Kap. 26 – Case 1: In-house Programming How Information Technology Is Conquering the World: Workplace, Private Life, and Society Professor Kai A. Olsen, Universitetet i Bergen og Høgskolen i Molde

Kai A. Olsen, Egenutvikling I dag har vi gode utviklingsverktøy. Det er derfor fullt mulig å utvikle egne systemer til en akseptabel pris. Hva er fordelene: Vi lager kun det vi trenger (enklere system) Terminologi og funksjoner er nøye tilpasset vårt behov (eliminerer ofte behovet for opplæring) Vi har full kontroll Vi skal presentere tre case: A.Turboksystemet - et datasystem for et lite forlag, som tar seg av alle administrative funksjoner. B.OM2000, programvare for et støperi, der de egenutviklede deler kun omfatter kjernefunksjoner. C.shipIT – datasystem for en møbelfabrikk.

Kai A. Olsen, A. Turboksystemet Et komplett datasystem for en liten bedrift Systemer både for produksjon og administrasjon. Vi har sett på produksjon tidligere (Word + makro). Nå skal vi se på administrative funksjoner Vi skal se på: Behov Enkel løsning (Excel og Word) Eget system Erfaringer Dette er i liten grad nisjefunksjoner. Standard programmer for ordre og regnskap kunne gjort store deler av jobben.

Kai A. Olsen, Turbokforlaget Startet av Bjørnar Pedersen og undertegnede i 2003 En idé om å lage en turbok for Molde, basert på: bilder for å vise vei – detaljerte beskrivelser A4 bok og hefte lav pris for vanlige folk

Kai A. Olsen, Marked Eksperter antok at vi ville selge ca. 700 bøker Men da vi hadde mottatt forhåndsbestillinger på 2000 bøker så vi at vi nok burde trykke flere Opplaget ble 5000 Solgte i bokhandlere, sportsbutikker og til firma

Kai A. Olsen, Tre typer av kunder Firma, som kjøpte bøkene til ansatte. Faktureres ved levering til en firmapris. Bokhandlere som kjøpte boka. Faktureres etter levering til bokhandlerpris. Bokhandlere og andre som hadde boka i kommisjon. Faktureres ved ny levering

Kai A. Olsen, To (typer av) systemer Administrativt: Levering Fakturering Reskonto Regnskap Skatt og mva Produksjonssystem: Understøtte skriving av turbeskrivelser (beskrevet i kapittel 24)

Kai A. Olsen, Administrativt system Vi fant ut at vi ville klare oss med Excel og Word Leveringsoversikt i Excel Fakturering gjennom Word Regnskap i Excel Fordel, vi kunne bruke systemer som vi kjente godt

Kai A. Olsen, Erfaring – rot! Vi laget en ny faktura ved å ta kopi av en gammel. Ofte glemte vi å endre på fakturanummer. Noen utgifter var med mva, andre uten. Her ble det tull. Excel ble for fleksibelt for regnskap. Lett å gjøre feil. Ingen sluttsummer stemte.

Kai A. Olsen, Tidstap Vi brukte mye tid på å ordne opp Hadde dårlig oversikt Selvangivelsen og mva betaling ble en kjempejobb Problemet var at vi solgte for mange bøker og hadde for mange forhandlere til at den enkle løsningen kunne fungert. Excel, Word-løsningen fungerer bare i de aller, aller, aller enkleste tilfellene til rutinejobber (men bra til ad hoc saker)

Kai A. Olsen, Administrativt system - løsninger Kjøpe et standardsystem: Ferdig system Kanskje noe tilpassning Men ikke tilpasset vår virksomhet Lisenskostnader Eget system: Direkte tilpasset til vårt forlag Ingen lisenskostnader Siden vi hadde IT kunnskap selv var beslutningen enkel, men uansett vil en ha fordeler av et eget system

Kai A. Olsen, Grunnlagsdata Forhandlere (Navn, type, adresse…) Produkter (Navn) Typeforhandler (bedrift, kommisjon, produkt, pris) Leveringer (til hvem, produkt, antall, pris) Utgiftstype (navn, mva, skattepost) Utgifter (type, beløp, produkt)

Kai A. Olsen, Funksjonalitet - levering Levering av bøker Mottak av bøker (fra trykkeri, retur fra forhandler) Lageroversikt

