Gat oppgraderingskurs versjon 5.6

Vaktbok

Manglende iverksetting Det ligger varsel i dashbordet 30 dager før iverksetting utløper, så fram til at den ansatte har et gyldig stillingsforhold.

I nåværende versjon ligger kun faste ansatte som er iverksatt i fri/vikarkolonnen med symbolene: I versjon 5.6 ligger faste ansatte som ligger i en plan, som ikke er iverksatt lengre i fri/vikarkolonnen med symbolet:

Ny rapport «vaktkalender» Den kan vises/skrives ut fra vaktboken og fra arbeidsplanen. Her kan dere ta ut rapport på alle som har hjemmevakt på en rapport uten å få med de som ligger i vaktboken, som er på jobb.

Standardvisningen er satt til månedsvisning Standardvisningen er satt til månedsvisning. I denne visningen ser du ukedagene bortover og det er mulig å vise opptil 10 uker av gangen nedover. Denne verdien kan endres ved å sette «Antall uker» feltet mellom 1-10. På hver dag i kalenderen ser du hvem som går på og av vakt. Der hvor vaktene går over døgnskille kommer dette tydelig frem i kalenderen – samme er også tilfelle når vaktene starter på søndag og går over til neste uke.

I tillegg til Månedsvisningen som er default når vinduet åpnes kan du også velge mellom Dag-visning, Uke-visning og Tidslinje visninger av de samme dataene – og du må her finne den varianten som best dekker ditt behov. [4] i tillegg velge å sette kolonnebredden [5] og hvilke av tidsskalaene som skal vises på skjermen. Vaktene kan også grupperes på dato eller vaktkategori [6]. Vaktkalenderen kan skrives ut, «Skriv ut»-knappen [7].

Fraværsregistrering Under informasjon finner du historikk på valgte fraværskode 3 år tilbake. Kan gi en indikasjon på behov for «oppfølgingssamtale»

Sortering av oppgaver i vaktboka Ved visning av oppgaver i vaktbok vises slik: 1. Oppgaven som starter først (fra klokkeslett) 2. Oppgaver med likt start klokkeslett skal vise den med lengst varighet først 3. Oppgaver som er like i de ovenfor nevnte punktene eller som ikke har klokkeslett vil bli sortert etter sorteringsnøkkelen på oppgaven (oppgavekoder uten sorteringsnøkkel får sorteringsnøkkel 9999, dvs langt ned på listen (lavt tall kommer høyt opp). Det samme gjelder også i merknadsfeltet nede til venstre i vaktboka – her vil oppgavene bli listet opp vertikalt i den samme rekkefølgen som de vises horisontalt i lista ovenfor.

Merknad på vakt viser nå oppgaver Oppgaver som er tildelt på en vakt, vises nå i en egen kolonne i «Merknad på vakt» vinduet. Det vises også kommentarer tilknyttet tildelingen

Godkjenning av forespørsler Bankforespørsler med klokkeslett På forespørsel om kompensasjon i timebanken på fleksitid fra MinGat, kan brukeren skrive inn fra- og til klokkeslett i tillegg til antall timer. Disse vises nå i bank-vinduet i Gat, under feltet for antall. Dersom det ikke er lagt inn klokkeslett, vises det som tidligere

Forskjøvet vakt med kommentar På forespørsel om forskjøvet vakt ble ikke kommentarer som var lagt til på forespørselen vist til leder ved godkjenning i Dashbordet. Til Gat 5.6 vises kommentaren fra forespørselen og vises i kommentarfeltet når vakten åpnes for godkjenning i Dashboard og i spesifikasjonsfeltet.

