Systemutvikling - noen praktiske erfaringer og betraktninger Øystein Amland HiB 31.03.04

Tema Innledning IT-systemer - systemutvikling min bakgrunn, litt IT-historie IT-systemer - systemutvikling Virksomhetsprosesser - IT-systemer : noen sammenhenger, betydning for valg : kjøpe eller utvikle applikasjon ? Formula Prosjektstyring erfaringer fra et utviklingsprosjekt DashBoard Portal Server : eksempel på en standard, Web-basert intranettløsning

Innledning

Innledning Utdanning Jobberfaring Litt IT-historie siv.ing (NTH/NTNU) Høyere avd. eksamen NHH, bedriftsøkonomisk analyse Jobberfaring systemutvikling adm.systemer (10 år) konsulent/bedriftsrådgiver (10 år) salg og implementering av Internett-/Web baserte løsninger (2 år) nå : selvstendig konsulent, timelærer ved HiB, AI roller i forhold til IT-systemer : bruker - utvikler - selger - implementatør - konsulent/kjøper Litt IT-historie NTH slutten av 70-tallet, hullkort, programutskrift, Univac; SSB, lunsjpakken mistet hullkortstabelen; ND, harddisk - egen frittstående enhet, 10 MB, 20x20 cm da PC'en kom til verden. Når ? 1983 ! Slepbar .. og så kom Internett ....

IT-systemer - en inndeling

IT-systemer - ulike typer Systemtyper - en mulig inndeling administrative systemer (eksempler tavle) kontorstøtte systemer (eksempler tavle) bransjerettede spesialsystemer. Mange ! (eksempler tavle) f.eks. : energiverk - NIS, telenett - NIS (eksempel: valg av NIS) Standardsystemer - egenutviklede/spesialsystemer Standardsys., (standard)pakker : "standardisert" i den forstand at ulike typer virksomheter i mange bransjer kan nyttiggjøre seg systemet som det er (i praksis : ALLTID tilpasninger for litt større virksomheter) Spesialutviklet system for én bestemt virksomhet og ett spesielt formål større/avanserte applikasjoner : større virksomheter mindre spesialsystemer, f.eks. verktøy som Lotus Notes/Domino, MS Access, Visual Basic

Virksomhetsprosesser

"Prosesser" Virksomhetsprosesser/forretningsprosesser/arbeidsprosesser alternative betegnelser : (virksomhets)funksjoner, aktiviteter prosesstankegangen innebærer at de enkelte funksjonsområdene i en bedrift sees i sammenheng med flyt av informasjon (og varer) gjennom og mellom de enkelte områdene Eksempel tavle : Innkjøps- og regnskapsprosessene Kjerneprosesser : hva skal virksomheten drive med / leve av ? Støtteprosesser : understøtter kjernevirksomheten Avhenger av bransje ! Eksempel bank: Se virksomhetsmodell neste side

s

Prosesser forts. Eksempler støtteprosesser : Økonomi, regnskap, personal, lønn, IT,.. Stor grad av felles behov for ulike sektorer og bransjer Eksempel tavle : Innkjøp - inngående fakturaer, eks. standardsystemet eFlow Formål med IT-systemer : verktøy for å understøtte arbeidsprosessene Eksempel innkjøps- og regnskapsprosessene : se neste foil BPR = ?

Innkjøps- og regnskapsprosesser vha. ERP-system og Web Godkjenn rekvisisjon Internett Registrer bestilling XML Registrer rekvisisjon Leverandør Betaling Internett XML Hovedbok levert= bestilt Motta ordre- bekreftelse Bokføring Registrer faktura. Autom. fakt. kontroll Varemottak Godkjenn faktura avvik

Kjøpe eller utvikle selv ?

