Ruth Wenche Stavik og Geir Håvard Ellingseter

Presentasjon om: "Ruth Wenche Stavik og Geir Håvard Ellingseter"— Utskrift av presentasjonen:

1 Ruth Wenche Stavik og Geir Håvard Ellingseter14.03.2013
Merkantilsamling 2013 Ruth Wenche Stavik og Geir Håvard Ellingseter

2 Endres i topp-/bunntekst

3 Spørsmål Oppbevaring av papir Personalmappe K-koder
Endres i topp-/bunntekst

4 Personalmappe kan inneholde:
Stillingsannonse (lenke) og søknad med CV Tilsettingsbrev, bekreftelse på stilling og arbeidsavtale (fornyelser) Lønnsmelding / ansiennitet / forhandlinger Taushetserklæring, sikkerhetsklarering, m.m. Pensjonsforhold og trygdekasse Vedtak om redusert arbeidstid Særskilte avtaler om godtgjørelser og stipend Permisjoner med ansiennitetstap / uten lønn Bekreftelser kompetansegivende opplæring / kurs Helseforhold, tilpasset arbeid, attføring, m.m. Tildelte hederstegn Oppsigelse og sluttattest Endres i topp-/bunntekst

5 Personalmappen skal ikke inneholde
Anmeldelser, disiplinærtiltak Ved denne type saker be om tilgangskoden PB – personal begrenset Endres i topp-/bunntekst

6 K-koder Endres i topp-/bunntekst

7 Åpningsspørsmål – rydding eller ryddighet
Er det viktig å vite om et dokument er ferdig? Er det viktig å vite om og når et dokument er utsendt? Er det viktig å angi at et dokument er svart på? Er det viktig at dokumentene arkiveres? Hvis ja: Endres i topp-/bunntekst

8 Brev under arbeid: Endres i topp-/bunntekst

9 Endres i topp-/bunntekst

10 Rutine Saksbehandler endrer status til F når brevet er ferdig. Dersom brevet ikke skal ekspederes umiddelbart, bør det ligge med status R (Reservert). Saksbehandler eller den som sender ut brevet endrer status på utgående brev fra F til E når brevet ekspederes (utsendt). Dokumentsenteret journalfører utgående brev med status E etter 3 dager. Dokumentsenteret journalfører utgående brev som har hatt status F i 6 dager eller mer. Dere trenger ikke lenger sende papirdokumentene til oss (for annet enn signerte avtaler). Endres i topp-/bunntekst

11 Hva arkiverer dere? Borgund vgs opprettet nesten dokumenter i 2012 Romsdal vgs opprettet nesten 3000 Oppgave senest til neste samling – mer enhetlig vurdering av hva som skal i ePhorte? Generell betraktning: Elev – ok Ansatte ? Administrative oppgaver? Endres i topp-/bunntekst

12 Hva skjer videre? Er i dialog med Extense og Vigo
Ny epostklient – Microsoft Outlook – Tettere kobling Enhetlig utrulling av PC’er på skolene Enklere versjon av ePhorte for saksbehandlerne – ePhorte light: Endres i topp-/bunntekst

13 Ta kontakt for hjelp! Dokumentsenteret : post@mrfylke.no (71 24) 50 00
Kurs: på skolene Saksbehandlerkurs hos oss – arkivarer og saksbehandlere Arkivarkurs hos oss Videokonferanse Hospitering – en dag på dokumentsenteret Endres i topp-/bunntekst