Økonomisjefsmøte Volda 7. mai 2010 Presentasjon av UHRs økonomiutvalg Noen problemstillinger framover til refleksjon/ diskusjon Jan Aasen Økonomi- og driftsdirektør Høgskolen i Lillehammer

Økonomiutvalgets mandat Økonomiutvalget er et forslagsfremmende og rådgivende utvalg overfor Administrasjonsutvalget på spørsmål og tema vedrørende økonomifunksjonen i UH-sektoren.  Økonomiutvalget skal jobbe med strategiske problemstillinger knyttet til god økonomiforvaltning. Et viktig formål vil være å bidra til å utvikle, vurdere og koordinere løsninger innenfor alle typer økonomioppgaver. Hensikten med dette vil være å få fram felles praksis/beste praksis der det er tjenlig for institusjonene. Økonomiutvalget skal også initiere og/eller utføre utredninger og utviklingsarbeid av overordnet og strategisk karakter for fremtidsrettede og effektive økonomifunksjoner.

Økonomiutvalgets sammensetning Medlemmer Økonomidirektør Kjell Bernstrøm Universitetet i Bergen (leder) Økonomidirektør Kjetil Hellang Universitetet i Agder Personal- og økonomisjef Lise Sofie Woie Norges idrettshøgskole Økonomidirektør Jan Ove Henriksen Høgskolen i Bergen Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen Høgskolen i Lillehammer Varamedlemmer Vara universitetene: Ass. økonomidirektør Ellen Johanne Caesar Universitetet i Oslo Vara: Økonomisjef Klas Rønning Norges Handelshøyskole Vara høgskolene: Økonomidirektør Juel Helge Rye Høgskolen i Buskerud Observatører Observatør fra UNINETT/UNINETT FAS: Bjørn-Are Lyngstad Observatør fra UHRs sekretariat: Sigrid Tollefsen Utvalgets sekretær Ragnhild Haugland ved UiB er økonomiutvalgets sekretær. Representantene er oppnevnt for en periode på 4 år. Økonomiutvalgets leder er oppnevnt for en periode på 2 år. Sekretærfunksjonen legges til institusjonen som har lederansvaret.

Utvalgets tolkning av mandat og drøfting av arbeidsform Utvalget er fornøyd med at mandatet er av strategisk, overordnet karakter. Det er positivt at universitetene deltar i økonomiutvalget, slik at det i større grad enn tidligere kan samarbeides på tvers av institusjoner i sektoren. Institusjonene konkurrerer ikke på områder som utvalget skal jobbe med, og det er derfor positivt å kunne diskutere felles/beste praksis. Det ble bestemt at varamedlemmer kan delta på alle møter hvis de ønsker. Deltagelse fra KD vil variere etter behov fra begge parter. Det tas sikte på fire møter i året for utvalget

Forholdet mellom Økonomiutvalget og Beregningsutvalget UHRs Økonomiutvalg har et mandat med hovedfunksjoner knyttet til problemstillinger om god økonomiforvaltning og rutiner og kompetanse i forhold til regnskap, regnskapssystemer og rapportering overfor KD, Riksrevisjon og DBH.   UHRs Beregningsutvalg har sitt mandat knyttet til statsbudsjett og kostnadsutvikling, samt dokumentasjon av faktiske kostnader for forskjellige aktiviteter i sektoren. Disse to arbeidsutvalgenes funksjon skal derfor komplettere grunnlaget for administrasjonsutvalgets samlede vurderinger av økonomien i sektoren og forvaltningen av dette.

Saker på utvalgets første møte Sak 02/10 Tolkning av mandat og drøfting av arbeidsform Sak 03/10 KDs tanker om dialog og kontakt med utvalget Sak 04/10 Utvikling i målstrukturen – endringer i mål og definisjoner – med tanke på stabilitet og forutsigbarhet i sektoren Sak 05/10 Brutto- versus nettobudsjettering Sak 06/10 Møtekalender Sak 07/10 Orienteringssaker Sak 08/10 Eventuelt

Sak 03/10 KDs tanker om dialog og kontakt med utvalget Arne Lunde hadde en gjennomgang av temaet. Det eksisterer flere risikoområder innen økonomiforvaltningsområdet. For at det skal være mulig for KD å forvalte best mulig, er det viktig med en bedre kjennskap til og bevisstgjøring av sentrale risikoområder, noe KD ønsker blant annet skal skje gjennom dialog og kontakt med økonomiutvalget. Sentrale områder hvor KD ser for seg en slik kontakt, er kunnskap om økonomiforvaltningen og rapporteringsopplegget i sektoren. I tillegg ser KD for seg at samspillet med utvalget kan være tilknyttet områdene utvikling av regelverk og rutiner, planlegging av fellesaktiviteter, dialog om departementets tilsyns- og oppfølgingsarbeid i sektoren, samt utvikling av systemløsninger på økonomiområdet

Risikobildet Økonomiforvaltning, regnskapskvalitet og driftsøkonomi Svak ledelses- og styrefokus på økonomiforvaltningen Manglende kapasitet og kompetanse innen økonomiområdet Mangelfullt internt rammeverk for økonomiforvaltningen og svakheter i de administrative systemløsningene. Svak kvalitetssikring pga. det ikke er etablert gode internkontroll-aktiviteter.

