Effektivisering av ansettelsesprosessen                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Møre og Romsdal Fylke Ca. 2300 ansatte Ansatte i fylkeskommunen og hos fylkesmannen er integrert i et felles regionalt organ – Møre og Romsdal fylke Areal og miljøvern Helse og sosial Kommunal og beredskap Landbruk Kultur Samferdsel Tannhelse Utdanning Regional og næring Går mot et generasjonsskifte og stor rekrutteringsaktivitet 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Status - arkiv Har ikke elektronisk arkiv i dag Har høy grad av elektronisk saksbehandling Saksbehandlerne kjent med systemet og dagens rutiner Godt forankret i ledelse og organisasjon 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

Ansettelsesprosessen Identifisert behov Utlysning av stilling (saksmappe i arkivet) Søknader Registrerer stilling, søknad og søkerregister Saksbehandling Identifiserer behov Utlysning Søknader og søkere Saksbehandling 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Vår situasjon Mange ansettelser med mange søkere Behov for funksjonalitet meldt fra personalavdelingen Trenger verktøy for å effektivisere søknadsbehandlingen Verktøyet må bestå av: Sett av rapporter (Utvidet og offentlig søkerliste) Sett av maler (for eks. foreløpig svar, avslag og ansettesesbrev) Utfordring - leverandører av ulike fagsystemer inkluderer egne dokumentlagringssystemer uavhengig av sentrale arkivsystemer. Funksjonaliteten finnes i sak/arkivsystemet – kjent grensesnitt 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

Integrere søknadsskjema og sak/arkiv Løsningen er å integrere søknadsskjema på Internett med sak/arkivsystem Redusere manuelt arbeid VED AT: Søker registrerer data selv Søknadsdata importeres direkte inn i sak/arkivsystem Genererer søkerlister (like enkelt som andre rapporter) Masseutsending Sak/arkivsystem formaliserer prosessen (kvalitetssikre/ dokumentere) standardiserte søknadsskjema fører til at data som kommer inn får samme struktur Dokumentasjonen oppstår der den skal lagres/arkiveres Vant med å lage f. Eks restanselister 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

Integrere søknadsskjema og sak/arkiv Registrering av papirsøknad tar totalt 20-25 minutter Registrering av elektronisk søknad under ett minutt (Kilde Trondheim kommune) Ofte mange søkere Mål: Effektivisere ressursbruken i ansettelsesprosessen (størst gevinst i personal avdelingen) 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

Tilgang til søknadsskjema: Distribueres etter forespørsel Tilgjengelig for nedlasting via Internett (utskrift) Fylle ut på Internett og sende svar elektronisk Mottas av system som foredler informasjonen (XML) XML- gjør det mulig å kode informasjon etter betydning XML beskriver data XML gjør det enklere å lagre, bære og utveksle informasjon. XML- strukturen på data Elektronisk mottak Søknad lagret Søknad lagret og XML data bearbeides videre 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Eksempel: 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Datafangst Distribusjon Mottak Kontroll Registrering Sak/arkiv database XML Søknadsskjema Dokument- lager PDF 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Datafangst Distribusjon Mottak Kontroll Registrering Sak/arkiv database XML Søknadsskjema Dokument- lager PDF 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Datafangst Elektronisk datafangst God datafangst er grunnlaget for gode arkiv Effektiv datafangst er grunnlaget for effektive arkiv Effektive arkiv er grunnlaget for god kvalitet Integrasjon betyr å fullstendiggjøre, samordne gjøre til en naturlig del av noe 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Hva må til? Skjemaleverandør Ansettelsesmodul i sak/arkivsystemet Integrasjon mellom skjema og sak/arkivsystem (og noen gode rutiner…) 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter Gevinstene Samlet dokumentasjon i saksarkivet Enkelt å produsere offentlig og utvidet søkerliste Lett å masseprodusere brev Dokumentert saksbehandling underveis og mulighet for å kvalitetssikre prosessen (saksflyt) Ved e-skjema opprettes journalpostene og søkerne automatisk Slipper å skrive inn yrkeserfaring, utdannelse etc (importeres) 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

Samspill og samarbeid mellom: Søker Personalavdeling Arkiv IT Leverandør Fagavdeling m/saksbehandler og administrativ ledelse 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter

Selvbetjeningsprinsippet Grunnlaget for effektive løsninger er god logistikk Effektiviseringen ligger i selvbetjeningsprinsippet og effektiv datafangst Arkivene bør nå en høyere grad av selvbetjening Påstand: Kunder vil betjene seg selv! Bankene har lært oss å benytte selvbetjening og stole ikke minst stole på det. Skatteetaten x % leverer over nettet 10.05.2006 IKA kontaktkonferanse 2006- Geir Håvard Ellingseter