Hvordan løse krav til effektivisering og kvalitetshevning med gode verktøy Universitetsdirektør Hanne Harlem, UiO

Ifølge Hitchhiker's Guide, så bygget noen hyperintelligente vesener fra et annet sted i galaksen datamaskinen Deep Thought, som var den nest største datamaskinen i all tid og i hele verdensrommet. Den var bygget for en oppgave – å finne det endelige svaret på spørsmålet om meningen med livet, universet og alle andre ting. Etter syv og en halv million års regnetid kom svaret. Svaret var 42. "Forty-two!" yelled Loonquawl. "Is that all you've got to show for seven and a half million years' work?" "I checked it very thoroughly," said the computer, "and that quite definitely is the answer. I think the problem, to be quite honest with you, is that you've never actually known what the question is." Douglas Adams, The Hitchhiker's Guide to the Galaxy, Ballantine Books, London 1979

Så innfallsvinkelen må heller være behov for nyskapning enn (bare) effektivisering. Effektivisering kommer som følge av nyskapning. Lett å si - vanskelig å gjøre

Endringene rundt oss krever endringer hos oss Informasjonssamfunnet Kundenes krav Konkurranse Mobilitet

Tja, vi kan åpenbart bli bedre… Kilde: OECD Science, Technology and Industry Outlook 2004 ManufacturingServices

En observasjon Det er enkelt å introdusere nødvendige endringer i en organisasjon når det er dårlige tider, men hvordan kan vi få til endringer i gode tider, eller i trygge organisasjoner? “Leading Change When Business is Good”, intervju med Samuel J. Palmisano, Harvard Business Review, desember 2004

Hvorfor er det så vanskelig? Behovet for nyskapning – er det opplagt? –En historie om kvalitetsreformen….? Hvorfor er ikke regelendringer nok –Et eksempel: Virksomhetstyring på et universitet Multidisiplinær: er det så vanskelig da? –Et eksempel: Prosjektstøtteverktøy på et universitet Hvorfor er ikke systemendringer nok –Eksempel 1: Database for høyere utdanning –Eksempel 2: Nytt økonomisystem på et universitet

Hvorfor er det så vanskelig? Behovet for nyskapning – er det opplagt? –Fortellingen om hvorfor ! Hvorfor er ikke regelendringer nok –Et eksempel: Virksomhetstyring på et universitet Multidisiplinær: er det så vanskelig da? –Et eksempel: Prosjektstøtteverktøy på et universitet Hvorfor er ikke systemendringer nok –Eksempel 1: Database for høyere utdanning –Eksempel 2: Nytt økonomisystem på et universitet

Hvorfor er det så vanskelig? Behovet for nyskapning – er det opplagt? –Fortellingen om hvorfor ! Hvorfor er ikke regelendringer nok –Det er ikke nok, og reglene må passe virkeligheten… Multidisiplinær: er det så vanskelig da? –Et eksempel: Prosjektstøtteverktøy på et universitet Hvorfor er ikke systemendringer nok –Eksempel 1: Database for høyere utdanning –Eksempel 2: Nytt økonomisystem på et universitet

Hvorfor er det så vanskelig? Behovet for nyskapning – er det opplagt? –Fortellingen om hvorfor ! Hvorfor er ikke regelendringer nok –Det er ikke nok, og reglene må passe virkeligheten… Multidisiplinær: er det så vanskelig da? –Ja - bare bit tennene sammen… Hvorfor er ikke systemendringer nok –Eksempel 1: Database for høyere utdanning –Eksempel 2: Nytt økonomisystem på et universitet

Så hva må vi i hvert fall få til: Vi må vite hva vi vil og hvorfor – og vi må fortelle det Vi må overvinne stengslene mellom fagdisiplinene Vi må ikke tro regelendringer er nok Vi må heller ikke tro at systemendringer er nok … og verktøyene må virke sammen

Gode informasjonssystemer kan være et kraftig verktøy IT er ikke bare et verktøy som kan bidra til å gjennomføre endringene, riktig brukt kan det også utløse endringer når det er påkrevd IT-støtte blir lang mer effektiv når arbeidsprosessene og systemstøtten blir sett i en klar sammenheng. IT-baserte informasjonssystemer, organisasjonsutvikling og tjenesteutvikling er tre sider av samme sak, og med et felles mål

Viktige virkemidler Tett kopling mellom primærvirksomheten og IT –Primærvirksomheten må vite hva de vil –Klare mål og en lederstruktur som kan og vil gripe inn dersom målene ikke nås. Tydelig ansvars- og oppgavedeling –Noen spesifisere og finansierer systemene (Kunden) –Andre produserer og leverer (Leverandøren) Fleksibel og robust informasjonsarkitektur –sammenstiller informasjon fra mange kilder til en konsistent helhet, –tåler at enkeltsystemer skiftes ut uten massiv konsulentbruk på integrasjonssiden

Systemporteføljen ved Universitetet i Oslo Behovet for å kunne bytte ut enkelt- elementer uten å ødelegge helheten er kanskje åpenbar…

Hvilke krav stiller dette til SSØ for å være en fullverdig aktør i dette bildet?

SSØs muligheter SSØ kontrollerer mange av rammebetingelsene i samspillet mellom institusjonene i statlig virksomhet Denne muligheten må brukes aktivt for å legge til rette for nyskapning og kvalitetsheving av tjenesteproduksjon i statlig sektor

Kompetansen må bygges opp Ressursene må bygges opp SSØ må ha ressurser til å gjennomføre sine meget ambisiøse mål for 2006 og 2007 –og ikke minst ta vare på eksisterende kunder samtidig Organisasjonen må ha tilstrekkelig egenkompetanse til at kunden møter SSØ, og bare SSØ. –Underleverandører er en sak mellom SSØ og de enkelte firmaene. SSØ må bli en kompetent aktør innenfor informasjonsarkitektur. SSØ må kjenne sine kunder tilstrekkelig godt til å kunne være med å bygge neste generasjons IT-løsninger sammen med kunden SSØ må erkjenne at det er en tjenesteleverandør som har kunder, og ta disse kundene på alvor. Med andre ord: Vi må kunne stille de samme krav til SSØ som til hvilken som helst annen leverandør!

Jeg ønsker SSØ lykke til videre!

Takk for oppmerksomheten!