Hurtigtast for oppdatering av fri/vikar-kolonne Oppdatering av fri-/vikar-kolonnens innhold kan nå enkelt utføres med hurtigtast F6. Dette fungerer uavhengig av hvilken visning man benytter seg av

Behandle Ja-Takk når vakten har annen status enn ‘dekkes av avdeling’ Dersom det finnes «ja-takk» forespørsler på en vakt, og vakten i etterkant har fått satt status til noe annet enn «dekkes av avdeling», vil det nå vises et varsel dersom man forsøker å høyreklikke på vakten og velge «Behandle ja-takk» Spesifikasjonsfeltet vil i utgangspunktet si hva den aktuelle statusen er. Men nå får man altså i tillegg meldingen:

Utrykning på vakt Utrykning på vakt konteres på den stillingen 1:3/1:5-vakten er registrert på. Får nå opp stillingen som vakten er registrert på i registreringsvinduet. Har den ansatte flere stillingsforhold på samme avdeling, kan de hentes opp under «stillingsforhold».

Utheving av vakter med fraværsforespørsler Dersom det finnes forespørsler om fravær som går over flere dager, vil nå alle de berørte vaktene utheves i vaktboka. I dag er det bare den 1. vakten som inngår i forespørselen som blir uthevet.

Kalendervaktbok Det er nå mulig å filtrere på ansatt i kalendervaktboka ved å huke av for det man ønsker å se.

Hurtigregistrering av «Bytte med Avdeling» Høyreklikk for å hurtig registrere «Bytte med avd» når en og samme vakt/arbeidstid skal utføres på en annen avdeling enn der vakten står opprinnelig. Du høyreklikker, velger Hurtigregistrering og så Bytte m/avdeling Du får da opp en liste med andre avdelinger hvor personen har stillingsforhold og velger den avdelingen han skal jobbe på isteden denne dagen:

Den opprinnelige vakten i vaktboka blir da «gitt fri» og det blir opprettet en ny vakt på den andre avdelingen. Evt. oppgaver du har på den opprinnelige vakten blir da «slettet» fordi vakten er gitt fri. Den nye vakten på den nye avdelingen er uten oppgaver og må tildeles nye oppgaver på den nye avdelingen.

Dersom kolonnen den opprinnelige vakten står i ikke eksisterer på avdelingen du bytter til, må du spesifisere denne i tillegg:

Aliaskode på inntil 10 tegn i BytteMedAvdeling Det er blitt lagt inn støtte for opptil 10 tegn i aliaskode-feltet i «Ny ledig vakt» -vinduet for å følge ny standard for antall tillatt tegn i en vaktkode.

Optimerte funksjoner for sletting Ved sletting av avviksførte vakter er det en del sjekker som blir kjørt for å forhindre at man sletter en vakt ulovlig (f.eks. at vakter som er overført til lønn ikke skal kunne slettes). Disse sjekkene kunne i visse tilfeller ta veldig lang tid. Disse er nå blitt optimalisert og det skal nå være mye raskere for Gat å finne ut om en vakt kan slettes eller ikke.

Pause på vaktkoden vs lønnsberegning av ekstravakt En D vakt fra 07:00 til 15:00 med 30 minutters pause (fra 11:30 til 12:00) har frem til nå fått beregnet pausen midt i vakta (kl. 11:00) med halvparten av pausen (15 minutter) på hver side av midten – dvs. beregnet pause fra kl. 10:45 til 11:15.

De tilfellene hvor det har hatt betydning er: Halve helligdager Døgnskiller til en helligdag Ukeskiller Evt. pause før og etter kveldstillegg (som f.eks. starter kl. 17:00) Til Gat 5.6 er dette endret slik at spisepausen alltid plasseres riktig i timegrunnlaget i forhold til hvordan den er plassert på vaktkoden og det vil eksempelvis si at pausen blir trukket ut fra den helligdagsdelen, døgnet eller uken den faktisk faller på. Gjelder ikke registrering «fra og til» klokken. Der legger pausen seg i midten på vakten

Opprydding ved sletting Til Gat 5.5 ble det introdusert et vindu som åpnes ved sletting av Ledigvakt, Bytte og Bytte med avdeling. Dette vinduet gjordet det mulig å slette operasjoner isteden for enkeltvakter Dette vinduet støtter nå i Gat 5.6 også sletting av overtid og forskjøvet vakt

Vise oppgaver og merknader i oppdekkingssenter Det er også lagt til visning av merknad på vakt, denne vises i kolonnen «Kommentar» ved å holde musen over «ikonet» som vises dersom det er kommentarer tilkoblet vakten

