KomRev Trøndelag IKS juli 141 Ansvar for intern kontroll Kommuneloven § 23 pkt. 2, 2. setning: Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. (tilsvarende bestemmelse i § 20 pkt. 2, 2. setning for de som har parlamentarisme) Dette innebærer ansvar for å føre kontroll med administrasjonens virksomhet. Dette omfatter også –Å etablere tilfredsstillende rutiner for intern kontroll –Å føre tilsyn med kommunale foretak

KomRev Trøndelag IKS juli 142 Intern kontroll Kommunelovens krav til internkontroll Ikke formelle form- eller innholdskrav Ikke krav til skriftlig dokumentasjon Tolkninger etter de ulovfestede prinsippene om god forvaltningsskikk og god praksis for internkontroll: Betryggende kontroll betyr at internkontrollsystemet skal være etterprøvbart Skal være i stand til å føre kontroll med virksomheten.

KomRev Trøndelag IKS juli 143 Revisjon og intern kontroll Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. § 3, 3. avsnitt Revisor skal se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontroll på betryggende måte og med forsvarlig kontroll. § 4, 2. avsnitt Revisor skal skriftlig påpeke følgende forhold overfor kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet: pkt 2: feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontroll

KomRev Trøndelag IKS juli 144 Revisjon og intern kontroll Revisors mest vanlige funn: Det er uklarheter om innholdet i begrepet internkontroll Kommunens økonomiske internkontroll er ofte fragmentarisk Det er lite oppmerksomhet knyttet til mislighetsrisiko Nøkkelkontroller er svakt utviklet Risikoperspektivet er i liten grad tatt inn i vurderingen av internkontroll

KomRev Trøndelag IKS juli 145 Intern kontroll KRD og KS har i de siste årene satt mer fokus på internkontrollen i kommunene Rapport om internkontroll i kommuner. -Bestilt av KRD. -Utarbeidet av PWC, oktober tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane –Utgitt av KRD –Utarbeidet av ei arbeidsgruppe oppnevnt av KRD Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering –Bestilt av KS i samarbeid med KRD –Utarbeidet av KPMG, mars 2011

KomRev Trøndelag IKS juli 146 Rapport om styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering Funn Internkontroll i kommunen er i stor grad fragmentert og usystematisk. Det medfører at den ikke blir dokumentert og ikke er fullstendig Store forskjeller i hvor langt kommunene har kommet med å etablere helhetlig internkontroll og risikostyring Det er store forskjeller ved valg av løsninger for internkontroll Internkontrollen bygger i liten grad på systematiske risikovurderinger/- risikoanalyser Oppfølging av at iverksatte kontrolltiltak virker, er lite prioritert Cirka halvparten av kommunene har tydelig og dokumentert kontrollhandlinger når det gjelder roller, oppgaver og arbeidsdeling Internkontrollen innenfor økonomiforvaltning framstår som mer utviklet enn innenfor anskaffelsesområdet og personopplysninger

KomRev Trøndelag IKS juli 147 Intern kontroll innenfor økonomiforvaltning Resultat av undersøkelse For økonomiforvaltningen i kommunene, foreligger det –Klare rutinebeskrivelser Ja 82,9%Delvis 17,1 % –Klare rutiner for arbeidsfordeling Ja 77,6%Delvis 21,5%Nei 0,9% –Rutiner for å rapportering av avvik Ja 74,9%Delvis 20,9%Nei 3,7%Vet ikke 0,5% –Rutiner for årlig gjennomgang av rutinene Ja 46,0%Delvis 32,9%Nei 18,8%Vet ikke 2,3%

KomRev Trøndelag IKS juli 148 Intern kontroll innenfor økonomiforvaltning Tilrådinger innenfor økonomiforvaltning: Tydelige ansvars- og arbeidsfordeling – Innad i økonomi-/regnskapsavdelingen –Mellom økonomi og lønn –Mellom økonomiavdelingen og enhetene i kommunen Rutinebeskrivelser på de viktigste økonomiprosessene –Beskrive kontrollaktiviteten på områder med høy risiko –Prinsippet om arbeidsdeling må ivaretas –Kontrollutførelsen må kunne dokumenteres –Ansvaret for gjennomføringen av kontrollen må være tydelig

KomRev Trøndelag IKS juli 149 Omfanget av etablerte kontrollaktiviteter bør være basert på lokal risikovurdering, –Men følgende områder har høy iboende risiko og bør vurderes særskilt Årsavslutning Kontantkasser og kredittkort Eiendeler (forvaltning, salg og kassasjon) Finansforvaltning Innkjøp (bestillinger, varemottak, fakturakontroll, attestasjon og anvisning samt utbetaling) Kontrollaktiviteter i tilknytning til –Utbetaling av lønn –Utbetaling av fakturaer NB! Intern kontroll er en kontinuerlig prosess som må ajourføres og jevnlig være gjenstand for vurdering. Intern kontroll innenfor økonomiforvaltning

KomRev Trøndelag IKS Eksempel på nøkkelkontroller Manuelle kontroller: Ansvars- og arbeidsfordeling Effektivt tilsyn (kan til en viss grad kompensere manglende arbeidsdeling i små enheter) Attestasjon og anvisning Gjennomgåelse og godkjenning Verifisering Avstemminger Oppfølging av avstemminger Fysiske kontroller Automatiske kontroller: IT-kontroll, autorisasjon og passord Anvendelse av transaksjoner på ensartet måte Automatisk overvelting av data Avstemminger juli 1410

KomRev Trøndelag IKS juli 1411 Intern kontroll