Minikonkurranse AV-samling 10. november 2009 Hege Vanebo

Bakgrunn Anskaffelsene må gjøres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) § 15-3. Den enkelte virksomhet har selv ansvar for at dette blir utført korrekt.

Fordeling av kontrakter etter inngått rammeavtale Fordeling uten minikonkurranse Kontraktene fordeles mellom leverandørene ved hjelp av en fordelingsnøkkel gitt i rammeavtalen. Forutsetter at alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalene. Fordeling etter minikonkurranse Kontraktene fordeles etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom partene. Forutsetter at ikke alle vilkår er fastsatt i rammeavtalene.

Forutsetninger Vilkår i rammeavtalen ligger til grunn for leveransen. Vilkår som evt. kan endres: Vekting av tildelingskriterier Tildelingskriterier, for eksempel pris, service, kompetanse, miljøegenskaper m.m.

Gjennomføring av minikonkurranse Alt. 1: Evaluere ut fra tilbud gitt i rammeavtalen. Trenger ikke å gå ut med forespørsel. Forutsetter at vilkårene og betingelsene i rammeavtalen er faste. Alt. 2: Forespør de leverandører vi har rammeavtale med som er i stand til å gi tilbud. Forutsetter at vilkårene i rammeavtalen IKKE er faste. Det skal gis ”tilstrekkelig tid” for leverandørene til å inngi tilbud. Dette må ses i sammenheng med kompleksiteten på anskaffelsen. Alt. 3: Evaluering på pris via E-handel. Produktene hos leverandørene er registrert i kataloger. Via bestillingssystemet kan vi få opp alle leverandørene og sammenligne priser (og tekniske spesifikasjoner.)

Levering av tilbud Tilbudene skal inngis skriftlig eller gjennom et elektronisk system som er godkjent for dette. Dette for å sikre at tilbudene holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. Vanlig e-post oppfyller ikke dette kravet.

Evaluering Etter tilbudsfristens utløp skal det foregå en evaluering. Dette må gjøres uansett hvordan minikonkurransen er gjennomført. I evalueringen må det brukes de kriterier som er gjort kjent i konkurransegrunnlaget for denne avtalen.

Protokoll Det skal skrives protokoll som dokumenterer prosessen i evalueringen som er gjort. Se FOA § 3-2

Protokollen skal minimum inneholde Hva som skal anskaffes Anskaffelsesprosedyre Tilbydere Antatt verdi på kontrakten Evt. avvisninger Hvem som vant konkurransen Begrunnelse for valg av tilbud

Informasjon til tilbydere Når evalueringen er ferdig skal alle leverandørene få beskjed om dette, samt en kort begrunnelse for valget. Se FOA § 20-16

Avropsavtale/tilslutningsavtale Etter at følgende punkter er gjennomført: Gjennomføring av minikonkurranse Levering av tilbud Evaluering Protokoll Informasjon til tilbydere Så skal det skrives en avropsavtale mellom institusjonen og valgt leverandør.