Sende SMS fra ansattinfo i Kommunikasjonssenteret Det er lagt til en knapp med telefon ikon til høyre for mobilnummeret. Når knappen trykkes åpnes SMS-tjenesten på lik linje med andre steder i Gat slik at SMS kan sendes

Ansatt

Ny underfane «vaktbok» Fra vaktbok fanen vil du se en kalendervisning av alle vaktene til den personen som er valgt i ansattvinduet – enten pr dag, pr. arbeidsuke, pr. uke (default visning) eller pr. måned Vakter - blå Stemplinger - grønn Fravær - grå Oppgaver - burgunder

Visningen inneholder som standard både Fravær, Vakter, Fleksitid og Oppgaver – og ved hjelp av filtreringsmenyen over kalenderen kan du selv velge hva du ønsker skal vises i kalenderen. Har du flere typer informasjon på samme dag vil dette vises på følgende måte – her er det en person som har en D vakt fra 07:00-15:00 og 2 tildelte oppgaver i tillegg

Underfane vakter Ny kolonne i underfane vakter, oppgaver.

AML AML beregningen har tidligere ikke tatt hensyn til vakter som har blitt utlånt til andre avdelinger. Dette er nå rettet til Gat 5.6.0 slik at vakter utlånt til andre avdelinger nå inngår summene for dag / uke / 4 uker / år i AML beregningene.

Arbeidsplan

I Gat har det frem til nå vært mulig for flere brukere å åpne, redigere og lagre en og samme arbeidsplan samtidig. Denne muligheten kan medføre feil ved lagring og kan ha vært gjenstand for noen av de uforklarlige feilene Når to eller flere brukere lagrer vakter i de samme cellene i nye arbeidsplaner vil vakter fra alle brukerne lagres og vil iverksettes vilkårlig.

Låse arbeidsplan Til Gat 5.6 er det implementert en ny låsefunksjon i arbeidsplan Funksjonen er aktivert i arbeidsplan som standard og gjør at den som åpner arbeidsplanen først vil «eie» låsen i den aktuelle arbeidsplanen. Andre brukere som åpner den samme arbeidsplanen kun vil få arbeidsplanen tilgjengelig i «lese modus».

I listen med arbeidsplaner er det lagt til en ny kolonne for ikon som visualiserer om planen er låst eller ikke. Kolonnen er tom dersom den ikke er åpnet/låst av andre.

Etter åpning av arbeidsplan vil låsefunksjonen visualiseres med tekst i vindustittelen om at «Planen er låst av deg». NB! Som bruker som eier låsen blir du ikke forhindret fra å åpne den samme arbeidsplanen en gang til på samme datamaskin eller på en annen datamaskin. For å gjøre deg som bruker oppmerksom på at du forsøker å åpne en arbeidsplan du allerede har åpnet ett annet sted, vil du få en melding som varsler om dette. Det vil også visualiseres i listen med arbeidsplaner med en åpen hengelåsikon at du selv har en åpen lås på denne planen.

Varslet når du forsøker å åpne en låst plan beskriver hvem som har planen åpen og når vedkommende åpnet planen. Du kan her velge å åpne planen i lese modus eller å la være å åpne planen. For brukere som åpner arbeidsplan i lesemodus vil man også kunne åpne oppgavetildelingsvinduet, men kun med «les» rettigheter også her. Det vil være mulig å flytte oppgaver, men det vil ikke være mulig å lagre disse.

Det er i tillegg lagt til en ny rettighet «Lås opp låst arbeidsplan» Det er i tillegg lagt til en ny rettighet «Lås opp låst arbeidsplan». Denne rettigheten gir en systemforvalter muligheten til å «låse opp låsen» for brukeren som «eier» låsen. (Kanskje har det skjedd en feil som gjør at en gammel lås henger igjen) – da må det være en bakdør for å kunne rette opp denne feilen

Ny rapport «vaktkalender» i arbeidsplanen Implementert en ny rapport for «Vaktkalender», og denne rapporten er tilgjengelig både fra Vaktbok og fra Rapport fanen i Arbeidsplanen.

