Kommunikasjon JOHARI Tilbakemeldinger Aktiv lytting og åpne spørsmål Gruppearbeid Medarbeidersamtaler er et tema som blir omtalt ganske kortfattet i heftene, men som likevel kan knyttes opp mot flere forskjellige ledelsestemaer og forskjellige deler av pensum. Ikke minst gir det oss en anledning til å trene på kommunikasjon og på å diskutere for eksempel kompetanse, organisering, resultatoppnåelse, oppfølging og veiledning, og generelt smått og stort som vi kommer borti i hverdagen.

Tenk deg all kunnskap om deg selv Alt som er å vite om meg Dialekt Føflekk i nakken Jobb Snorker Anlegg for golf Høyde- skrekk etc. …

Noe vet du selv, noe vet du ikke Det jeg vet om meg selv Dialekt Føflekk i nakken Jobb Snorker Anlegg for golf Høyde- skrekk

Et annet perspektiv: Hva andre vet Det jeg vet om meg selv Åpent Det som andre vet om meg Dette er det jeg umiddelbart er villig til å fortelle de fleste andre mennesker. Ufarlige, dagligdagse ting: - dialekten min og hvor jeg kommer fra - meninger om det vi diskuterer Det åpne området er der hvor det er god kommunikasjon og bra samarbeid, og hvor man som regel unngår misforståelser og konflikt.

Åpent ↔ skjult Åpent Åpent Skjult Skjult Det jeg vet om meg selv Det som andre vet om meg Skjult Skjult Det skjulte dekker alle sider ved oss som vi ikke ønsker at andre skal lære å kjenne; mine hemmeligheter. - Prestasjonsangst - Sårbarhet for ironi, sårbarhet for kritikk etc. Det andre ikke vet om meg

Blindt Åpent Åpent Blindt Blindt Skjult Skjult Det jeg vet om meg selv Det jeg ikke vet om meg selv Åpent Åpent Blindt Blindt Det som andre vet om meg Skjult Skjult Vaner og uvaner – eller ting som man selv fortrenger, men andre ser (dårlig selvinnsikt) - Man snorker - Prater for mye Det andre ikke vet om meg

Siste kvadrant: Ukjent Det jeg vet om meg selv Det jeg ikke vet om meg selv Åpent Åpent Blindt Blindt Det som andre vet om meg Skjult Skjult Lukket Ukjent Det andre ikke vet om meg

Joharis vindu Sier noe om hvordan vi forholder oss til hverandre - hvordan vi eksponerer oss - hvordan vi mottar tilbakemeldinger - vår personlige stil i relasjon til andre Kan brukes til å bli mer bevisst på oss selv og på vår egen kommunikasjon Åpent Blindt Skjult Lukket Det jeg ikke vet om meg selv Det jeg vet om meg selv Det andre ikke vet om meg Det som andre vet om meg Ukjent

Øke selvinnsikt Åpent Åpent Blindt Blindt Skjult Skjult Lukket Ukjent Det jeg vet om meg selv Det jeg ikke vet om meg selv Åpent Åpent Blindt Tilbake- meldinger Blindt Det som andre vet om meg Skjult Skjult Lukket Ukjent Mulighet til personlig vekst. Mulighet til å forbedre forholdet til andre, og dermed også for eksempel samarbeidsforhold i en jobbgruppe. Det andre ikke vet om meg

Åpenhet og trygghet Åpent Åpent Blindt Blindt Skjult Lukket Skjult Det jeg vet om meg selv Det jeg ikke vet om meg selv Åpent Åpent Blindt Blindt Det som andre vet om meg Fortelle om meg selv Skjult Lukket Trygghet gir større åpenhet. Men også motsatt: Ved å vise åpenhet viser du tillit og skaper åpenhet. Vær obs på forskjellen mellom å være personlig og privat. Du skal ikke blottlegge deg, være pinlig åpen og/eller gjøre ting som kan svekke deg i forhold til andre. Det andre ikke vet om meg Skjult Ukjent

Åpne spørsmål … starter med - Hvem - Hva - Hvor - Hvordan - Hvorfor - Hvilken - Hvem - Når … (Vær obs på ”hvorfor”; ikke sett noen i forsvarsposisjon) Åpne spørsmål kan ikke besvares med ja/nei Åpne spørsmål leder til refleksjon Spør om eksempler på åpne spørsmål….

Åpne spørsmål: Kort øvelse Prøv selv: Still hverandre åpne spørsmål rundt bordet!

Åpne spørsmål: Kort øvelse Hvordan gikk det?

Aktiv lytting Snakk med hverandre – ikke til hverandre Prøv å forstå den andre når hun/han snakker i stedet for å forberede ditt eget svar Vær oppmerksom både på saksplan og følelsesplan Ikke anta hva den andre mener; sjekk ut hva som er rett / om du har forstått (gjenta med egne ord) Still åpne spørsmål

Aktiv lytting – ”være tilstede” i samtalen Mener du at… Er det slik at… Det høres ut for meg som… Du synes altså at… Slik jeg forstår det så… Har jeg forstått deg riktig når… … eller si de samme tingene med andre ord

Hva påvirker et budskap? Ord 7 % (faguttrykk, ladete ord) Tonefall 38 % (inkl. volum, tempo) Ikke-verbal adferd 55 % (ansikt, holdning, …) Ladete ord: ”Frihetskamp” eller ”terrorisme” – ”frigjørere” eller ”okkupanter”

Husk: Bruk jeg-budskap Eks: ”Det var feigt av deg å skygge banen så snart Morten hevet stemmen.” (Du-budskap; retter oppmerksomheten mot andre) Evt.: ”Det virket på meg som om du trakk deg ut av diskusjonen da Morten hevet stemmen, og det irriterte jeg meg over. Jeg syntes ikke det kom godt nok frem at vi står sammen om dette.” (Jeg-budskap: Adferd – reaksjon/følelse – virkning) Det første utsagnet sier at det er noe ved den andres person som er problemet. Det andre utsagnet sier at jeg synes noe ved den andres adferd har gitt en uheldig effekt.