Kai A. Olsen, Funksjonalitet - fakturering Fakturering Avhengig av leveranser Avhengig av forhandlertype Forskjellige priser Utestående fakturaer Purring Fakturering for annet enn bøker (f.eks. for frakt) Fakturering på e-post (genereres og sendes automatisk)

Kai A. Olsen, Regnskap Inntekter: Gjennom fakturering ved salg av bøker Annet Utgifter: Med og uten mva Koplet til skattepost Koplet til produkt Hvem som har betalt (Bjørnar, jeg, forlaget) To typer regnskap: Formelt regnskap, bare utgifter som er forfalt og innbetalte fakturaer Fullt regnskap, slik det ser ut pr. i dag (alt er med) Skatteregnskap: Selvangivelse Mva

Kai A. Olsen, Statistikk Leveranser brutt ned på produkt, tidsintervall, og forhandler Inntekter brutt ned på produkt, tidsintervall, og forhandler Viktige grunndata når vi skal vurdere opplaget for en bok.

Kai A. Olsen, Ny funksjonalitet Håndtere bestillinger fra kjedene med sentral fakturering Faktura på e-post med automatisk utsending (sparer tid, unngår konvolutter og frimerker) Automatiske purrerutiner. Automatisk utsending av tilbud m.m.

Kai A. Olsen, Eget system Gir oss frihet til å operere med de forhandlertyper som vi ønsker Gjør at vi lett kan tilpasse krav fra kundene, f.eks. da ARK-kjeden innførte et elektronisk bestillingssystem Da ARK sluttet med kommisjonssalg vil bokhandlere kun bestille få bøker av gangen. Da får vi et fraktproblem. Det løses med “framskutt lager”, som vi legger inn i systemet. Vi kan tilpasse utskrifter m.m. til eget behov.

Kai A. Olsen, Utviklingstid Første versjon: 3-4 kvelder kanskje timer totalt. Dvs. ca kr. om jobben skulle vært gjort for andre. Ingen lisenskostnader (bruker Access) Noe mer utvikling etter hvert (flere funksjoner): Men kun få timer. Forutsetning: Den som utvikler må ha god kunnskap og erfraing.

Kai A. Olsen, Erfaring Enormt arbeidsbesparende Intet rot Full oversikt Kan bruke data i andre sammenhenger, f.eks. til å lage prognoser over salg av en ny bok Selvangivelsen og mva er stort sett et tastetrykk (viktig siden dette gjøres sjeldent)

Kai A. Olsen, Oppsummering Turboksystemet Med dagens omsetning: 500 kunder (forhandlere) 9 bøker Opplag på tilsammen bøker Siden 2005: 2000 leveringer 1500 fakturaer 1500 utgiftsposter Håpløst å klare dette uten et godt datasystem. For oss var det en klar fordel å lage et eget system. Det ville selvfølgelig vært mer komplisert om en ikke hadde IT-kompetanse.

Kai A. Olsen, B. Case: OM2000 Oshaug Metall i Molde er et støperi og en mekanisk bedrift som produserer propellblad (leverer til bedrifter som produserer komplette propelleranlegg) Ca. 50 ansatte Støper propellblad etter kundens geometri med ny geometri (modell) stort sett for hvert skip Propellbladene kan ha en størrelse fra 40 cm til 2,5 meter, en vekt fra noen titalls kilo til 3 tonn. En lang rekke nisjefunksjoner: Ordremottak med propellgeometri Produksjonsplanlegging Dokumentasjon (metaller, prosess, geometri) Framstilling av ferdige blad (ISO-kontroll)

Kai A. Olsen, Vi kan dele bedrifter i to Del 1: Standardbedriften Regnskap Lager Lønn Fakturering …. Del 2: Nisjebedriften Det som bestemmer vår egenart, f.eks. støping og ferdigstillelse av propellblad

Kai A. Olsen, Vi velger IT-løsninger for hver del For standard-delen: Off-the-shelf pakker Men kun pakker som har en åpen database For nisjedelen: Her utvikler vi programmer som gir oss en strategisk fordel Disse kopler vi til standardpakkene slik at vi får sømløs integrasjon Da trenger vi bare å utvikle kjernefunksjoner, alt annet finner vi i butikken

Kai A. Olsen, Fordeler med egenutvikling Vi kan automatisere kunnskap og prosesser for å oppnå: Effektivitet Repeterbarhet Kvalitetsheving Vi kan fortløpende tilpasse datasystemet til forretningsprosessene – det er sentralt i en dynamisk foretningsverden

