Forventninger til økonomen Økonomenes hovedoppgave er å ha kontroll med gruppeøkonomien (intern kontroll) Tidlig identifisere avvik i forhold til budsjett. Sammen med styret tidlig foreslå tiltak for å forhindre uheldig utvikling

Regnskapsaktiviteter Fortløpende utfylling av bilagsskjema Underskrifter med datering. Utbetalinger til økonom kontrasigneres av styrets leder Bilagsskjema: Angivelse av gruppenr., gruppenavn,bilagsdato,periode, prosjekt, kontonummer, beløp. Kontroller totalt debet/kredit Refusjonsskjema: hvert refusjonsskjema må ha navn, adresse og bankkontonummer og signatur av mottaker pluss en i styret Lønnsutbetalinger: Signerte bilag ved hver utbetaling. Det må foreligge arbeidsavtale og skattekort. Ingen lønnsutbetalinger uten skattekort Inngående fakturaer, kvitteringer etc må vedlegges alle bilagsskjema Utgående fakturagrunnlag sendes OSI snarest som fakturerer kunden og følger opp inntil betaling er mottatt Bilag inkl lønnsbilag leveres minst 10 dager før forfall. Forskuddsbetalinger forutsetter mottatt mail om leverandør og beløp

Informasjon Oppdatert informasjon til OSI (regnskap) om styremøter og årsmøter ved begynnelsen av hvert semester Regnskapsmessige problemstillinger – kontakt OSI før aktiviteten begynner (eks. originalbilag) Benytt mail Behov for opplæring – avtal tid Informer straks OSI hvis uheldig utvikling i forhold til budsjett Budsjettmøter med OSI etter behov

Problemstillinger Dommerkvitteringer Avsetninger for påløpne kostnader. Hva med påløpne inntekter? Originalbilag Kontering bankkonto (bankkvittering hvis kontert bank) Utlegg av studenter som refunderes av OSI Forskuddsbetalinger Egenkapital

Årsoppgjør 2006(halvårsoppgjør 2007) Alle bilag mottatt senest 31.12.06 (15.06.07) Bekreftet kasseopptelling. Gjelder alle grupper som har kasse 31.12.06 (15.06.07) Opptelling av utstyrsliste 31.12.06 (15.06.07) Opptelling av varelager 31.12.06 (15.06.07) Oversikt over påløpne kostnader hvor faktura ikke er mottatt pr. 31.12.06 (15.06.07)

Budsjett Økonomiske forventninger for en gitt fremtidig perioden Alle tallstørrelser skal knyttes opp mot gitte budsjettforutsetninger. Disse defineres av gruppen. Setter rammene for drift av gruppen Er sammen med regnskapet et styringsverktøy for ledelsen i gruppen og OSI sentralt For å lette oppfølgingen mot regnskapet bør det være så detaljert som mulig Inkluderer plan for nedbetaling av gjeld til OSI dvs negativ egenkapital

Hvordan lage budsjett for 2007 Ta utgangspunkt i aktivitetsplanen for kommende år Sett opp budsjettforutsetninger på kontonivå i et word dokument. Beregn budsjettpostene basert på budsjettforutsetningene Først inntekter, så utgifter Så detaljert som mulig Alle innteker og utgifter skal med Vær realistisk og ta høyde for uventede hendelser Bruk tidligere års budsjett og regnskap som grunnlag for utarbeidelse av budsjettet Overfør budsjettet til budsjettrapporten (regneark) som sendes OSI sentralt

Budsjettforutsetninger Budsjettet skal baseres på aktiviteten i gruppen -Idrettslig, sosiale og andre aktiviteter som gruppens medlemmer deltar på. Hver aktivitet knyttes til det semester når aktiviteten foregår. Budsjettet skal i utgangspunktet gå i null dvs balanse inkl tidligere års underskudd

Budsjettering i Mamut Basert på innleggese av utarbeidet årlig budsjett på kontonivå Budsjettmodulen er et excel dokument Definer konto, avdeling (gruppe), prosjekt og legg inn årsbudsjettet Fullt integrert med regnskapsmodulen i Mamut Tilgjendelig for alle gjennom UIO`s terminalserver

Sikkerhet / påloggings prosedyre Brukernavn og passord til gruppeøkonom gis ut av OSI sentralt

Legge inn budsjett Start applikasjonen ved å gå inn på terminalserveren Legg inn brukernavn og passord Velg Budsjett i Mamut Bruk hovedbudsjettet Legg inn årsbudsjettet 2006 på riktig gruppe. Husk å lagre fortløpende