Elektronisk informasjonsinnhenting - strategi og praktiske løsninger Seminar 7.februar 2002 i Gamle Logen arrangert av Dialog Corporation og Swets Blackwell ”Hvorfor det trengs en strategi for informasjonsinnhenting i alle virksomheter” Robert Vaagan, Avdeling for journalistikk, bibliotek- og informasjonsfag, Høgskolen i Oslo

Konklusjon l I 24x365 informasjonssamfunnet har alle offentlige/ private virksomheter av en viss størrelse en IKT- strategi (plan,rutiner, ressurser) for tilgang på, innhenting/lagring/gjenfinning av relevant informasjon l Jo mer kunnskapsintensiv virksomheten er, jo mer kreves av IKT-strategien En optimal IKT-strategi tjener virksomhetens overordnede mål, effektiviserer informasjonsflyten, frigjør ressurser, bedrer offentlige virksomheters yteevne og private bedrifters konkurranseevne og lønnsomhet

Global information superhighway Manuel Castells (1997). The Information Age: Economy, Society and Culture. Oxford:OUP (Vol. I-III). Spår at det 21.århundre vil preges av: ”...the completion of a global information superhighway, and by mobile telecommunication and computing power, thus decentralizing and diffusing the power of information, delivering the promise of multimedia, and enhancing the joy of interactive media” (Vol. III:373)

Alternative forretningsmodeller P.Gottschalk (2002) IT-ledelse for kunnskapsbedrifter, s.215 TeleverkAdvokatfirmaPapirfabrikkEksempel Hovedverdi ved bruk av infrastruktur Merverdi ved problemløsning Effektivisering av produksjon IT-bruk Styrt og simultan formidling Integrert og syklisk problemløsning Sekvensiell produksjon Arbeidsform Kobling kunder klienter Løsning av kundeproblemer Transformasjon input > output Verdiskapning VerdinettverkVerdiverkstedVerdikjedeKarakteristika

Linjeledersyn på informasjonsledelse P.Gottschalk (2002). Informasjonsledelse. Fra forretningsbehov til informasjonssystem, s.20 Databaser Data lagret i IT Maskinvare programvare Individ Gruppe organisasjon Internt Eksternt Forretningsbehov Informasjonsbehov IS-struktur

Informasjon, IIT og kunnskap l Informasjon er både data, tekst, bilde og lyd l De fleste virksomheter bruker alle 4 typer informasjon l Integrert informasjons- teknologi (IIT), jf. diagrammet l Forståelseshierarkiet: data > informasjon > kunnskap > visdom > handling G.E. Evans et al (2000) Developing Library and Information Center Collections, s.11

Kunnskapsforvalter/ informasjonsmedarbeider ? l Arbeidsoppgaver: –Din viktigste oppgave blir å finne, systematisere og lagre informasjon på en måte som gjør oss enda bedre i stand til å løse oppdrag for våre kunder. Internet vil være en viktig kilde for innhenting av slik informasjon. Videre vil dine arbeidsoppgaver være utvikling og administrasjon av funksjonelle databaser som gjør informasjonen lett tilgjengelig. l Kvalifikasjoner: –Vi er ute etter en samfunnsengasjert person med utdanning på høgskolenivå og med relevant erfaring fra media/informasjon, undervisning, bibliotek el. Du har også erfaring med bruk av MS Office som redskap til forvaltning og formilding av informasjon. Du må være kunnskapsrik og nysgjerrig, men også systematisk og ryddig. Videre må du være initiativrik, selvstendig og ha gode samarbeidsevner l ECON – Senter for økonomisk analyse (Aftenposten )

