SkipingsmøteeHandel Skei Hotell, 11. mars

Dagsorden 10.00Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes Presentasjon av deltakarane v/deltakarene Vegen frå til nå Forventingar og ting som uroar 10.30Kva er elektronisk innkjøp v/Arve Sandvoll frå Difi 10.45Pause 11.00Presentasjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson Mål Gevinst/nytte Framdriftsplan Organisering Roller og ansvar Økonomiske rammer 11.30Gruppearbeid. Kva betyr dette for min kommune? Gevinstplan Organisering

12.00Lunsj Plenumsdiskusjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson Pause 14.10Vedta prosjektplanen Mål Organisering Framdriftsplan 14.25Prosjektvegvisaren til Difi v/Arve Sandvoll frå Difi 14.40Kva skal min kommune gjere i nærasta framtid v/prosjektleiar Katrine Wilson Leverandøranalyse Buyer-setup Takk for nå Kl Etter møtet vil Visma gi ein presentasjon av løysningen for dei som er interessert/ikkje har sett det tidligare

Målet med innføring av eHandel

…. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør

Toppen!? Sjå litt glade ut da!

Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde!

Delmål Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune Lage og innføre nye rutinar for innkjøp Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt – leverandørar vi har rammeavtaler med – leverandørar som allereie er aktivert på eHandel – leverandørar av stor verdi – leverandører vi har mange transaksjoner med På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp

Effektmål / gevinstar Færre og definerte bestillarar Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering Færre feil i fakturaprosessen Større lojalitet mot rammeavtaler Betre planlegging av innkjøp og reduserte innkjøpskostnadar Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med Betre budsjettkontroll Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga)

…forslag til eit konkret mål Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25 Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget Innan 1 år: årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget

Prosjektplan - framdriftsplan

Organisering Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar SFj fk Prosjekteigar SFj fk Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe

Organisering Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar SFj fk Prosjekteigar SFj fk Prosjektleiar kommune Arbeidsgruppe

Roller og ansvar Prosjekteigar – ansvar for avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning finansieringa at styrande dokumenter vert følgd at gevinstar vert realisert

Styregruppa

Styregruppa har ansvar for at… prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar prosjektleiar har kontroll over framdrifta prosjekteigarane tar sitt ansvar

Prosjektleiar skal kommunisere med alle partar rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk anvende leiingsprodukta som skildra av Difi leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i eHandelsplattformen leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) organisere felles opplæring

Prosjektgruppe skal sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar bidra med å samordne opplæring

Prosjektleiar i ein kommune skal gjere nødvendig analysearbeid endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv. systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar (Arbeidsgruppe) faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar relevante arbeidsoppgåver

Felles budsjett Inntekter Tilskot frå Difi til løn til prosjektleiar Overføring frå Innkjøpstenesta SFj Sum inntekter Utgifter Løn prosjektleiar Reise- og møteutgifter prosjektleiar Møtekostnadar skipingsmøte Diverse Sum utgifter Resultat000

Utgifter for ein kommune Investeringsutgifter Kostnadar tilknyting til eHandelsplattformen Visma Enterprise eHandel? Driftsutgifter Årleg abonnementsavgift eHandelsplattformen kr , start 1. sept Årleg avgift integrasjon eHandelsplattformen Årleg lisens Visma? Drifting av Visma? Reise-, møte-, diverseutgifter til prosjektet? SUM utgifter???

Inntekter Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar Søknadsfrist 1. juni

Diskusjon

Kva skal min kommune gjere i næraste framtid?

Leverandøranalyse Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen? Rammeavtaler Rammeavtalar med stor lekkasje Leverandørar med stort ordrevolum Leverandørar med mange fakturaer Leverandørar med mange bestillarar

Kommunen avgjer Felles avgjersle Leverandøraktivering Leverandørar aktivert på eHandels- plattformen SFFI- rammeavtalar Andre rammeavtalar/ leverandørar Ansvar: SFFI- administrator Ansvar: Lokal administrator

Leverandøraktivering Leverandør- analyse Samhandlings- avtale med leverandørar Trigger- dokument til CapGemini CapGemini skriver avtale med leverandør Leverandør vert aktivert

Innkjøpsanalyse SFFI - rammeavtalar Avtalekommunar og ordresum for 2012 Leverandørar allereie på eHandelsplattformen

Buyer-setup Treng Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos CapGemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) Namn på administrator Namn på teknisk kontaktperson IP-adresser Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen

…andre ting Må være i Elma-registeret Innkjøpsroller i Visma osv

Prosjekt kodeknekk-hindringer???

….da kan vi byrje!!!

EHandel sprer om seg!