VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 1 NESO BASSKOLE Arbeidsledelse Samling 4 klasse 19, Tromsø 20. – 23. januar 2015 Hanne Winther og Magne Beddari, VINN

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 2 Hvordan gi tilbakemelding til sine medarbeidere på godt og vondt?  I enkelte tilfeller opplever man medarbeidere som har en uakseptabel oppførsel der de ikke følger opp det man er blitt enige om i forhold til ”spilleregler”, Dette kan komme til utrykk gjennom humør, utbrudd, språk, trakassering osv.  Eller at medarbeideren trenger korrektiver/støtte til spesifikke arbeidsoppgaver.  Eller at vi belønner/forsterker ved å gi ros for å understreke en ønsket adferd. Hvordan skal vi håndtere dette?  Hva er gode råd her? Hvordan vil dere ta en slik samtale? -Hvis det er en uventet kommentar, spør om det er noe i veien -Uansett, spør hva bakgrunnen for kommentaren er -Forklar at du ikke ønsker slike kommentarer fordi de er med å svekke arbeidsmiljøet og samarbeidsreglene

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 3 Kjennetegn ved god tilbakemelding  Tilbakemelding forutsetter at lederen kjenner medarbeideren sin i forhold til samarbeid med andre medarbeidere, og til hvordan hun eller han utfører arbeidsoppgavene sine.  Lederen bør også kjenne krav som stilles til produktet, til arbeidsutførelsen, og til resultatene.

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 4 Kjennetegn ved god tilbakemelding  ”Gemba walk” – Det er viktig at du som leder er tilstede der produksjonen foregår.  Observasjon – Det er gjennom å observere hva som skjer i fabrikken at du får mulighet til å rose, støtte og korrigere adferd.  Beslutning om å gi tilbakemelding Det er lett å gi rosende tilbakemelding ofte, men den må være konkret. En medarbeider gjør ikke som han skal Eks: sikkerhetsutstyr – gis tilbakemelding straks

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 5 Gjennomføring av tilbakemelding  Spør slik at medarbeideren i størst mulig grad får tenke selv. Eks1: ”Hvordan går det med produksjonen denne uken?” ”Unngå å si ”produksjonen denne uken er ikke som forventet” Eks2: ”Hvilke krav ble vi enige om å innfri denne uken?” Unngå å si ”kvaliteten i produksjonen er ikke god nok i forhold til gjeldene krav” Inviter medarbeideren til å komme med forslag til hva som skal gjøres for å få til endring.

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 6 Hvordan gi tilbakemelding på en effektiv måte  Tilbakemeldingen må være rettet mot adferden, altså til hva medarbeideren gjør. Det er viktig at tilbakemelding gis tett opp til adferd/hendelse (både tid og sted). - at den ikke kommer for sent, blir upresis, tilbakeskuende, dømmende eller oppleves som urettferdige eller lite legitim.  Husk at tilbakemelding må kobles tett til kunnskaper og ferdigheter og ikke til evner og trekk ved personen eks negativt: ”husk at selv om du ikke er en utadvendt type så må du snakke med de på arbeidslaget!” ”Ser ikke ut som om du evner å lese tegningene, skulle jo forvente at du klarer det!” eks positivt: ”Flere av våre kunder gir oss tilbakemelding på at du er hyggelig og profesjonell i samarbeid med kundene”

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 7 Hvordan gi tilbakemelding på en effektiv måte  Korrigerende tilbakemeldinger må følges av spesifikke måter medarbeideren kan utvikle sine kunnskaper og ferdigheter på. Det betyr at effektive tilbakemeldinger er rettet mot fremtidig utvikling av prestasjoner og at de ikke er tilbakeskuende.  Tenk motivasjon for å endre adferd – eks: Hei, nå registerte jeg at du ”bjeffet” til kollegaen din i stedet for å gi et ordentlig svar. Husk at vi ble enige om at vi skulle utvikle en god tone her hos oss. Det er viktig at du tar ansvar og tar dette på alvor. Jeg er sikker på at du kan være med på å påvirke dette i en positiv retning.  Motsatt – eks: Nå har NOEN sagt at du er ufin i kjeften igjen, hvor mange ganger skal jeg si at det der skal vi ikke ha noe av her hos oss!!  Tilbakemeldingene må komme fra en troverdig kilde og oppleves som presise, riktige og rettferdige. (Ikke henvise til rykter, antakelser, hva andre har sagt osv.)

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 8 Kjennetegn ved god tilbakemelding  Adferd eller feil oppgaveløsning som vedvarer over tid krever mer forberedelse - avtale møte med den det gjelder - forberede deg til samtalen Få fram konkret (hendelse, resultat eller væremåte) som er grunnlag for tilbakemeldingen Krav og forventninger til utførelse og resultater, er kravene kjent osv. Kompetanse Bli enige om årsaksforhold Bli enige om tiltak

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 9 Tre regler for klar tale  Legg ikke frem konklusjonene dine som sannheten (uforsonlighet, avstand og krangel)  Hvor kommer konklusjonene fra (hva ligger under konklusjonene dine, del med motparten hvilken informasjon du har og på hvilket grunnlag du har gjort deg opp en mening eller et synspunkt )  Ikke overdriv med ordne ”aldri” og ”alltid” (antyder at forandring kan bli vanskelig eller umulig)

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 10 Gjør problemet tydelig  Ved å omforme (oversette) negative utrykk vil du kunne få en annen retning i samtalen (styre samtalen)  Eks1: ”Nå har du avbrutt meg tre ganger, jeg vet ikke om du er klar over det, men jeg blir veldig frustrert. Mulig det ikke er noe jeg helt forstår, men da må du fortelle meg det. Etterpå vil jeg gjerne få fullføre det jeg har å si” Eks2: Når jeg spør om du blir såret så svarer du nei, selvsagt ikke! Men du fortsetter å oppføre deg slik folk gjør når de er såret eller sinte. Du må fortelle meg hva som irriterer deg ellers kommer vi ingen vei”

VERDISKAPING I NORSK NÆRINGSLIV 11 Aktiv Lytting