Bytt ansatt Nå fungerer «bytt ansatt» med høyreklikkfunksjonen i arbeidsplanen. Oppgavene som ligger på linjen følger også med over på den linjen som den ansatte bytter til seg.

"Maks timer pr. dag" på ansatte med flere linjer I arbeidsplan har det tidligere ikke vært sjekk på maks timer totalt pr. dag dersom den ansatte f.eks. har to linjer i sin plan.

En ansatt som har dagvakt på linje 1 og aftenvakt på linje 2 så vil dette nå varsles som i eksempelet med at vaktene samlet er lenger enn maksgrensen pr. dag som er satt i oppsettet. I tillegg vil vaktkoder som overlapper hverandre og hviletid mellom vakter sjekkes og varsles som tidligere på tvers av linjene.

Varsel om AML brudd på tvers av linjer En tidligere svakhet i AML/hviletidssjekken er i Gat 5.6 endret slik at vakter på samme dag for samme ansatt (men på ulike linjer i planen) nå varsles som ulovlige.

Sum/Behov ved begrenset regelsjekk 5.5 ble det implementert støtte for «begrenset regelsjekk» for at arbeidsplaner skal kunne åpnes så raskt som mulig I Gat 5.6 har vi derfor valgt å åpne opp sum/behov igjen – selv om begrenset regelsjekk er aktivert.

Vaktfordeling ved gyldighetsperioder Vakter som ikke er tilgjengelige i planen (de gråskraverte - enten pga. ruller fra/til eller gyldighetsperioder), teller ikke lenger i vaktfordelingskolonnene

Blir ikke lenger scrollet til toppen av arbeidsplan Når du jobber i Arbeidsplan og har scrollet deg nedover i lista og du gjør endringer som fører til at lista oppdateres vil du ikke lenger bli scrollet tilbake til toppen av lista.

Filtrering, visning og sum / behov Filtreringsvalg som er gjort med hensyn til stillingskategori og gruppe i arbeidsplanmenyen nå også vil påvirke visningen av sum og behov. For å synliggjøre at deler av grunnlaget for en overordnet sum er filtrert bort vil disse vises i kursiv. I tillegg vil man også få nærmere informasjon om dekningen på disse tilfellene i form av et verktøytips. Denne vil si noe om hva den filtrerte dekningen er versus den faktiske.

Filtrert sum/behov (huket vekk stillingskategorien «SPL - Sykepleier» i filteret):

Merk at fargene som angir dekningsforholdet (rødt = underdekket, grønt = dekket og blått = overdekket) alltid vil følge den faktiske dekningen.

Tillegg har det nå også kommet to nye visningsvalg i nedtrekksmenyen i sum/behov.

Sum / Behov med kompetansekrav i bemanningsplan I versjon 5.6 vil som bildet viser, sum behov om kompetansekrav oppdatere seg.

Flyttet knapp for sletting av iverksetting i kvitteringsvinduet Her har flere tidligere trykket «slett iverksetting» istedenfor «ok»

Hjelpeplan Det er nå mulig å få med oppgaver som er tildelt i en normalplan over i en ny kopi av planen eller i en generert hjelpeplan.

Forlengelse av stillingsforhold etter opprettelsen av hjelpeplan Stillingsforholdet er for-lenget etter opprettelsen av hjelpeplan, marker gyldighetsperioden, og slett. Får spørsmål om oppdatering av F3 beregning, trykk ja, og beregningen vil korrigere seg.

F3 beregning og nattevakter. Nattevakt som går fra helligdag til hverdag regnes som jobbet på rød dag om vakten begynner før kl 22:00.

Utskrift Bemanningsplanen kan nå skrives ut. Arbeidsplanen kan skrives ut med arbeidsplanberegning

Vakante linjer i planen. Navn på vakante linjer kan egendefineres De egendefinerte navnene kommer med på utskriften. I vaktboken blir «vakant» iverksatt

BEMANNINGSPLAN Det er mulighet til å legge inn detaljerte krav direkte på laget i en bemanningsplan. De nye valgene gjør det mulig å bestemme at hele laget skal gjelde for en stillingskategori og / eller en gruppe

I skjermbildet for lag i bemanningsplan er det lagt inn to nye nedtrekkslister. En for stillingskategori og en for gruppe. Det er lov å velge fra begge nedtrekkslistene samtidig, eller kun stillingskategori, eller kun gruppe. Om hverken stillingskategori eller gruppe velges vil bemanningsplan oppføre seg som i tidligere Gat versjoner.

