Arkivlederseminar - 2014 Samarbeid og sikringsdepot IKA Kongsberg, onsdag 19. november 2014 Tor Eivind Johansen, daglig leder KDRS

Et nasjonalt kommunalt arkivsamarbeid Fylkes-kommune Kommune Interkommunal arkivinstitusjon Interkommunalarkivinstitusjon Fylkeskommunal

Dagens medlemmer pr. 1. januar 2014 Et samvirkeforetak som eies av medlemmene Alle kommunearkivinstitusjoner kan bli medlemmer Pr. 1. juli 2013 Ni medlemmer – men ønsker flere 60% av landets kommuner og fylkeskommuner er med i KDRS via det interkommunale og fylkeskommunale arkivsamarbeidet

Kommunedekning Pr. 1. januar 2014 Er 60% av landets kommuner og fylkeskommuner med i KDRS via det interkommunale og fylkeskommunale arkivsamarbeidet. Vi forventer at det vil kommer flere medlemmer med i samarbeidet i løpet av de neste årene.

Og vi vokser Fra 1. januar 2015 IKA Vest-Agder Fra 1. januar blir det 63% av kommunene som kan benytte KDRS gjennom eierskap i et arkivsamarbeid!

Lokalisering Trondheim Alta Oslo Flyttet inn i lokaler på DORA i Trondheim i januar 2011, samlokalisert med statsarkivet, IKA Trøndelag, Trondheim Byarkiv m.f. Oslo

Hovedmålsetning KDRS skal bistå kommunearkivinstitusjoner (KAI) med å yte en nasjonal samordnet tjeneste som ivaretar de faglige kravene til langtidslagring av digital informasjon skapt i kommuner og fylkeskommuner KDRS ønsker at alle digitale arkiv depot skal ha en samordnet tjeneste som sikrer at nødvendige krav blir ivaretatt og at bevaring av digitalt materiale håndteres på en forsvarlig måte. KDRS ønsker også at alle våre medlemmer møter alle sine eiere med en omforent tjeneste.

Et arkivdokument er et produkt av sin tid. Noe å tenke på…. «Jeg Sagbiørn Nielsen paa Backe, kiendis och witterlig giør for alle medt thette mitt opnne breff at ieg mett min hustru Gury aluordsdater och mett beggis voris slect och venners wilje raad och samticke, bevilgitt enn endelliig contract och forligelse møtt medt Aslach Olsenn for min sønns salig Sigurd Sagbiørnsens afftag huis siell gud haffue, som hand vforsiunett vordt ad skade for, thahaffuer ieg for dannemends bøn skyld same sag lad offuertage och meg er tiilsagd enn manns bod som skal odgiffuis i tho og tredue gode daller, som ieg haffuer goduilligenn ladett meg medt at nøye, huilcke forne xxxij daller hand meg nu fornøgitt och betalt haffuer, Thy giffuer ieg hannem och alle hans arffuinge quitt frij ledig och løs for forne afftag, for meg och alle mine arffuinge och epther komendes vorde, ad schall epther denne dag vere enn død och afftallenn sag for fød och wfød och alle therom som ther paa kund tale med Rett, Ad saa wrøggeligtt holdis schall som nu for.uitt staar, trøcke ieg med vilge och vedskap min signett neden thette mitt opne breff och hiertligen tilbeder ieg Orm Amundsen paa Biøry Haluor Simmensen paa Førlandt, Torger Grepsen Saxbiørn Suendsen och Arnne Torkyldsen med mig ville besegle Actum Sucke then 17. Aprillis:anno 1577.» Det var en gang – år 1577! Et arkivdokument er et produkt av sin tid.

Dette gjelder også digitalt skapte arkiver. …før og nå 010001101010010111000110111010011101110001110111010001110111110100 10100011010000101001011110101111100101000101101001110110101010010 00010100000011100000000111010010001000111000101010000111100110100 1101010001010010011010101001000101000111100011010010100101001010 Hvordan tolkes samfunnsinformasjonen fra 2014 i år 2451? Dette gjelder også digitalt skapte arkiver.

Digitaliseringsstrategi Flere år med digitaliserings strategier i offentlig sektor medfører en betydelig økning av digitalt skapte arkiver som skal sikres og tas vare på for ettertiden Effektivisering av saksbehandlingen Effektivisering av kommunikasjon med borgerne Automatisering av regelstyrte prosesser Innsyn i saker en borger er part i – reduksjon av henvendelser Selvbetjeningsløsninger Effektive kommunale administrasjoner IKT løsningene må ses i sammenheng med arbeidsprosessene og organisering

Krav til digitale dokumenter BEGREP Integritetssikret Sikre at ingen har tuklet med dokumentet Autentisk At dokumentet er det det utgir seg for å være Dette vil også gjelde for langtidsbevaring av digitale dokumenter Autentisk : Her er det saksbehandlingsprosessen og metadata oppstått i prosessen som sikrer dette Integritetssikring: Her kan det være sjekksummer etc. som lagres, samt gode logger ved endring av data.