Kai A. Olsen, Integrert modellering av komponenter og prosesser Produksjonskjede for propellblad ”As-built geometry” ISO-spec. geometri støping DAK 3D geometri Metodeberegn. DAP fresebaner Kundens geometri CNCmaskinering CMM XYZ geometri

Kai A. Olsen, Eksempel: Et program generer programmer for å måle propellblad

Kai A. Olsen, Prosessen Kunden etterspør et propellblad med en spesifisert geometri Geometrien er beskrevet av kunden På grunnlag av dette skal Oshaug lage en modell i tre Modellen benyttes for å lage en form Bladet støpes i nikkel-aluminimum Det støpte bladet måles og vil deretter bli slipt slik at det tilfredsstiller kravene i en ISO standard

Kai A. Olsen, Dataproblemer Geometribeskrivelsen er gitt i kundens eget format, med kundens egen metode Det er mange kunder, mange forskjellige format og mange forskjellige metoder Samme kunde kan operere med flere formater (kanskje fra bedrifter de engang har kjøpt opp) Beskrivelsen kan være ufullstendig

Kai A. Olsen, Løsning dataproblemer Et egenutviklet system leser inn alle formater og metoder og konverterer dette til Oshaug’s eget format Internt opererer vi derfor kun med et format Ikke ”rocket science”, men kan bare gjøres i et egenutviklet system.

Kai A. Olsen, Støping Under størkning krymper emnet Modellen må derfor lages for stor Normalt legges det inn 6-8 mm ekstra over hele bladet Standardløsningen er å blåses den opp med en gitt prosent Det overskytende materialet må fjernes I dag skjer dette ved sliping - fresing er en annen mulighet Uansett er det en kostbar og tidkrevende prosess

Kai A. Olsen, Lite effektivt Først støper vi et blad som er for stort, vi bruker ekstra mye dyrt metall Dernest bruker vi lang tid på å fjerne det overskytende metallet Muligheter for en bedre løsning: Lage en slankere modell Få et emne som ligger nært opp til det vi trenger ”Shrink-to-fit”

Kai A. Olsen, Nytenking

Kai A. Olsen, ”Lean” modeller Ideen er å bruke IT til å lage modellen akkurat så stor som nødvendig Dvs. slik at det ferdige bladet (nesten) oppfyller alle ISO krav Minimalisering av slipearbeidet I dag kalles dette ”lean” (slank) produksjon.

Kai A. Olsen, Løsning Kundens geometri: Monn-tabell: + Modellgeometri Dette gjøres for selve propellbladet.

Kai A. Olsen, Monn-tabellen Forteller hvor mye monn vi skal legge på hvor Satt opp ut fra erfaring med forskjellige bladtyper

Kai A. Olsen, ”Shrink-to-Fit” Formelen utføres av et eget modellprogram - automatisk Leser inn originalgeometrien Kompletterer data om noe mangler (ekstra snitt, mer data på kanter) Legger på monn Glatter geometrien Kundens geometri + monn-tabell → Modellgeometri

Kai A. Olsen, Vi bruker Mye matematikk: Opprette normaler Tegne spline-kurver Glatte spline-kurver Forlenge kurver Legge inn nye snitt m.m. Typisk ingeniørmatematikk

Kai A. Olsen, Resultatet Modellprogrammet ser kun på selve propellbladet Den nye geometrien overføres til UniGraphics Her legger en på det som mangler (roten til bladet, hulkiler) Og tar ut fresebanene Deretter lages en eksakt støpemodell

Kai A. Olsen, Gevinst: En halvering av kostnader Besparelse 55%54%45% Utarbeidet av John Gulla, Oshaug Metall

Kai A. Olsen, Andre programmer (ferdigblad avd.) ISO kontroll av blad (”brute force” algoritme) Egenutviklet program genererer programmer for målemaskinen Innlesing av resultater fra målemaskinen, programmet finner en optimal løsning for å få bladet tilpasset ISO (slipebeskrivelse) Full dokumentasjon med et tastetrykk ”Best Fit” funksjonalitet for å finne optimalt koordinatsystem om bladet skal freses.

