Asbjørnsens økonomikurs

Presentasjon om: "Asbjørnsens økonomikurs"— Utskrift av presentasjonen:

1 Asbjørnsens økonomikurs
Hvorfor ha god kontroll? Jo, da får man tynet mer glede ut av hver krone, (og det gjør jobben deres lettere.) 1 forening med 1 felles bankkonto!!!

2 Økonomirutiner i Juristforeningen
Regnskap Fylle ut og levere refusjonsskjema Få tilsendt faktura Bruke iZettle fakturering Deltager.no Budsjettering Spareavtaler

3 3 ting dere skal ha Ett regnskap En bilagsperm En hylle på JF-kontoret
Husk: Retningslinjer, retningslinjer, retningslinjer (mitt uib)

4 Regnskap Overlevert fra forrige økonomiansvarlig
Føres i hele kalenderår Alle poster i regnskapet skal ha et bilag Skal føres løpende. Budsjettrammene skal ikke overskrides Alt som føres i regnskapet skal ha et bilag Slik ser et regnskap ut:

5

6

7 Føre regnskap – undergruppenes plikter
Alle undergrupper plikter å føre sitt eget regnskap(minst 1 gang i måneden) Regnskapet skal føres i regnskapsmalene fra JF, du finner de på miside. Oppdater dette med årets budsjett Alt som føres i regnskapet skal ha et bilag i undergruppens bilagsperm.

8 Hvordan føre undergruppens regnskap? 1. Finn bilagene
Alle bilagene som skal føres inn i regnskapet finner du i hylla til undergruppen din. Refusjonsskjemaer med kvittering Tilsendte fakturaer (legges i undergruppens hylle av økonomigruppen) Kvittering for bruk av JF-kort Avstemmingsrapporter fra iZettle Innkommende betalinger fra eventuelle sponsorer (eks. Mva) Andre innkommende betalinger (f.eks. medlemskontigenter)

9 Hvordan føre undergruppens regnskap. 2
Hvordan føre undergruppens regnskap? 2. Før bilagene inn i regnskapsmalen Dato for betalingen Beskrivelse av hva betalingen gjelder Hvem det er betalt til Hvem som har betalt Beløp på betalingen Budsjettpost

10 Hvordan føre undergruppens regnskap. 2
Hvordan føre undergruppens regnskap? 2. Før bilagene inn i regnskapsmalen forts. Særlig om budsjettpost Budsjettpostene står oppført nederst i regnskapsmalen. Når du fører på budsjettpost er det viktig at den skrives nøyaktig likt som den står nederst i malen. Da vil regnearket automatisk legge bilaget inn i regnestykket som sier hvor mye penger som er brukt på hver post.

11 Hvordan føre undergruppens regnskap? 3. Legg bilagene i bilagspermen
Alle undergrupper har sin egen bilagsperm. Spør tidligere økonomiansvarlig i undergruppen dersom du ikke vet hvor den er. Alle bilag som er ført inn i regnskapsmalen skal påføres det samme bilagsnummeret det har fått i regnskapsmalen. Dette står helt til høyre der det er ført inn. Når det er påført bilagsnummer, legges bilaget inn i permen. Bilagene skal ligge i rekkefølge, slik at det med høyest bilagsnummer ligger øverst.

12 Moms Før utgiften dere har hatt inkl. Mva Ved sponsing skal beløpet uten mva føres i regnskapet. Eks sponset eks mva/ inkl. Mva da skal det føres en inntekt på i regnskapet. Be Markedsansvarlig avtale eks mva

13 Hva er et bilag? Det er et dokument hvor innholdet i transaksjonen fremkommer. Typisk: Refusjonssjema faktura Salgsraport fra izettle Medlemskontingenter kvitteringer

14 Fylle ut refusjonsskjema
Hva skal med? Fullt navn på den som skal ha refusjon Adresse Kontonummer Undergruppen det er lagt ut for Info om hva det er lagt ut for Totalsum Underskrift fra undergruppens økonomiansvarlig Ta opp refusjonsskjema!

15

16 Levere refusjonsskjema
Hva skal leveres? 3 KOPIER!!! En original og en kopi av BÅDE refusjonsskjema og alle kvitteringer stiftes sammen, og legges i hyllen«Innlevering Refusjonsskjema» En kopi av refusjonsskjema og kvitteringer skal brukes som bilag OBS: Det blir ikke refundert uten kvittering. Bankutskrift holder ikke som kvittering! Husk – viktig å levere – mange undergrupper, kan ikke gå og lete gjennom alle permer og hyller.

17 Bruke av iZettle Les retningslinjer for Izettle før bruk!!!
Første gang du bruker Izettle? Kontakt infoansvarlig Bruk undergruppens epost og brukernavn til innlogging Dere får tilsendt bilag på epost Ikke lag egne kontoer Ta opp retningslinjer for izettle

18 Få tilsendt faktura Fakturaer skal være merket med
Juristforeningen v/[Undergruppe], Juristforeningen v/[Undergruppe], c/o Økonomihuset Bergen, Conrad Mohrs veg 11, 5068 Bergen Fakturaen MÅ merkes med JURISTFORENINGEN og riktig fakturaadresse. Få fakturaen tilsendt til deres undergruppeepost før dere videresender den til Når får et bilag I hyllen deres, da er fakturaen registrert

19 Få tilsendt faktura Har ikke den som skal sende faktura anledning til å sende den på e-post, kan den sendes pr post til fakturaadressen Juristforeningen v/[Undergruppe], c/o Økonomihuset Bergen, Conrad Mohrs veg 11, 5068 Bergen Får dere en faktura et annet sted, skann den og send inn på vanlig måte.