Kjøpe eller utvikle selv ? Behov for system er identifisert : kjøpe eller utvikle systemet selv ? støtteprosesser : Et stort utvalg av standardpakker finnes kjerneprosesser : Stadig flere pakker og mer funksjonalitet tilbys. Selv store virksomheter velger i større og større grad standardpakker når det gjelder administrative løsninger (f.eks. Telenor - NIS) MEN : Tilpasninger alltid påkrevd for litt større virksomheter (Eksempler på standardpakker) Spesialapplikasjoner : stadig mye egenutvikling Anbefaling (?) "vi er så spesielle" faktum : eksisterende standardpakker er vanligvis bygget opp på en strukturert måte og basert på velfungerende arbeidsprosesser sett i sammenheng ressurskrevende, kostbart og risikofylt med egenutvikling dvs. : gode argumenter bør finnes for å satse på egenutvikling

Eksempel på systemutviklingsprosjekt : Formula Prosjektstyring - et standardsystem Erfaringer og anbefalinger

Før prosjektstart Noen sentrale spørsmål før et systemutviklingsprosjekt initieres (forutsetter at et programvarehus står bak ) : Hva er formålet med systemet ? standardsystem eller spesialsystem på oppdrag for en gitt bedrift ? Hvis standardsystem hvem er konkurrentene ? Finnes tilsvarende løsninger ? hva er markedet (hvem er kundene) ? Hvis spesialsystem er det aktuelt å standardisere mhp. å kommersialisere produkt ? Levetid ? Arkitektur og teknologi grensesnitt mot andre systemer brukergrensesnitt ! basis programvare, utviklingsverktøy

Formula Prosjektstyring (Formula PS) Standard prosjektstyringssystem rettet mot både offshore industri og landbaserte virksomheter / prosjektorganisasjoner Verktøy for planlegging og oppfølging av (større) prosjekter Utviklet av Formula OpenSoft (opprinnelig et utviklingsmiljø fra Computas og Norsk Data, senere en del av Merkantildata / Ementor) med bistand bl.a. fra NPC, Terramar Prosjektledelse og Chr. Michelsens Institutt. Utviklingsprosjekt : ca. 16.000 timer, 8-10 utviklere, 1 1/2 år moduloppbygget, funksjoner for prosjektplanlegging og -oppfølging med bl.a. prosjektstruktur, periodisering, ressursstyring, nettverksplanlegging og grafikk 50-60 funksjoner, 60 tabeller i databasen

Før prosjektet startes Skal systemet utvikles ? formål, behov, marked ? Er tilsvarende system allerede tilgjengelig ? Hvis standardsystem, er det tilstrekkelig kommersielt grunnlag ? Formula : Mangelfullt forarbeid for å verifisere markesmessige muligheter Undervurdering av kostnader knyttet til kommersialisering Anbefalinger : Undersøk om det finnes systemer på markedet Vær trygg på at det er økonomisk og kost-nytte messig grunnlag for å utvikle systemet

Brukermedvirkning "den som har skoen på .... Brukerne kjenner best funksjonelle behov, ønsket brukergrensesnitt og prioriteringer Formula : For liten involvering av potensielle fremtidige kunder/brukere Konsekvenser : behov for ut-data siden for lite vektlagt (rapportering, spørringer, enkel grafikk, analyser,...) Viktigheten av enkelt og tiltalende brukergrensesnitt for lite fokusert Anbefalinger : identifisér viktige brukergrupper trekk brukerne med i prosjektet fra starten ! Brukerbehov, kravspesifikasjon. La brukerne få teste ut prototyper av moduler underveis (jfr. iterativ utvikling)

Dokumentasjon Brukerdokumentasjon - ja med fokus på lett tilgjengelig on-line hjelp ... men viktigere med intuitivt brukergrensesnitt Systemdokumentasjon - oversiktlig, vise struktur og sammenhenger arkitektur - datamodell - database - programkode - grensesnitt; teknologi/utviklingsverktøy Formula : For høy prioritering av brukerhåndbok på bekostning av intuitivt bruker-grensesnitt og on-line hjelpedokumentasjon Anbefalinger : legg til grunn faktisk brukeratferd ved utforming av brukerdokumentasjon vedr. systemdokumentasjon tenk produktforvaltning : dvs. drift, feilrettinger, videreutvikling, tilpasninger, .. helt fra starten ved utforming og utarbeidelse av system dok. tenk versjonshåndtering