Informasjonssamfunnet l Verden som globalisert elektronisk landsby? l Informasjon som stadig viktigere konkurransefortrinn men også en salgbar vare, jf. Jennifer Rowley (2001) Information Marketing –informasjonsmarkedsplassen, informasjonsprodukter, kundebehandling, branding, bedriftsidentitet, markeds- kommunikasjon, prising, innsamling av markedsdata, markedstrategier

l Aktørene ikke bare virksomheter, men også land/unioner: –10 prioriterte felt for EU som informasjonssamfunn: Televerk, Fjernundervisning, Nettverk for universiteter og forskningssentra,Telematikktjenester for små/mellomstore bedrifter, Veitrafikk, Lufttrafikk, Helsevesen, Elektroniske anbud, Transnasjonal offentlig administrasjonsnettverk, Informasjon om hovedgater i større byer (jf. W.J. Martin (1995) The Global Information Society, s.13) l Tankekors: hvem har informasjonsmakt mellom/ innen unioner/stater/organisasjoner og hvordan brukes den? (Nord-sør, øst-vest relasjoner)

IFS - Information fatigue syndrome Dr. Anne Goulding, Journal of Librarianship and Information Science Vol.33, no.3 Sept. 2001, ss l IFS resultat av ”information overload” l Kjennetegn ved IFS-begrepet : –paralysering av analytiske evner –konstant søk etter ny informasjon –økt engstelse, søvnløshet og tvil i forhold til beslutninger –botemiddel: ”information/digital literacy” basert på kjernekompetanse > særlig å vite når/hva slags informasjon som trengs før en lokaliserer det

l For virksomheter betyr IFS hos ansatte en trussel for optimal ressursbruk l Men også for ”information/digital literates” kan det særlig under tidspress være fristende å velge letteste vei ut > raske vevsøk, å nøye seg med første og beste treff på første søk, ikke gå videre til avanserte søk l I Storbritannia har de informasjonsfattige til felles med IFS-rammede at de ikke greier å nyttiggjøre seg fullt ut informasjonssamfunnets goder

Omgivelser og usikkerhet Høy usikkerhet Moderat usikkerhet Høy Moderat usikkerhet Lav usikkerhet Lav HøyLav ENDRINGSTAKT KOMPLEKSITETKOMPLEKSITET

Omgivelser, usikkerhet og informasjon Uvisst hva slags informasjon som er nødvendig - IFS Informasjon ”overload” (IFS)Høy Konstant behov for ny informasjon (IFS) Informasjon som trengs er kjent og tilgjengelig Lav HøyLav ENDRINGSTAKT KOMPLEKSITETKOMPLEKSITET

l I information management akseptert at ”infobog” og ”information overload” er varige fenomener vi må leve med l Innen kunnskapsintensive bransjer er derfor information management av avgjørende betydning, likedan rollen til information managers og IKT- strategien som del av virksomhetens hovedmål l Bedriftenes suksess stadig mer bestemt av evnen til å bruke informasjon effektivt innen hele organisasjonen og av strategisk bruk av informasjonsressurser

Verktøy i information management l I omgivelser med høy endringstakt og kompkleksitet som krever kontinuerlig læring, endring og tilpasning fra organisasjonen fins flere informasjonsverktøy. –Benchmarking: teknikker for å måle og sammenlikne resultater ved å fokusere på de beste standardene som genererer de beste resultatene –TQM: Total quality management: ulike måter å redusere/eliminere feil på. TQM har spredd seg fra industri til tjenesteytende sektor

–BPR: Business process re-engineering: omlegging for å få radikale effektivitetsforbedringer til lavere kostnader l Arild Haraldsen (2001), IT på norsk: strategisk bruk av IT : begrunner bedriftenes behov for IT og IT- strategier ut fra nye utfordringer i fremtiden, bl.a. –økonomisk verdiforedling vil bli mer rettet mot foredling, distribusjon og utnyttelse av informasjon og tjenester –bransjeglidning, dvs. bedrifters grenser utvides til nye forretningsområder samtidig som nye utradisjonelle aktører går inn i og delvis overtar bedriftens tradisjonelle arena

l Dette ledsages av nye teknologier: –Tradisjonell systemutvikling erstattes av standard programpakker som integrerer prosessene, jf. IIT –BPR-prosjekter stadig viktigere (jf. ovenfor) –Outsourcing/insourcing av hele/deler av IT- funksjonene, jf. Finnair, BI-biblioteket –Gruppevareteknologi: helt nye arbeidsformer og effektivitet av flere internfunksjoner i bedriften, og i bedriftens samarbeid med omgivelsene