20 Sende faktura til sponsor ol.
For å sende faktura sendes følgende informasjon til Navn på betaler (den som skal ha regningen) Org.nr Fakturaadresse (NB! Spør betaler eksplisitt om denne) Kontaktperson hos betaler Mailadresse dersom faktura kan sendes på mail (foretrekkes) Beløp (med og uten moms) Tekst som skal stå på fakturaen (f.eks. vise til avtalen) Epost fakturaen skal sendes til

21 Det skal se slik ut: Navn på betaler: Simonsen Vogt Wiig Org.nr til betaler: Fakturaadresse: Christiensgate 3 A Postboks 1213 Sentrum 5811 Bergen Kontaktperson (i firmaet): Eivind Eliassen Beløp: Netto ,- Inkl. MVA ,- Viser til avtale med Eivind Eliassen om fakturering av sponsormidler for høstsemesteret Juridisk Finansklubb Sendes på epost til:

22 medlemskontigenter Gjelder medlemmer som skal betale avgift til undergruppen, f.eks. i forbindelse med seriespill o.l. Brukernavn: Passord: tirsdag Frist for å betale medlemsavgift i høst er 15. oktober

23 medlemskontigenter forts
På deltager.no melder dere på undergruppens medlemmer til et arrangement som dere sender en link til. Ved å gå inn på linken kommer man direkte til betaling med bankID. Det er undergruppenes eget ansvar å sørge for at medlemskontingentene blir innbetalt. Det er altså undergruppene som skal purre på sine egne medlemmer. Når den utsendte fakturaen er betalt må undergruppen selv skrive ut bilag til sitt regnskap

24 Bruk av JF-bankkort JF har et Bankkort som det står ca 25 000 kr på.
Trenger dere mer må dere si ifra i god tid, til Økonomiansvarlig – overføringer i bedriftsnettbanken kan ta noe tid Kortet skal ligge i safen når det ikke er i bruk – det er derfor viktig å ta kontakt med økonomiansvarlig i god tid så dere får planlagt overlevering. Alle må skrive under på skjema for lån av JF-kort Dere blir ansvarlige for uforstand i tjenesten

25 Jf-bankkort Fyll ut skjema for bruk av bankkort
3 eksemplarer av skjemaet og 3 eksemplarer av kvitteringene. Behold 1 bilag selv 2 bilag i korthyllen (under refusjonshyllen) Originalkviteringene + et eksemplar.

26 Budsjettforhandlinger
Vil skje ca. en måned før Generalforsamlingen Blir en gang i oktober Til forhandlingene må alle sende inn et detaljert forslag med omfattende beskrivelse og begrunnelse for alle poster Ikke send inn urealistiske budsjetter Vil bli vurdert av FS/AU Mal ligger på Mitt uib:

27

28 Budsjettering Finn budsjettmal i fillageret
Finn generalforsamlingsreferat for vår 2017 Finn regnskapet for din undergruppe og fyll inn postene, samt tallene i kolonnen ”regnskap i fjor” Finn budsjettdokument på mitt uib Finn budsjett for din undergruppe og fyll inn poster, og tall i kolonnen ”budsjett inneværende år”. Sett opp evt. nye poster dere vil ha og tall for neste år i kolonnen ”budsjett neste år” Se over at alle formler stemmer og budsjettet er riktig utregne Bytt ark til ”utfyllende info”, og skriv god info om beregning av alle poster her.

29

30 Høring av budsjettendringsforslag
Det tilligger som utgangspunkt Generalforsamling å fastsette Undergruppenes og Foreningsstyrets budsjettrammer. Foreningens budsjetter kan endres mellom Generalforsamling når: a Det gjelder en disposisjon under kr Denne endringen kan vedtas av Stor- FS. b Det gjelder en disposisjon under kr Denne endringen kan vedtas av FS c Det gjelder en disposisjon på under kr , på en undergruppes budsjett, hvor resultatet ikke endres med mer enn kr Denne endringen kan fattes av økonomiansvarlig i Foreningsstyret. Økonomiansvarlig skal orientere Foreningsstyret når endringer fattes etter bokstav c d Det gjelder en endring av budsjett som ikke medfører endret resultat for undergruppen, endringen kan likevel ikke overstige 500. Denne endringen kan fattes av økonomiansvarlig i undergruppen. Foreningsstyret kan vedta at poster ikke kan endres etter bokstav d

31 Søknad om budsjettendring til FS
Søknaden skal inneholde 3 ting: Begrunnelse for endring Hele budsjett før søknad Hele budsjettet etter søknad eksempel til etterfølgelse:

32

33

34 Sjekk hyllene deres Alle undergrupper har en egen hylle på JF- kontoret. Det er økonomiansvarligs ansvar å sjekke hyllen, gi beskjed til de andre i undergruppen om det er post til dem.

35 Spareavtaler Spareavtalen er gitt under forutsetning at regnskapet føres på god måte. Bruk av sparepenger krever vedtak av FS. Spareavtalene ligger på mitt uib, les dem

36 Avtaler om støtte Er det økonomiske spørsmål kontakt Økonomiansvarlig
Er det spørsmål om avtalen er i tråd med foreningens avtaler, kontakt markedsansvarlig. Husk å lese retningslinjene for støtte nøye Mange krever f.eks kopi av fakturaer, da er det viktig at dere får fakturaer og sender inn disse innen fristen

37 Nærmere informasjon Under Økonomi på Juristforeningens sider på Mitt uib ligger Denne presentasjonen En beskrivelse av økonomirutiner Retningslinjer for izettle. Retningslinjer for Deltager.no Retningslinjer for bruk av JF-kort

38 Ellers Noen spørsmål? Kontaktinfo Generelle spørsmål:
Haster det:

39 Vi tar når turen opp på JF-kontoret!
Takk for oppmerksomheten Vi tar når turen opp på JF-kontoret!