Integritetssikring BEGREP Sikre at «innholdet» i den digitale informasjonen er bevart uendret Dokumentasjonen skal kunne benyttes som juridisk dokumentasjon i lang tid Sporbarhet er helt nødvendig for å opprettholde integriteten

Autentisk informasjon BEGREP At informasjon og dens opphav og brukssammenheng er hva den utgir seg for å være Innbefatter også kravet til opprettholdt integritet for digital informasjon Eksempel: Digital dokumentasjon avises som bevis i rettsaker på grunn av troverdighet til beviset, jfr. O. J. Simpson rettsaken

Utfordringen! Krever datautstyr og programvare for å kunne gjenskape innholdet Krever dokumentasjon for å kunne tolke innholdet Krever standardisering for å kunne vises over en lang tidsepoke Informasjonen må sikres mot endring og ødeleggelse over tid Informasjonen må migreres til nye formater og utstyr

Hvor er din kommune?

Rettighets dokumentasjon Er din kommune sikker på at den kan framlegge digitalt skapt og juridisk holdbar dokumentasjon i en rettssak om 40 – 60 år fram i tid? Hvilke tiltak gjøres i kommunen for å sikre at informasjonen blir skapt og håndtert slik at den kan bevares på en betryggende måte? Er kommuneledelsen klar over situasjonen?

"Elektroniske systemer Undersøkelsen viser at mange elektroniske systemer i kommunal sektor ikke er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal kunne avleveres og sikres for framtiden. Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer. Riksarkivaren anslår at det per 2009 er mange tusen ulike fagsystemer i bruk i kommunal sektor. Mange av disse inneholder sentral rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider. Dette gjelder blant annet dokumentasjon i sosialtjenesten, omsorgstjenesten og barnevernet. Behovet for å bevare denne dokumentasjonen er derfor meget stort. Undersøkelsen viser at ingen fagsystemer hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren. Siktemålet med Riksarkivarens godkjenningsordning er å bidra til å sikre at systemene oppfyller gjeldende krav til arbeidet med avlevering og bevaring. Undersøkelsen viser videre at dokumentasjon fra fagsystemene og andre elektroniske saksbehandlingssystemer i kommunal sektor i svært liten grad blir avlevert og sikret for framtiden. ABMutviklings arkivstatistikk for 2008 viser at det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de om lag 30 årene som elektroniske saksbehandlingssystemer og fagsystemer har vært i bruk i kommunal sektor. Dette betyr at elektronisk dokumentasjon fra kommunale etater og tjenestesteder bare i svært få tilfeller blir avlevert og bevart for framtiden. Undersøkelsen viser dermed at arbeidet med å bevare elektronisk arkivmateriale i liten grad er kommet i gang i kommunal sektor." (Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Riksrevisjonen: Dokument 3:13 (2009-2010), side 9.)

Samarbeid

Løsningen Arkivlederen må involveres ved alle nyanskaffelser – også fagsystemer De arkivfaglige kravene til løsningen må være med fra starten av – ellers blir det dyrt! De arkivfaglige kravene må også ivaretas under innføring av nye systemer, opplæring Det må være en tett dialog mellom IT-avdelingen og arkivlederen

IT-avdelingen Hvor mange IT-systemer har kommunen? Har IT avdelingen oversikt over alle? Finnes det oversikt over hvilke informasjon som skal tas vare på? Hva gjøres med gamle systemer? Er arkivtjenesten med i prosjektene for nye systemanskaffelser?

IT-driften

IT-oversikten CMDB Data-utstyr Logger Konfigu-rering Data-baser Brukere IT-system Her skal den komplette oversikten over alle IT-systemer finnes og bruken av disse!

Arkiv driften

Arkiv oversikten

Arkiv oversikten SAMMARBEID

Nye krav krever tett dialog Noark standarden setter krav som må følges opp av IKT Integrasjoner mellom systemer og automatisk dokumentfangst krever tett dialog mellom arkiv og IKT Flere Noark 5 kjerner godkjent Noark 5 krever mye kunnskap også på IT. Noark 5 gir også ny muligheter i forhold til IT arkitetur.

Helse og sosial- tjeneste IT arkitektur XY Altinn Bygg Noark5 kjerne Sak / Arkiv Bygge- sak Skole Helse og sosial- tjeneste Vann / avløp IKA Framtiden vil tvinge fram nye løsninger, og datastøtte til arbeidsprosessene. Arkivering kommer til å bli en integrert del av arbeidsprosessene. For å få dette til er det helt avgjørende at Arkiv og IKT tjenesten har et godt sammarbeid.

