Kommune/bydel vår. Effektivitet? Altfor mye tid brukes til intern administrasjon og problemh å ndtering. Hverdagen preges i stor grad av "den sjuende.

Presentasjon om: "Kommune/bydel vår. Effektivitet? Altfor mye tid brukes til intern administrasjon og problemh å ndtering. Hverdagen preges i stor grad av "den sjuende."— Utskrift av presentasjonen:

1 Kommune/bydel vår

2 Effektivitet? Altfor mye tid brukes til intern administrasjon og problemh å ndtering. Hverdagen preges i stor grad av "den sjuende far i huset syndromet": "Nei, ikke sp ø r meg, jeg har ikke med det å gj ø re ”

3 Består av fire avdelinger En avdeling har g å tt over til fullf ø rt saksbehandlingen Tre avdelinger tenker p å å innf ø re ordningen. Likevel tungvinte rutiner i alle fire avdelinger. Tross kaoset mangler kommunen ikke ressurser:[1]

4 Dine undersøkelser og foreløpige oversikter F ø rste problemgruppe (prioriterte punkter- Gauss) Saker blir borte og andre rykker frem i k ø en uten at deres tid er inne Lederen i avdelingen med fullf ø rt saksbehandling underskriver uten å lese saksdokumentene Man skiller ikke mellom funksjon og service Andre problemgruppe (prioriterte punkter-Gauss) Det er konflikter mellom arkivet og avdelingene Brukermiss ø ye: sen saksbehandling (omfattende restanser). Kvaliteten i saksbehandlingen svarer ikke til forventninger Det kommer stadig klager inn til kommunen Tungvinte rutiner i alle fire avdelinger.

5 Organisasjonens fremtidige planer Administrasjonssjefen og etatssjefene: –Ø nsker å etablere av et servicekontor (ideen er fra nabokommunens fors ø ksordning med). –Servicekontoret skal: Gi innbyggerne veiledning og hjelp der og da. F ø re til bedre utnyttelse av fagkompetansen og forkorte saksbehandlingstid. –Tilbud gjennom servicekontoret ikke enn å avklart.

6 Hvilke forslag skal du legge fram på ledermøtet? 1) Overbevise ledelsen om dagens situasjon versus servicekontor? 2) Legge frem en bestemt metode eller en kombinasjon av metoder for å rydde opp i kaoset? 3) H vor starter en endring og hvordan? Endringsarbeidet må starte med de nære tingene. Konsekvensene av å skrive under uten å lese saker Brukerundersøkelse Kartleggingskonferanse

7 Allm ø te og en kartleggingskonferanse –Allmøte for alle: unfreeze: modning, motivasjon og klargjøring. –Kartleggingskonferanse: ansatte deles i grupper, NGT for å samle info og skape ideer (ideskaping). Info legges fram for å sile dem (idesiling) –SWOT, MØVK OG SOAF osv kan brukes for interne og eksterne data.

8 Brukerundersøkelse –Brukerundersøkelse for å få vite hva som bør endres. Et representativt utvalg gir sin tilbakemelding gjennom SSB eller Norsk Gallup. Norsk Gallup foretar årlige brukerundersøkelser, dvs. målinger av subjektive opplevelser av tjenestene blant brukere eller pårørende. Info fra undersøkelsen kan også brukes for å bedre planlegging. Utarbeidelse av spørreskjemaet starter hos de ansatte før skjemaet sendes ut slik at ansatte kan legge til/trekke fra. Resultatet kommer siden. Undersøkelsen bør konsentrere seg om: –Hva klagene helt konkret går ut på? –Hvilken kvalitet forventer brukerne? –Beregne årsverk pr. bruker.

9 Bedre planleggingsrutiner Planer og styringssystemer –Planer og styringssystemer samt utviklingsspørsmål holder organisasjonen sammen. –Hovedtyngden: Målsetting, planlegging, prioritering og oppfølging påvirker organisering, engasjement og ledelse. Dårlig planlegging vil sannsynligvis resultere i problemer på disse tre områdene, noe vi også delvis kan se fra problemene i oppgaveteksten. –Fordeling av myndighet, ressurser og roller påvirker produktiviteten, noe som bekrefter dagens tjenesteproduksjon og brukermissnøye. –Effektivitetsanalyser for å finne «best praksis i saksbehandlingsrutiner»

10 Er det behov for prosjekt? Planleggingsrutiner kan gjøres best gjennom et prosjekt. –Problemene kan løses gjennom den daglig driften. –Les om prosjektkart og forskjellige roller på fagets hjemmesider Servicekontoret utredes Ekstern konsulent brukes for blant annet evaluering.

11 Se prosjektorganisering på hjemmesidene http://home.hio.no/~araki/arabase/tur/tur000.html

12 NB! NB! Vedlegg til orientering Her kommer andre kart

13 BYDELEN VÅR

14 ADMINISTRASJON

15 ØKONOMI

16 BARN OG UNGE

17 BESTILLERENHETEN

18 VELFERD OG SOSIALE TJENESTER

19 SAMFUNN OG NÆRMILJØ