Veien til fullelektronisk arkiv – Erfaringer, tips og råd Kjetil Reithaug Arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

VIKTIG Vær så snill og still spørsmål og kommentér

Situasjonen hos oss  Situasjonen her?  Lyngdal kommune fullelektronisk mai 2002  Flekkefjord kommune fullelektronisk februar 2005  Søgne kommune fullelektronisk mai 2005  Kristiansand fullelektronisk januar 2006 (deler)  8 av DDV-kommunene planlegger for 2007

Først: Elektronisk arkiv er en grunnleggende forutsetning for fullverdig elektronisk og døgnåpen forvaltning

Arkiv - hva er det?  Arkiv: Samling dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet  Arkiv er underlagt spesielle regler: Ordning Bevaring  Elektronisk arkiv: arkiv i elektronisk form som erstatter papirarkiv

Elektronisk arkiv er f.eks. ikke:  Mangfoldiggjort materiale fra andre (f.eks fra internett eller eksterne databaser)  Dokumentutkast uten dokumentasjonsverdi  Fulltekstdokumenter, inkl. skanning, men med papiroriginaler

Lover og regler for elektronisk arkiv  Arkivloven med forskrifter  Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Kap. VIII Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket Kap. IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter  Noark-4.1  Sektorbaserte bestemmelser (f.eks. EPJ/pasientjournal, elektroniske kart)

Noark Noark-3/Koark, Noark-4,(Noark-5) Noark-4.1  detaljerte krav for elektronisk journal og for fullelektronisk arkiv  godkjenningsordning  fra dok. til JP (hoveddok + vedlegg)  inndeling i arkivdeler  lettere å periodisere/avlevere/eksportere

Sak-/arkivsystemer - fagsystemer Sak-/arkivsystemer:  Noark-baserte  struktur: Arkivdel – sak – JP/dok  eks.: ePhorte, Doculive,  EDB Sak og Arkiv, ACOS WebSak ++ Fagsystemer  Fagspesialiserte  godkjente for elektronisk arkiv?  mye informasjon som kan gå tapt  eks.: Oscar, Ajour, BV-PRO, Gerica +++

Skanning  Betyr ikke automatisk elektronisk arkiv  Forutsetning for elektronisk arkiv i dag  Men skanning er ikke framtiden – elektronisk kommunikasjon er  Bunkeskanning vs. enkeltdokument

Utfordringer ved elektronisk arkiv 1. Tekniske 2. Organisatoriske

Hva er de tekniske utfordringene? Arkiver skal sikres for samtid og ettertid Formater (produksjonsformat/arkivformat) Informasjonsbærere/medier som forsvinner og forvitrer (lagring på diskett, CD, DVD, server, osv)  Løsninger finnes: - Godkjente systemer - Godkjente formater - Godkjente medier

Den tekniske løsningen  Godkjente systemer - Noark-4.1: godkjenningsordning - Fagsystemer: søke/innmelding  Godkjente formater: (nå: ren tekst, TIFF, SGML (HTML, XML), PDF)  Godkjente medier (nå: CD-R)  Samarbeid!  Følg med på

Hva er de organisatoriske utfordringene? Sørge for systemer, rutiner og ressurser som sikrer tilstrekkelig (lovlig) kvalitet i arkivforvaltningen Forutsetninger for å lykkes:  God planlegging  Gode og realistiske rutiner  Disiplin i gjennomføringen  Arkivplan

Hva er de organisatoriske utfordringene? Bare så det er sagt… Dere må svare på dette hvis dere skal ha elektronisk arkiv: Hvem skal være depot for det elektroniske materialet?

Hvordan (!) Først: Forankring i ledelsen ….. Dette er ikke noe ”de dærre på arkivet” eller ”folkane fra IT” skal ordne

Hvordan (!) Først (eller samtidig): valg av system, programvare, maskinvare…..

”Forankring i ledelsen” – IGJEN! (hele) ledelsen  Støtte, oppfølging, forståelse, lojalitet Hvorfor:  Sentral brukergruppe  Ressursfordeling  Implikasjoner for hele organisasjonen  Eksemplets makt

Steg i planleggingen  Fastsetting av ambisjonsnivå  Vurdering av behov for og frigjøring av ressurser til både innføring og drift  Planlegging og tildeling av roller  Fastsettelse/klargjøring av arkivstruktur  Utarbeidelse av rutiner og planlegging av opplæring  IKT-infrastruktur med tilstrekkelig kapasitet  Periodisering

Fastsetting av ambisjonsnivå Hva er det dere vil?  Leke elektronisk?  Kjøre parallelt til dere er trygge?  Alt på en gang? Uansett: Gjør mest mulig klart for elektronisk

Ressurser til innføring og drift Det er sentralt at alle ledd og nivåer i kommunen er forberedt på at det i innføringsperioden vil være et stort ressursforbruk og at det blir satt av midler til dette.