I og med at det automatisk opprettes detaljerte krav om et av de nye feltene fylles ut så vil dette hintet nå også vises på dager uten detaljerte krav, men kun om stillingskategori og / eller gruppe er valgt. Hintet som vises vil vise detaljerte krav som kommer fra de nye feltene på laget med grå tekst.

Det er fortsatt mulig å ytterligere legge inn detaljerte krav – på samme måte som før – via høyreklikk og rediger krav. På dager der dette gjøres vises det fortsatt en "prikk" som markerer at det er lagt inn detaljerte krav, og de kravene som ikke kommer fra laget vises med sort skrift i hintet.

Rapportsenter

Sorteringsmulighet i listene i ‘Eksport av variabel lønn’ – Rapport 60 Kan sortere i signeringslistene i vinduet for å eksportere variabel lønn. Lista er som standard sortert på navn og dato, nå kan bruker selv endre sortering ved å klikke på kolonneoverskriften.

Rapport 71 – Vaktkategorisummering Vaktkategorisummeringen har hittil ikke tatt med arbeidsvakter i et gradert fravær Feilen har medført at alle som er delvis fraværsført i en periode, uavhengig av hvilken type fravær dette har vært, ikke har blitt tatt med i tellingen av vakter pr vaktkategori for de vaktene de har arbeidet i fraværsperioden. Dette er nå rettet.

Rapport 6 og 53 Ansatte som ligger i arbeidsplanen med timelønnsberegning kommer nå på rapport: 6 – «merarbeid/overtid pr. avdeling» 53 – «merarbeid/overtid-rapport»

Min GAT

Gatsoft holder i disse dager på med å implementere en helt ny versjon av MinGat som skal lanseres til Gat 6.0 i 2014. For MinGat-brukerne vil ny versjon i første rekke vises i et helt nytt brukergrensesnitt som er tilpasset dagens nettlesere, dagens webteknologi og ikke minst ulike plattformer som PC, Mac, nettbrett og mobil.

Gatsoft har derfor nedprioritert å implementere mange nye funksjoner i den «gamle MinGat» versjonen i denne omgangen da den i løpet av året vil bli erstattet i sin helhet.

Det vil komme noen tekniske krav til hjemme-pc’n til versjon 6.0 Minstekravet vil være Microsoft Internet Explorer 9 eller nyere (IE 10 og IE 11 anbefales)for MinGat Hvis brukeren bruker Firefox så vil kun versjon 4.0 eller høyere være støttet av MinGat Hvis brukeren bruker Chrome så vil kun versjon 13 eller høyere være støttet av MinGat

Feil som så langt er avdekket i versjon 5.6.1 Tilpassede vakter ved gradert sykefravær Tidligere ble det generert feil tidsintervall på den ledige vakten etter en vakt som ble tilpasset. Dersom en aftenvakt (15:00-22:00) ble tilpasset til 08:00-12:00, ble det generert en ledig vakt fra 12:00-22:00. Det er nå rettet. Nå legger den ledige aftenvakten seg i dagkolonnen.

Varsling av brudd på hviletid/overlapp mellom nattevakt i planen og aftenvakt i vaktbok Registrering av ekstra aftenvakt i vaktboken etter nattevakt skal i denne versjonen tas hensyn til når det ligger nattevakt plassert på samme dag i arbeidsplanen så fram til at hviletiden er opprettholdt. Dette gir ikke varsel i planen dersom ekstra er registrert med fra og til klokken. Benyttes vaktkode, blir det varsel i planen.

F3 beregning og kombinasjonskoder I planen varsler det riktig antall F3 beregning på vaktene, men den visuelle visningen gir ikke riktig under helg-og høytidsberegning. Her tas det hensyn til vakter som begynner før kl. 22:00 etter en helligdag