Møteledelse Basert på «Møtet er satt» håndbok i møteskikk, møteledelse og voteringsteknikk KS-2011

Å være møteleder er en kunst  Stemningen og tonen avhenger mye av møteledelsen  Det er en fordel å kjenne møtedeltagerne  En møteleder trenger respekt og autoritet, noe som må opparbeides  Møter skal avvikles på en korrekt, effektiv og trivelig måte  Den enkelte møteleder må finne sin egen stil  Humor med forsiktighet

Hvem er møteleder?  I kommunestyret er det ordføreren, varaordføreren ved forfall, og det velges en settevaraordfører blant representantene  Er begge borte sørger administrasjonen for at det velges setteordfører og settevaraordfører for møtet  Kommunale utvalg og råd?

Huskeliste for møteledelse: 1. Åpne møtet. Ønske velkommen. 2. Navneopprop eller tilsvarende. Referere antallet møtende. 3. Spørre om det er merknader til innkallingen, om ikke: 4. Erklære møtet lovlig satt 5. Godkjenne sakslista, samt evnt velge noen til å underskrive protokollen

6. Sakene  Saksnummer og saksbetegnelse  Vise til innstillingen, lese den hvis det er tilhørere  Ordet fritt:  Talerliste  Evnt begrenset taletid, foreslås av møteleder og vedtas  Evnt strek, foreslås av møteleder og vedtas  Utsettelsesforslag som fremsettes, behandles umiddelbart  Debatt og votering

6. Forts…  Markere når debatten er over, og man går til votering  Votering:  Markere voteringsmåte  Prøvevotering eller endelig votering  Når voteringen skjer  Utfallet av voteringen

Forts… 7. Når alle saker er behandlet, og eventuelle interpellasjoner og grunngitte spørsmål er besvart: 8. Lese opp og vedta protokollen, dersom den ikke skal godkjennes i neste møte. En fordel fordi….. 9. Erklære møtet hevet. Undertegning av protokollen.

Noen flere ting: - Møtelederen bør ha klubbe. - markere møtets åpning, voteringer og møteavslutning - avbryte en taler for å påtale brudd på møtereglementet - Møtene må starte presis - Et par slag med klubba - Ord for dagen - Minneord?

Åpne møter Alle saker skal behandles for åpne dører med mindre: - Det foreligger lovbestemt taushetsplikt - Er saker som angår arbeidstagers tjenstlige forhold/personalsaker - Det gjelder personvern - Det gjelder hensyn til tungtveiende offentlig interesse Kommunelovens §31, nr 3, 4 og 5 samt Forvaltningsloven kap.III, i sær §13 om taushetsplikt

Habilitet  Habilitetsspørsmålet behandles før behandlingen av selve saken  Er det opplagt, gi tidlig beskjed, vara kalles inn  Er vara kalt inn, deltar denne i behandlingen av habilitetsspørsmålet  Møtelederen markerer når representanter fratrer og tiltrer  Vet ordføreren om mulig inhabilitet, kan vara innkalles, selv om vedkommende representant ikke har meldt i fra

Ordskifte  Talerliste, avtaler på forhånd, rekker hånden i været, noteres og refereres  Tale til møtelederen/ordføreren  Møtelederen/ordføreren må følge med den som har ordet  Møtelederen skal vise romslighet  Møtelederen skal ikke kommentere innlegg som er holdt  Delta i debatten?  Påtale krenkende uttalelser  Holde orden på forslag og forberede votering

Ordskifte forts.  Begrenset taletid etter noe debatt om nødvendig  Kan være reglementsfestet, men må vedtas fra gang til gang  Replikk og svarreplikk  To fingre  Kort og direkte på siste talers innlegg  Møteleder/ordfører påser tid og innhold Forslag om strek når en sak er tilstrekkelig belyst. «Tegner seg nå» eller «under neste taler». Klubbes. Forslag fremmes før strek settes. Ellers- videre debatt om forslagene som er fremmet etter at strek er satt. Til slutt «debatten er avsluttet». Klubbe.

Til forretningsordenen  Ordet til forretningsordenen/til dagsorden  Rekker handa i været  Foreslå begrenset taletid, sette strek, innvendinger mot behandlingsmåten, uttale seg om voteringsorden  Får ordet en gang, og med begrenset taletid  Ikke sakens realiteter  Kort debatt  Møtelederen må følge en streng praksis

Utsettelsesforslag  Kan framsettes når som helst i kommunestyrets/møtets behandling av saken  Tas straks opp til behandling  Ber noen om ordet  Egen talerliste  Opp til votering  Vedtatt=saken avsluttes, ikke vedtatt=debatten fortsetter etter opprinnelig talerliste

Framsettelse og tilbaketrekking av forslag  Forslag fremmes fra talerstolen  Leveres skriftlig til møtelederen  Alle forslag som ikke er trukket tilbake under ordskiftet, er til behandling under voteringsdelen  En representant kan trekke forslaget før man går til votering  Kan fremmes av en annen som måtte ønske det

Votering  Debatten er avsluttet, møtelederen har klubbet= voteringsdelen  Møtelederen bør tenke igjennom hvordan man får fram kommunestyrets reelle mening (flertallets eller enstemmig), gjennom hvordan man legger opp voteringen  Møtelederen fremmer forslag om hvordan voteringen skal gjennomføres. Kan be om råd. Klubber.  Si tydelig i fra om voteringstema. Klubbe når det tar til og når den er avsluttet.  Budsjett, kan være hensiktsmessig med prøvevoteringer. Endelig votering, enstemmig vedtatt.

Voteringsrekkefølge  Bare ett, for eller mot  To forslag, settes opp mot hverandre  Mange forslag, det mest ytterliggående først  Tre forslag, prøvevotering ett og ett, endelig votering mellom to  Ved fastsettelse av voteringsrekkefølgen er det viktig at de representantene som ønsker det, får gitt uttrykk for sitt primære standpunkt, det mest ytterliggående forslaget, og hvis det faller-  Stemme for et sekundært alternativ  Alle forslag bør voteres over, med mindre de trekkes

Stemmeplikt  Kommunelovens §40 nr.2 gir representanter som er tilstede i kommunalt organ, plikt til å avgi stemme  Gjelder også råd og utvalg  I skriftlig votering teller blank stemme som avgitt stemme  Kommunelovens §35, nr.2, økonomiplan og årsbudsjett, her har kommunestyrene plikt til å vedta, helhetlig forslag, sette to opp mot hverandre er foreslått

Voteringsmåter  Åpen votering ved stilltiende bifall  Åpen votering ved håndsopprekning eller ikke  Åpen votering (reiser seg)  Åpen votering, den enkelte svarer ja eller nei  Skriftlig votering, kun ved valg og tilsettinger når en eller flere forlanger det

Former for flertall  Kvalifisert flertall, en lov- eller forskriftsmessig andel, f.eks 2/3 (eks innføring av parlamentarisme, en eller to valgdager)  Alminnelig flertall, absolutt flertall (flertall av avgitte stemmer)  Simpelt flertall, flest stemmer men mindre enn halvparten av avgitte stemmer

Protokolltilførsel  En protokolltilførsel er et mindretall spesielle merknader som ønskes tatt med i protokollen for møtet  Ønsker en representant protokolltilførsel etter at votering er foretatt i en sak, avgjør møtelederen som møteleder om det skal tillates.  Vil ikke møtelederen godta en protokolltilførsel, og det protesteres, skal organet ved votering avgjøre om protokolltilførselen skal godtas tatt inn i protokollen eller ikke.  Utvis skjønn, bør i alminnelighet ikke avvises