Ressurser til innføring og drift Innføring  Systemansvarlig (anslag: 50% stilling)  Superbrukere  Øvrig personell  Arkivplan (rutiner, arkivstruktur, maler)  Periodisering

Ressurser til innføring og drift Drift  Systemansvarlig  Superbrukere og opplæring  Vedlikehold av arkivplan (rutiner, arkivstruktur, maler)  Forskyvning av arbeidsbelastning (arkiv/saksbehandlere)  Endrede arbeidsoppgaver/-ansvar

Planlegging og tildeling av roller Systemansvarlig/prosjektleder naturlig også  prosjektleder  leder for superbrukere  ansvarlig for innføringen av systemet i kommunen  hovedansvaret for opplæringen  kontaktperson overfor leverandøren.

Planlegging og tildeling av roller Systemansvar innebærer  oppretting av brukere,  lokale tilpasninger  utarbeidelse/vedlikehold av maler  vedlikehold av tilgang og sikkerhet, registre osv.  krever kunnskap om Noark4, god arkivkompetanse (ofte arkivleder)

Planlegging og tildeling av roller Superbrukere:  Minimum: arkiv, personal, plan-/byggesak og formannskapssekretær eller lignende  Grunnleggende og overordnet gjennomgang av systemet  Bidra ved opprettelse av nye rutiner etc.  Fungere som brukerstøtte for kommunens ansatte i driftsfasen

Planlegging og tildeling av roller Driftsansvarlig:  Teknisk drift av systemet  Sentralt å tilrettelegge for samarbeid med systemansvarlig (og arkivleder dersom ikke samme person)

Arkivplan (fastsettelse av arkivstruktur, utarbeidelse av rutiner)  Hva har vi av arkiver?  Hva har vi av rutiner?

Fastsettelse av arkivstruktur: Hva har vi, hva trenger vi? ALLE arkivdeler/serier – hele organisasjonenarkivdeler/serier  I gammelt system  Andre fagsystemer  Utenom el.systemer  Utenom ”alt ”

Arkivstruktur: Hva trenger vi? Hva trenger vi?  Slå sammen?  Dele opp?  …eller?  Hva skal være elektronisk? (er det lov da….?)

Utarbeidelse av rutiner: hva har vi, hva trenger vi? Hva har vi av rutiner?  ALLE arkivdeler/serier – hele organisasjonen  Også de utenom…

Utarbeidelse av rutiner: hva har vi, hva trenger vi? Noen spørsmål mange stiller:  Skal saksbehandlere starte/opprette saker, dokumenter?  Skal arkivet velge saksbehandler til dokumentene?  Skanne bakover i g/br.nr?  Har dere noen…?

Utarbeidelse av rutiner Bruk leverandøren:  De fleste har masse erfaring  De har forskjellige preferanser mht rutiner Bruk andres erfaringer:  Mange har gjort det  Mange tror de har gjort det…  Involver de som skal utføre jobben

Arkivplan - arkivstruktur og rutiner Nå er et godt tidspunkt for å vurdere om dere skal innføre sentralarkiv

Opplæring, før:  Absolutt alle brukere og nivåer  Nærmest mulig driftstart  Gjør opplæringen lokal  Sikre at maler og baser er på plass  Arkiv- og saksbehandlingsrutiner flettes inn  Opplæringsansvarlig klare å formidle både arkiv og datatekniske rutiner

Opplæring, etter:  Vedlikeholde kompetansen  Gjør opplæringen lokal  Superbrukere  Oppfrisking ”etter en stund”  Nyansatte, system for å fange opp

Periodisering ”It ain’t over ’til it’s over”  Avslutte (avskrive, spore opp, hente inn…)  Pakking, merking, flytting m.m.  Listeføring/ta utskrift (…eller hva sier depotet deres?)  Uttrekk fra gammelt system

Litt mer praktisk og nyttig Svar på spørsmålene i forskriften:  Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Kap. IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter Kap. IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter  Slik for eksempel Marnardal.arkivplan.noMarnardal.arkivplan.no Spørsmål Serier

Elektronisk dokumentlagring i NOARK

Ny arkivstruktur

Arkiv Arkivdel 1 (Saksarkiv) Sak 1 JP 1 Hoveddok.Vedlegg JP 2 Hoveddok. Sak 2 Arkivdel 2 (Personalarkiv) Hvordan deler vi opp et Noark 4-1 arkiv?

Sagt på en annen måte (Oppsummering)  Følg loven (arkiv, innkjøp osv)  Skaff oversikt  Planlegg  Følg opp  Involver  Opplæring  Rydd opp