Informasjonssystem (IS) l Teo & Ang International Journal of Information Management, Vol.21, no.6, Dec.2001:457 l Større undersøkelse blant IS-ledere i 600 firmaer i Singapore l Strategisk IS-planlegging stadig viktigere. IS-planleggere får økt betydning i å posisjonere firmaene i markeder med hard konkurranse. Mange firmaer investerer betydelig i IT. l 3 faser i planleggingen av IS: forberedelse, planutvikling og iverksettelse

l Hovedproblem i alle 3 faser: å sikre støtte fra ledelsen, mangel på fri kommunikasjonsflyt og mangel på kvalifisert personell l I planutviklingsfasen er uklar prioritering av IS i forhold til firmaenes forretningside et tilleggs- problem l Iverksettingsfasen viser at manglende evne til å justere IS i forhold til miljøendringer også er et tilleggsproblem

Knowledge management (KM): politietaten i Singapore l Politiet er en av mange kunnskapsintensive org. i Singapore l Dårlig KM= høye kostnader, tap av org. hukommelse, kunnskapshull og dårlige beslutninger l Satsing på KM har derfor gitt store gevinster Kilde: Luen & Al-Hawamdeh, Journal of Information Science, Vol.37, no.5, 2001:317

Strategier for informasjonsinnhenting l Nasjonale strategier: –Handlingsplan for bredbåndskommunikasjon ( a.html) –IKT i norsk utdanning ( –Likevel: diskusjon om nasjonal kunnskapsbank, ABM-utvikling, FoU, Berge (2001): Norge utenfor viktige deler av informasjonssamfunnet (

–Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek ( l Organisasjons-/bedriftsstrategier: –HiO/JBI > Kilden ( –Bø ungdomsskole ( plan.htm) –NHO: Internet-veiledning for små bedrifter ( –California Digital Library (

Strategier for informasjonsinnhenting (samlingsutvikling) i bibliotek l RLG: ( l OCLS/ACAS: ( l OCLC/WLN: (

Metadata C.F.Thomas & L.S.Griffin ”Who will create the metadata for the Internet”, First Monday 1998:3#12 l Metadata = data om data, dvs. informasjon som beskriver andre informasjonskilder. Elektroniske utgivere og brukere ser på metadata som den beste muligheten for å få oversikt/kontroll over info- mangfoldet. l Hvilke aktører har forutsetninger og motiver for å lage eller utvikle en eller flere fellesstandarder for metadata? Neppe de som alt lager elektronisk info som også vil lage metadatasystemer

l 3 hovedtyper elektronisk info: elektroniske arkiver, dokumenter, data el. tallmateriale l Internasjonalt mange forsøk på å utvikle metadatasystemer for å håndtere de 3 typene e-info: Nordisk metadataprosjekt, Dublin Core m.fl. l Ennå ingen fellesstandard som kan koble store mengder dokumenter og arkiver med deskriptiv metadata l Og når/hvis dette lykkes hvem skal da skape store mengder metadata for WWW ? – Dublin Core forutsettes ”author-generated”

l Et vellykket metadatasystem som mange bruker forutsetter at vi må vite hvordan mange skal ta det i bruk l Økonomisk motivasjon er avgjørende for å sette fart i metadata-utviklingen. Hvem er aktørene? l 1) I næringslivet brukes metadata til reklamefunksjonen (fange oppmerksomheten til online bruker) og til internbruk/ arkivbruk men ingen av disse er tilstrekkelig viktige til at næringslivet vil investere i metadata. l 2) Akademiske miljøer har neppe ressurser nok

