisk. Sjeldent IT-systemer dekker hele arbeidsprosessen. Innfallsvinkelen mangler funksjonsnivå. Og vurderingene bør vel gjøres på funksjonsnivå? Og sett i sammenheng med andre områder, kanskje på sektornivå? Svaret tror jeg er både ja og nei. Har du du en bk-plan og en funksjonell klassifisering så er det vel greit, men de færrest er der. Riksarkivet har også en sjekkliste som starter BK-prosessen, men ulike system og hva skjer i utviklingen i dag? Se litt på hvordan fagsystemer utvikles i dag

Tre kategorier Hyllevare Hyllevare med tilpassinger Egenutviklede systemer 1. Webcruiter, jobbNorge? SAP? De flest felles, administrative systemer finner du her 2. SharePoint, sak/arkivløsninger 3. Systemer laget av og for egen virksomhet (NAV, e-helse, mattilsynet??) Trenden i systemutvikling ser vi tydeligst i de egenutviklede systemene

Mario Andretti “If everything seems under control, you're not going fast enough.” Hastighet er It-verdenes fremste verdi. Frem til nå har også IT vært preget av mange manuelle operasjoner og manuelle arbeidsoppgaver forsinker utviklingen (bestille og sette og opp servere, langvarige testperioder) Nå automatiseres og disse oppgavene. DevOps er det nye moteordet der utvikling og drift kobles tettere. automatisering og industrialiseringen av IT-utviklingen gjør at hastigheten kan skrus opp betraktlig. Når opplevde du sist at google, facebook eller Netflix var nede? Og disse pusher ut ny kode mye raskere og mye oftere enn andre. Vi er bare I begynnerfasen.

Kontinuerlige leveranser Kontinuerlig utvikling Kontinuerlig BK-vurdering Kontinuerlig utvikling gir nye muligheter for bruk av data Før: BK i etterkant Nå: BK i forkant Men svaret er kontinuerlig BK-vurdering Konkludere

Bevaring og kassasjonsarbeid er ikke et prosjekt, men en prosess Uttrekksproduksjon og test av uttrekk må automatiseres Funksjonsbasert klassering Verktøyet er klassering? Her har vi en jobb å gjøre. Vi må tenke nytt om bevaring og kassasjon, kanskje ved en senere anledning for dette er ikke tema nå.

Takk for meg!