Se hvordan jeg smart bruker Outlook 2010

Presentasjon om: "Se hvordan jeg smart bruker Outlook 2010"— Utskrift av presentasjonen:

1 Se hvordan jeg smart bruker Outlook 2010
Nina Høkeli mai 2015

2 Visning av min Innboks Personlige mapper – kun en pr år og varsler
Vis som diskusjoner – brukes ved behov Ordne etter dato Leserute – nederst Gjøremålsfelt – av Kategorier – settes på med en gang Flagg – brukes når jobben skal følges opp og kommer som oppgave Visning av min Innboks

3 Hvordan jeg effektiv administrerer innboksen I
Når jeg åpner en e-post i innboksen eller har sendt en e-post, har jeg i prinsippet fire valg: Informasjon: Noen e-poster er kun til informasjon om av praktisk art eller nødvendig informasjon som ikke krever noe svar. Etter gjennomlesing setter jeg kun på en faglig kategori. Hvordan jeg effektiv administrerer innboksen I

4 Hvordan jeg effektiv administrerer innboksen II
Arbeid: Dette er e-poster som krever noen mer arbeid eller mer undersøkelser. Disse følger jeg opp ved å sette på et flagg og setter en dato for når arbeidet skal utføres. Denne e-posten vil da bli lagt til oppgavefunksjonen. Arbeid: Dette er e-poster som krever noen mer arbeid eller mer undersøkelser. Disse følger jeg opp ved å sette på et flagg og setter en dato for når arbeidet skal utføres. Denne e-posten vil da bli lagt til oppgavefunksjonen Hvordan jeg effektiv administrerer innboksen II

5 Kontroll over innboksen – bruk av Regler
Bruk av regler gjør at jeg blir kvitt e-poster fra innboksen som bare forstyrrer, og går til en egendefinert mappe Når jeg oppretter en regel står jeg på den mottatte e-posten som jeg ønsker å lage en regel tilknyttet denne mottakeren. For lage en regel står jeg i innboksen, står i hjem, går til regler i boksen Flytt og velger lag regel. . Kontroll over innboksen – bruk av Regler

6 Kontroll over innboksen – bruk av betinget formatering
Gå til Visning og velger Vis innstillinger og velger Betinget formatering. Jeg har laget følgende Betingende formateringer: E-poster med Høy viktighet har fått farge purpur, effekt understreking og skriftstil fet kursiv. E-poster fra min leder hvor jeg er eneste mottaker, har fått farge fuksia. Felles e-poster fra min leder der jeg ikke er eneste mottaker, har farge grå og skriftstil kursiv. Dette gjør at det er lettere å skille e-postene fra hverandre. Disse betingende formateringene blir borte når jeg flytter de til en annen katalog. Dette er fordi jeg kun har valgt å bruke betinget formatering kun i min innboks. Kontroll over innboksen – bruk av betinget formatering

7 Visning av min Kalender
Kategorier – på alle avtaler Delte kalendere – står alfabetisk lett å navigere Rom – står alfabetetisk lett å navigere Leserute – nederst Dagens oppgaveliste - normal slik at jeg enkelt kan se hvilke oppgaver jeg har denne dagen Ukedager – hver mandag har jeg manuelt lagt inn uken slik: , dette gir meg den oversikten jeg trenger Visning av min Kalender

8 Visning av mine kontakter
Jeg har en nøye gjennomtenkt struktur slik at alle kontakter er bygd opp på samme måte. Navn og etternavn legges helt likt for alle kontakter. Dette gjelder også for firmanavn som staves akkurat på samme måte. Dette gjør at jeg har et oppsett etter firmanavn som gjør at min Outlook fungerer helt perfekt for meg. Telefonnummer, e-postadresse og funksjonen som vedkommende har legges også inn. Er det noe spesielt jeg skal huske om denne personen legger jeg dette i notatkolonnen. Mine kontakter viser med sortering på firmanavn Enkelt kan jeg søke etter en person ved Ctrl E og taste navn Visning av mine kontakter

9 Alle mine oppgaver over en viss tid og megde legger jeg til som en egen oppgave.
Oppgavene får forfall og en kategori Legger inn møtenotater i oppgaven Dersom oppgaven gjentar seg starter jeg oppgavenavnet med årstallet og samme tekst. Dette gir en fin og visning. Oppgavene sorteres på forfallsdato. Forfallsdato endrer jeg hele tiden etter hvert som jeg jobber med oppgaven. Setter oppgaven til fullført når jeg vet at det ikke er mer å gjøre Visning av oppgave

10 Visning av mine notater
Notatene mine i Outlook erstatter post-it notater, jeg bruker ikke papir Her legger jeg korte notater som jeg ikke har noe sted å legge. Legger kategorier på notatene. Vises etter kategori Er søkbart ved å bruke Ctrl E Visning av mine notater

11 Hvilken nytte bruk av kategorier gir
Gir en oversikt i jobbhverdagen og hvilke utvidede søkemuligheter kategorier kan gi. I og med at jeg har brukt kategorier i noen år har jeg valgt en inndeling som jeg en komfortabel med. Mine kategorier er hele tider under utvikling slik at jeg kan benytte en ny kategori til stadighet. Jeg gir også kategoriene mine greie farger uten at dette er gjennomtenkt. Fargene gjør det visuelt enkelt å skille de fra hverandre. Hvilken nytte bruk av kategorier gir

12 Bruk av kategorier – forslag til inndeling
Mine kategorier er inndelt i faglige, praktiske, administrative og hvordan jeg skal følge opp mine oppgaver. Slik ser mine kategorier ut akkurat nå: Bruk av kategorier – forslag til inndeling

13 Bruk av kategorier på e-post
Alle mine e-poster får en kategori med en gang jeg mottar de. E-poster som skal slettes får ingen kategori Som hovedsak får alle e-poster en faglig kategori. Men dersom det er arbeid jeg skal gjøre til e-posten vil den få en ekstra kategori som heter arbeid. Dersom det er en e-post jeg må avvente at andre skal foreta seg noen vurderinger eller noe annet setter jeg på kategorien avventer på i tillegg. Jeg setter også på avventer på sendte e-poster som jeg følgelig venter på svar fra andre. Jeg setter også kategorier på sendte e-post. Når jeg er ferdig med arbeid med en e-post tar jeg bort arbeid eller avventer. Kategorien opplæring setter jeg på e-poster jeg ikke har tid til å sette meg inn, for at dette kan jeg se på senere På grunn av bruk av kategorier trenger jeg ikke faglige mapper. For å få frem kategorier i innboksen (eller en annen mappe) må denne settes inn som et eget felt via feltvelger Bruk av kategorier på e-post

14 Bruk av kategorier på kalender, oppgaver og notater
Jeg bruker kategorier på møter eller aktiviteter som ligger inne i kalenderen. På oppgaver får også lagt til en ekstra dimensjon som kategori. For å få en flott oversikt må jeg også sette inn et ekstra felt slik at jeg kan sortere på kategori i oppgavene mine. Mine notatene får alle en kategori . Jeg har ingen «gule lapper». Bruk av kategorier på kalender, oppgaver og notater

15 Om meg Takk for at du leste denne fremvisningen.
Mitt navn er Nina Høkeli og jeg jobber som økonomirådgiver i det offentlige. Min utdannelse har jeg fra Handelshøgskolen BI med en Bachelor i økonomi og administrasjon og Master of management, Innovasjon og endringsledelse fra NTNU. Du kan lese ,er om hvordan jeg bruker ny teknologi på bloggen min: E-post Om meg