Arkiv - IKT Et godt samarbeid gir Forutsigbarhet vedrørende avleveringer etc. Bedre planlegging for begge parter Involvering i kravspesifikasjon for nye systemløsninger – og spesielt fagsystem – som ofte inneholder et arkiv – uten at arkivet kjenner til det Gjøre hverdagen enklere for begge parter

Et godt samarbeid krever kunnskap For å få til et godt samarbeid mellom arkivet og IKT kreves det opplæring for IKT personale som inkluderer Arkivloven med forskrifter Ansvaret for behandling av data i både nye og gamle systemer Kjenne til hvordan uttrekk gjøres fra systemene Få klarhet i hvilket ansvar IKT har knyttet til dette området For å få til et godt samarbeid mellom arkivet og IKT kreves det opplæring for IKT personale som inkluderer Arkivloven med forskrifter Ansvaret for behandling av data i både nye og gamle systemer Kjenne til hvordan uttrekk gjøres fra systemene Få klarhet i hvilket ansvar IKT har knyttet til dette området

Arkiv + IKT = Sant? Flere og flere kommuner tilrettelegger for tett samarbeid mellom arkivleder og IKT Noen har plassert arkivansvaret som en del av IKT organisasjonen

Digitalt sikringsdepot

Samarbeid Ett digitalt sikringsdepot Brukes av alle KDRS medlemmer Vil inneholde materiale fra 63% av kommune Informasjonssikkerheten ivaretas – hvert medlem ser kun sine egne deponeringer Med tiden kan det gi helt nye søkemuligheter i kommunalt materiale Men her kreves mye jurist arbeid og avtaler….

Utgangspunkt for digitalt depot Vi har Arkivloven med forskrifter Noark standarden Forvaltningsloven Offentlighetsloven Personopplysningsloven m. fl. Og mange standarder… Men hvor dekkende er dette?

Rammebetingelser Digitalt arkivdanning Digitalt depot Arkivloven Arkivforskriften ISO 14721/OAIS Open archival information system Noark standarden ISO/DIS 16363 /TDR (TRAC) The Trustworthy Digital Repository Checklist Forvaltningsloven ISO 18492/TR Long-term preservation of electronic document-based information Offentlighetsloven m.f. MoReq DIAS (prosjekt) SIP, AIP, DIP, METS, PREMIS, ADDML, EAD-CFP

Hva er digitalt depot? Arbeidsprosesser Infrastruktur – nettverk og maskinvare Programvare for langtidsforvaltning av arkivpakker Informasjonssikkerhet og avtaler Strategier for forvaltning av data i et evighets perspektiv Sikring mot datatap – i gode og onde dager Sporbarhet er viktig – både i rutinene og i behandling av materialet!

Arbeidsprosesser Et forutsetning for digitalt depot er å ha dokumenterte arbeidsprosesser og rutiner Første fase av KDRS prosjektet «Utforming av felles prosesser og rutiner for digitalt skapt materiale» er ferdig – et digitalt depot forutsetter at dette er implementert Implementering hos medlemmer er i gang nå

Programvare ESSArch er programvare for håndtering av innholdet i digitalt depot ESSArch er ferdig utvikling hos Riksarkivet og KDRS er deltaker i prosjektet ESSArch er satt i pilotdrift hos Riksarkivet i november 2013 KDRS vil tilby alle våre medlemmer programvare slik at de har et «eget» digitalt depot

Infrastruktur Maskinvare og lagring (inntill 100 TB) med sikring på en ekstra lokasjon i Trondheim Sikker overføring fra IKA Kongsberg inn til KDRS, og på sikt fra kommune til IKA Kongsberg

Informasjonssikkerhet Behandling og lagring må være sikret i henhold til gjeldende lover og regler (blant annet personopplysningsloven) Informasjonssikkerhet viktig i organisasjonen Er også en selvfølge i digitalt depot 20% teknologi – 80% i hodene til menneskene! KULTURARBEID

Strategier for forvaltning av data i et evighets perspektiv Data på magnetiske media vil ikke vare evig Det må etableres strategier for hvordan magnetiske media skal forvaltes Taper – hvilken fyllingsgrad? Taper – hvor ofte skal data regenereres? Skal RAID baserte systemer bestå av disker fra ulike produksjonsserier? Avhending av brukte media Andre lagringsstrategier?

Teknologiskifte Norge har valgt migreringsstrategi som medfører at den elektroniske informasjonen må overføres til nye teknologier og nye lagringsformater 1985……2013

OAIS funksjonsmodell ISO 14721 - OAIS

Vår prosessmodell Konseptuell modell! Øverste nivå! http://www.kdrs.no/prosjekt/ProsessDigitaltDepot.htm

Fra arkivskaper til depot

Sikker lagring i digitalt depot

Fra arkivskaper til depot Uttrekk arkivskaper Depot-styrings-system ESSArch Virus kontroll Info.xml SIP Testing/ migrering Data-lager KOMMUNE IKA KONGSBERG AIC/AIP Logg AIP Materialet må leveres med sjekksum SIP = Submission Information Package

Hvorfor gjør vi det slik? Sikre opprettholdelse av autentiske digitale arkiver over lang tid Sikre at den digitale informasjonen alltid er tilgjengelig på aktuell teknologi ISO 14721 - OAIS Reguleringsplaner Eiendomsinformasjon

Spørsmål?