Avsender og mottaker Avsender Mottaker Felles forståelse?

Avsender og mottaker Det hun tenker Tenkt budskap

Avsender og mottaker Det hun sier Det hun tenker Tenkt budskap

Avsender og mottaker Det hun sier Det han hører Det hun tenker Tenkt budskap

Avsender og mottaker Det hun sier Det han hører Det han tror Det hun tenker Tenkt budskap

Avsender og mottaker Det hun sier Det han hører Det han tror Det hun tenker Det han tenker Eksempel med mannen som skal jobbe litt mindre og melder seg på golfturnering: Kona syns han er lite hjemme. Sier ”kan du ikke jobbe litt mindre?” Han hører ”hun syns jeg bør jobbe mindre” Han tror ”hun syns jeg må gjøre mer av andre ting” Han tenker: Kanskje jeg skal melde meg på en golfturnering i år? Tenkt budskap Oppfattet budskap

Tilbakemeldinger Tilbakemeldinger kommer mest naturlig der det er trygghet og åpenhet = Andres observasjoner av oss selv og adferden vår = Noe av det mest verdifulle vi kan få hvis vi ønsker å utvikle oss som mennesker

Gruppeoppgave Tilbakemeldinger Finn 5 gode råd / ting det er viktig å være obs på i forhold til å GI tilbakemeldinger Finn 3 gode råd / ting det er viktig å være obs på i forhold til å MOTTA tilbakemeldinger

Å gi tilbakemeldinger Hensikten med å gi tilbakemeldinger …: hjelpe andre til å få en mer effektiv og hensiktsmessig adferd Konstruktive tilbakemeldinger bør være beskrivende og nøytrale Merk: Det er opp til mottaker å bestemme om han/hun ønsker å dra nytte av tilbakemeldingen Vi kan ikke endre andre som personer, men vi kan gi andre innspill som de selv kan bruke til å gjøre adferden sin mer hensiktsmessig.

Gode råd i forhold til å gi tilbakemeldinger Vær klar over hva du vil si på forhånd – og start med noe positivt Gi tilbakemeldingen så raskt som mulig Rett søkelyset mot adferd og handlinger (det du kan observere), ikke holdninger/karaktertrekk Ikke vurder – beskriv det du ser og hører

Gode råd i forhold til å gi tilbakemeldinger Referer til adferd som faktisk kan endres Sjekk tolkningene dine Forviss deg om at du imøtekommer den andres behov, ikke dine egne Vær konstruktiv – ikke destruktiv Tilbakemelding kan blant annet virke destruktiv hvis du gir den for din egen del!

Gode råd i forhold til å motta tilbakemeldinger Be om den tilbakemeldingen du ønsker, men ikke får Lytt uten å benekte eller argumentere (Det kan være ubehagelig, men du vil sitte fattigere tilbake uten) Vær sikker på at du har forstått det som blir sagt; sjekk forståelsen din!

Gode råd i forhold til å motta tilbakemeldinger Ikke stol bare på en kilde: Lytt til hva flere har å si for å få et nyansert og balansert bilde Bestem deg for om/hvordan du vil gjøre deg nytte av tilbakemeldingen; det er du som må vurdere verdien av tilbakemeldingen du får Takk den som gir deg tilbakemelding Tilbakemeldinger er en del av det å kommunisere, og kommunikasjon er et hav av ulike teorier

Kommunikasjon Det handler om å formidle et budskap Kommunikasjon består av 3 elementer i følge Aristoteles’ Rhetoric, - the speaker (senderen) - the speech (budskapet) - the audience (mottakerne) Mange ulike modeller men stort sett handler de om det samme Modeller kan brukes for å enklere presentere innhold i kommunikasjon Aristoteles (gresk: Ἀριστοτέλης, Aristotelēs) (født 384 f.Kr. i Stagira i antikkens Makedonia, død 7. mars 322 f.Kr. i Khalkis) var en gresk filosof og naturforsker. Han var elev av Platon og lærer til Aleksander den store. Hans verk omfatter en rekke emner, blant annet biologi, filosofi, poesi, logikk, statsvitenskap og retorikk. Sammen med Sokrates og Platon blir han regnet som en av de tre største filosofene i den vestlige verden. Foruten sin betydning for filosofien utviklet Aristoteles logikken og grunnla vår måte å se på kunnskap og vitenskap. Kilde: http://no.wikipedia.org/wiki/Aristoteles Bilde: http://commons.wikimedia.org/wiki/Hovedside

Case 1 En medarbeider har over tid ikke ytet tilstrekkelig i henhold til krav og forventninger Hvilke spørsmål kan/bør leder stille for å få vite mest mulig, og på den måten komme til en løsning? Diskuter i grupper på 3-4 og gjennomfør en minisamtale der en er leder, en er medarbeider og en-to er observatør(er) Tren på aktiv lytting, åpne spørsmål og tilbakemeldinger

Case 2 En feil har oppstått i produksjonen. I etterkant ønsker leder å finne ut hva som skjedde og hvorfor. Hvilke spørsmål kan/bør leder stille for å få vite mest mulig, og på den måten forhindre at feilen skjer igjen? Diskuter i grupper på 3-4 og gjennomfør en minisamtale der en er leder, en er medarbeider og en-to er observatør(er) Tren på aktiv lytting og åpne spørsmål