Risikobildet Spesielle områder: Anskaffelser   Spesielle områder: Anskaffelser For svakt definert oppgave og ansvarsfordeling Manglende kompetanse og kapasitet til å gjennomføre de tunge innkjøpene på en riktig måte Svakheter mht. regelverk, rutiner og prosedyrer for anskaffelser Manglende eller svake systemløsninger Svak eller manglende internkontroll på området

Områder der KD ønsker dialog og kontakt med økonomigruppa i UHR Kunnskap om økonomiforvaltningen i sektoren Rapportering, analyse og evaluering Rapporteringsopplegget i sektoren Utvikling av regelverk og rutiner Planlegging av fellesaktiviteter som seminarer, møter, konferanser og lignende. I sektoren Dialog om departementets tilsyns- og oppfølgingsarbeid i sektoren Utvikling av systemløsninger på økonomiområdet

Sak 04/10 Utvikling i målstrukturen – endringer i mål og definisjoner – med tanke på stabilitet og forutsigbarhet i sektoren Utgangspunkt for diskusjonen av temaet Ragnhild Haugland hadde en presentasjon av temaet. KD setter mål for institusjonene i sektoren. Det har de gjort noen år, men målstrukturen og en del definisjoner har endret seg over tid. Hvordan samsvarer dette med at sektoren ønsker forutsigbarhet og stabilitet knyttet til mål for virksomheten?

Sak 04/10 Utvikling i målstrukturen – endringer i mål og definisjoner – med tanke på stabilitet og forutsigbarhet i sektoren Utvalgets vurdering / diskusjon: Både utvalget og KD anser det for å eksistere utfordringer tilknyttet dagens målstruktur. Spesielt for sektormål 1 og 2 eksisterer det utfordringer, med en begrenset sammenheng mellom sektormål og styringsparametre. KD nevnte i blått hefte for 2010 at de ønsker en gjennomgang av målstrukturen. KD ønsker å involvere sektorene i arbeidet, noe utvalget syns er positivt. Utvalget anser selve målstrukturen for å være god, og at rammeverket i seg selv ikke er problematisk. Utfordringer i målstrukturen anses å være av mer prinsipiell karakter, og knyttet opp mot punktene forutsigbarhet, omfang, samt kompleksitet og dataomfang. Det blir ansett for å være problematisk når nye rapporteringskrav kommer tett på fristene. Endringer i rapporteringskrav er i seg selv positivt, men det bør være tid nok til å tilpasse seg dem.

Temaer på neste møte i økonomiutvalget Handlingsromutvalget Beregningsutvalget ser på noen aspekter her - men det er og noen tema økonomigruppen bør se på bl.a spørsmålet om nye kategorier innen studieplassfinansiering og spørsmålet om hva en studieplass koster. Handlingsromutvalget har samlet ca 60 oppfølgingspunkter som utvalget bør se på. Kontakten mot KD KD er interessert i en dialog om møteplasser mellom sektoren og KD og ønsker en diskusjon om en endret struktur - dette er et aktuelt tema Felles IT systemer - oppfølging av Ågedal – utvalget Generelt tema om økonomistyring - KD er bekymret på noen områder innen økonomstyringen i sektoren - spørsmål om samarbeid mellom institusjoner om administrative oppgaver.

Andre aktuelle temaer for utvalget framover ? Kompleksitet i og krav til sektoren øker – hvordan kan det håndteres, og hvordan kan sektoren samarbeide? Forhold RR, KD og institusjonenes virksomhet Bestillingssystemet – fra fakturering til betaling Problematikk rundt timeregistrering og overtid (spesielt på BOA-virksomhet) BOA-reglement

Innkjøpsutvalgets mandat Innkjøpsutvalget er et forslagsfremmende og rådgivende utvalg overfor Administrasjonsutvalget på spørsmål og tema vedrørende offentlige anskaffelser i UHsektoren. Innkjøpsutvalget skal i denne sammenheng: ha en aktiv rolle med å identifisere anskaffelsesområder hvor UH-sektoren kan oppnå fordelaktige innkjøpsavtaler ved å opptre samlet bidra med forslag til løsninger, organisering og finansiering av felles avtaleområder enten som samlede sektoravtaler og/eller regionale/bilaterale avtaler vurdere tiltak for sektoren for å etablere en felles informasjonsbase innen innkjøpsområdet med en effektiv løpende informasjonsutveksling. vurdere spørsmål/tiltak knyttet til hvordan innkjøpsområdet rutine- og systemmessig integreres som del av samlede økonomiforvaltningen i institusjonene være pådriver for å spre kunnskap om regelverk og "god praksis" innen innkjøpsområdet, herunder ta initiativ til seminar/opplæringstilbud mv