Kai A. Olsen, Hovedkontor (adm. og støperi) Standard regnskap, fakturering, lønn (Visma, Hult og Lillevik) Et eget system, OM2000, for all annen administrasjon OM2000 tar i mot ordrer, planlegger, dokumenterer og dytter data for ferdige ordrer rett inn i Visma-databasen Visma ”tror” derfor at Oshaug leverer fra lager, all forhistorie og alt som er støperiavhengig tas av egne systemer Sømløs integrasjon

Kai A. Olsen, I støperiet All planlegging utføres av datasystemet, med bruk av avansert matematikk for å legge en optimal plan Alle arbeidsoppgaver og underlag presenteres på dataskjermer i støperiet. Trykkfølsomme skjermer for registrering Papir er på vei ut. Fordel: Oversiktlighet

Kai A. Olsen, Case C: shipIT – system for skipsmøbler Bedriften utvikler møbler for alle typer skip. Mange varianter. Løsning: IT

Kai A. Olsen, shipNor (Angvik på Nordmøre)

Kai A. Olsen, Eksempel: Et “enkelt” bord Kan være rundt, avrundet, ovalt, rektangulært, en skrivepult eller et hjørnebord. Tykkelse, lengde og bredde gis av kunden. også farge på laminatet (over, under, kant). Bordets hjørner kan ha en radius på 0, 2, 40 eller 90 mm, ut fra kundens spesifikasjon eller bordets plassering Kanter avhengig av plassering. Forskjellige typer av bord-føtter. Bordet kan ha slingrekant. DETTE ER IKKE IKEA!

Kai A. Olsen, Tradisjonell løsning Bill of Material (BOM) strukturer som sier hva som inngår i hva. Vanligvis representert som tabeller i datasystemet. Begrenset fleksibilitet.

Kai A. Olsen, Case 4: Ny fleksibel beskrivelse Hvert produkt har et sett av egenskaper og et program som beskriver produktet. Gir ubegrenset fleksibilitet BORD

Kai A. Olsen, Køye

Kai A. Olsen, shipIT – stort antall funksjoner Innlegging av møbler Kapplister for produksjonen Lager, innkjøp, liming av plater Kostnader Dokumentasjon Kommunikasjon med kunde Timeregistrering Pakksedler, merkelapper

Kai A. Olsen, IT for innovasjon Under utvikling (tas i bruk nå). Fordel: Et stort antall artikkelbeskrivelser (ca ) kan, i prinsippet, reduseres til 40. Større fleksibilitet. Enklere å ha oversikt. Vi utvikler her kjernedelen av det systemet shipNor trenger (artikkelregister, prosjekter, lager, bestillinger m.m.) Strategiske fordeler!

Kai A. Olsen, Mindre bedrifter har fordeler Enklere å utvikle og innføre datasystemer her enn i større bedrifter: Færre ansatte og færre brukere Enklere å standardisere (utstyr, operativsystem) og å installere (kanskje bare en installasjon) Enklere krav til sikkerhet og uttesting Kan derfor oppnå et høyt IT-nivå med begrenset innsats, for eksempel: Oshaug Metall bruker ikke mer til IT enn andre bedrifter. IT-budsjettet er delt noenlunde likt på lisenser (for standardprogrammer) og egenutvikling Med egenutviklede programmer blir brukeropplæring intet problem.

Kai A. Olsen, Kontroll med IT For de fleste bedrifter er IT integrert med virksomheten, det er ikke lengre løsrevne funksjoner Da er det viktig at en har kontroll med IT, for at endringer i forretningsprosessene skal kunne gjennomføres når en måtte ønske Samtidig vil egenutvikling gi en mulighet til å få et forsprang på konkurrentene

Kai A. Olsen, Akademia og næringsliv Samarbeid høgskole/universitet og næringsliv gir fordeler for alle Bedrifter kan få utviklet nyttig programvare Forskeren kan få prøvet ut sine ideer i praksis og underviseren kan få gode eksempler til sine studenter Verden er interessert i å høre om praktiske løsninger Men vi er amatører her hjemme i forhold til gode universiteter i USA

Kai A. Olsen, IEEE Computer

Kai A. Olsen, Information systems journal

Kai A. Olsen, Konklusjon Det er i næringslivet en finner de tøffe problemene De fleste er løsbare, IT er nesten alltid verktøyet Om problemene er tøffe kan løsningene (overraskende nok) være enkle (Oshaug bruker ikke mer på egenutvikling enn på lisenser, Turbokforlaget har avansert databehandling til ubetydelig kostnad) Det er store gevinster ved å ta kontrollen over IT