l 3) Statlige myndigheter ofte mest opptatt bare av elektronisk tallmateriale slik at myndigheter neppe vil utvikle metadata (unntak: Library of Congress og bibliografistandardisering) l 4) Kommersielle indekseringsleverandører (Lycos, Excite, Yahoo, Infoseek, Webcrawler, HotBot m.fl.) har derimot det sterkeste økonomiske insentiv av alle til å utvikle et velfungerende metadatasystem som flest mulig bruker l Disse har bl.a. alt engasjert seg i metasøkemaskiner, dvs. synkron søking i flere søkeverktøy

Samlingsutvikling i bibliotek Evans & Zarnosky (2000) Developing Library and Information Center Collections. l En strategi for samlingsutvikling (av også elektroniske formater) mangler i mange bibliotek, men det anbefales - særlig pga brukerhensyn, digitalisering, skifte av personale og behov for kontinuitet l Informerer alle om bibliotekets formål, omfanget av samlingen, prioriteringer l Setter fokus på organisasjonsprioriteringer l Krever nivåheving, engasjement l Setter standarder for akkvisisjon/kassasjon

l Reduserer subjektiviteten ved å bare ha én utvelger l Sikrer kontinuitet ved personskifte l Hjelper personalet i tilfelle brukerklager l Hjelper ved makulering og samlingsevaluering l Hjelper i rasjonalisering av budsjett allokeringer l Utgjør et ”public relations” dokument l Ramme for evaluering av saml.utviklingen l Gir utenforstående info om formålet ved samlingen

l Strategi for samlingsutvikling dessuten viktig i evalueringssammenheng –1990-tallet et evalueringstiår (resultat, kostnadseffektivitet, akkreditering osv i fokus) –Sentrale spørsmål ved evaluering: –Hva er en gitt samlings fortrinn? –Hvor effektiv har utgiftene til samlingsutvikling vært? –Hvor nyttig er samlingen for brukerne? –Hvordan er vår samling i forhold til andre?

Digitale bibliotek Aalberg og Hegna (2000). Arkitektur for digitale bibliotek ( l Hvis bibliotek = samling av dokumenter (?!) er da DB = samling av digitale dokumenter!? l DBs særtrekk: –Direkte brukertilgang til virtuelle samlinger; –Muligheten for å integrere l DB utvidelse av tradisjonell informasjonsforvaltning, ikke avgrensete enkeltsamlinger av digitale dokumenter

l DB er (og vil være) – et diffust begrep –Samling digitale objekter som forvaltes l Sentrale aspekter ved DB: –Informasjonssentrerte (enheter av informasjon skal forvaltes, gjøres tilgjengelig) –digitale informasjonsobjekter (fysiske obj > hybrid bibliotek) – samlingsorienterte – nettbasert informasjonsdeling – integrerte løsninger – interaktive (dialog bruker> <informasjon)

l DB vil være hovedelement i fremtidens pedagogiske virke > digitale læremidler økt betydning l WWW er ikke DB fordi førstnevnte ikke ivaretar kvalitetssikring; info/tjenester for dårlig administrert/ kvalitetssikret l Noen digitale bibliotek: –Bibsys digitale bibliotek ( –California Digital Library ( –Digital Library Federation (

Konklusjon l I 24x365 informasjonssamfunnet har alle offentlige/ private virksomheter av en viss størrelse en IKT- strategi (plan,rutiner, ressurser) for tilgang på, innhenting/lagring/gjenfinning av relevant informasjon l Jo mer kunnskapsintensiv virksomheten er, jo mer kreves av IKT-strategien En optimal IKT-strategi tjener virksomhetens overordnede mål, effektiviserer informasjonsflyten, frigjør ressurser, bedrer offentlige virksomheters yteevne og private bedrifters konkurranseevne og lønnsomhet