Innkjøpsutvalgets sammensetning Innkjøpsutvalget skal bestå av 5 representanter fra hele universitets- og høgskolesektoren. 1 økonomidirektør : universitet /høgskole. 4 innkjøpsansvarlige: 2 fra universitetene + 2 fra de statlige/vitenskaplige høgskolene. Innkjøpsansvarlige skal ha innkjøpsfaglige arbeidsoppgaver i hovedstilling. Representantene (faste og vara) oppnevnes av Administrasjonsutvalget. Representantene oppnevnes for en periode på 4 år. Innkjøpsutvalgets leder oppnevnes av Administrasjonsutvalget for en periode på 2 år. Medlemmer Innkjøpssjef Kjetil Skog (leder); Universitetet i Bergen Innkjøpssjef Olav Holden, NTNU Innkjøpsansvarlig Morten von Heimburg, Høgskolen i Nord-Trøndelag Førstekonsulent Ninni Christiansen, Høgskolen i Østfold Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Vara for universitetene: rådgiver/økonomisjef Kay-Arne Hansen, Universitetet i Tromsø Vara for høgskolene: rådgiver Elin Gulbrandsen Drevik, Høgskolen i Ålesund Vara for høgskoler/vit. høgskoler: Rådgiver Marit Høisæter NHH

Noen problemstillinger framover

Innføring av nytt bestillings- og fakturasystem på HiL Prosjekt ”Fra bevilgning til betaling” – Framtidig arbeidsdeling Budsjett Frem til bestilling foretas/ kontrakt inngås Bestilling foretas og varemottak Betaling og regnskaps- føring Rapportering og kontroll Hvem utfører Budsjettpremisser / -grunnlag Avdelinger og enheter med bistand fra fellesadministrasjonen Kvalitetssikring / bistand Avdelingene / enhetene og økonomiseksjonen Hvem utfører Rammeavtaler / fellesavtaler og bistå avdelingene ved større anskaffelser Økonomi- og driftsseksjonen Større anskaffelser Avdelingene i samarbeid med økonomi- og driftsseksjonen Enkeltanskaffelser / tjenestekjøp Ansatte i avdelinger og enheter, delvis enkeltansatte (bøker, reise, kantine) Hvem utfører Bestillinger Avdelinger og enheter, for noen produkter alle ansatte. 1.Linjetjeneste økonomi/innkjøp bistår med å registrere bestillinger Attestasjon og anvisning skjer på bestillingstidspunktet Bestiller og budsjettansvarlig Varemottak Avdeling / sentralt varemottak Hvem utfører Inngående fakturaer Mest mulig ankommer elektronisk via meldesentral, resten skannes av oss eller eksternt Økonomiseksjonen / 1. linjetjenesten Regnskapsføring og betaling Økonomiseksjonen Hvem utfører Utarbeide regnskapsrapporter Økonomiseksjonen Innspill til saksframlegg mv Avdelingene og enhetene Internrevisjon/-kontroll Økonomiseksjonen

IKT-systemer i de 5 fasene Fase 1: Budsjettering ABM – skiftes ut med Agresso Planner fra 2011 Lønnsdata fra SAP Fase 2: Frem til bestilling foretas / kontrakt inngås KGV - Konkurransegjennomføringsverktøy Ephorte Fase 3: Bestilling foretas Proceedo (Nytt bestillings- og fakturahåndteringssystem fra januar 2011) Fase 3: Varemottak Fase 4: Regnskapsføring og betaling Agresso Fase 4: Fakturahåndtering Elektroniske inngående fakturaer (meldesentral) Contempus (Nytt bestillings- og fakturahåndteringssystem fra januar 2011) Fase 5: Rapportering og kontroll Excelrater for å lage rapportutdrag Agresso web-info eller tilsvarende

Noen problemstillinger Bestillings- og fakturasystemet gir mulighet for ny arbeidsfordeling og fokus innenfor økonomi / regnskap og innkjøp Økt behov for kompetanse og kapasitet til å håndtere alle krav til rapportering, regelverk mv IKT-systemene Best praksis og samarbeid for å fremme Effektive løsninger Med bedre kvalitet Og mer enhetlig og samordning av løsningene Forskjeller i institusjonenes størrelser gir felles utfordringer men kanskje behov for forskjellige løsninger – hvordan kan de små trekke veksler på de større virksomhetene ? Fusjoner mellom institusjoner i sektoren

Til refleksjon / diskusjon Arenaer for kommunikasjon og hvordan ivareta sektorens ønsker Økonomisjefsmøte, Innkjøpsforum, Agresso Brukerforum Kommunikasjon mellom UHR-utvalgene og institusjonene i sektoren Økonomiutvalget Beregningsutvalget Innkjøpsutvalget Alle utvalgene er oppnevnt og rapporterer til Administrasjonsutvalget i UHR Kommunikasjon mellom utvalgene og KD, og være representative for sektoren totalt sett