Databasens betydning Databasen er hjertet i de fleste databasebaserte applikasjoner dataelementer og datastruktur har en mer statisk natur enn funksjonelle behov en velstrukturert datamodell og databaseskjema gir et godt grunnlag for koding og senere forvaltning av applikasjonen Formula : Svært godt utarbeidet og solid datamodell gav trolig både ressurs- og tidsmessige besparelser ved programmeringen og bidro til en robust løsning Anbefalinger : Prioriter datamodellering i designfasen, om nødvendig på bekostning av funksjonalitet

Implementering Implementering (innføre og ta i bruk løsningen i en virksomhet) kan betraktes som siste hovedfase i et utviklingsprosjekt beskrive/utforme anvendelsen for den aktuelle situasjon, installere, lære opp, teste, drifte Formula : 2 - 3 pilotkunder kunne vært håndtert mer profesjonelt Anbefalinger : Velg riktig implementeringsstrategi Pilottesting er nødvendig ! Varsle pilotbrukerne for å dempe forventninger Andre forhold enn de systemmessige og teknologiske er mest viktig : Endringsledelse, prosjektledelse/prosjektstyring !

Prosjektstyring - noen anbefalinger

Prosjektstyring Planleggingsfase - gjennomføringsfase Planlegging viktig ! (figur tavle) Utvikling av Formula Prosjektstyring paradoks vi ville hatt stor nytte av systemet ifm. systemutviklingen ! Utfordringer : håndtere usikkerhet/risiko (figur tavle) unngå overskridelser, forsinkelser Formula Prosjektgruppen lærte mye prosjektstyring underveis. Prosjektet ble ferdig til planlagt tid og innenfor avsatt kostnadsramme, men med noe redusert ambisjonsnivå for funksjonalitet. Estimering av omfang/arbeidstimer : inndeling av funksjoner i 3 kategorier : Tung, middels, lett.

Prosjektstyring forts. Anbefalinger planleggingsfasen : Strukturér prosjekt : delprosjekt-aktiviteter-leveranser Avklar ansvar og roller Estimér ikke på for deltaljert nivå Avklar tids- og kostnadsrammer Anbefalinger gjennomføringsfase : Revurder estimater løpende Fokusér på leveranser ! I prosjektoppfølging : fokusér på avvik fra plan og tiltak Fremdrift : "Hva gjenstår ?" (estimat for gjenstående arbeid) og ikke "Hvor stor del er ferdig" Redusér omfang (funksjonalitet) fremfor å gå på akkord med kvalitet ! Testing : Viktig ! (Jfr. Carsten pres.)

Systemutviklingsmetodikk

METODIKK Planlegging Målsetting Kartlegging Installasjon, testing, opplæring Utforming av løsninger Overlevering, forvaltning Systembygging Prosessforbedringer Systemer og IT Opplæring Kost-nytte analyser Kost-nytte analyser Prosjektledelse og prosjektadministrasjon, endringsledelse Dokumentasjon Kontrakts- dokumenter Prosj.hånbok Kravspek. Løsnings- beskrivelse Brukerdokum. Systemdokum. Testdokum. Drifts- og forvalt-nings dokum. Modifikasjons- forslag Godkjennelses- dokument Vedlikeholds- og supportavtale

Systemutvikling i Bergen

Programvarehus/systemutvikling i Bergen CSC - Computer Systems Corporation OCS - Onsoft Computer Systems Hands SU Soft Delfi Data Cap (Gemini Ernst & Young) Ementor BDC Ulriken Consulting Utviklingsmiljøer i større virksomheter Statoil, Hydro, Telenor, DnB NOR Bergen kommune, Haukeland sykehus + mange mindre miljøer