Presentasjon Økonomisjefsamling i Ørsta/Volda 6.- 7. mai Avdelingsdirektør Arne Lunde UH-avdelingen KD

Riksrevisjonens tilbakemeldinger på forvaltningen Riksrevisjonen har avdekket følgende avvik i institusjonenes forvaltning: Økonomistyring Tiltak for å bringe situasjonen under kontroll Tiltak for å forebygge at en underskuddssituasjon oppstår Mislighetsrisiko 19 institusjoner undersøkt, hvorav 4 institusjoner gjennom dypdykk

RR – forts. Bierverv og roller i næringslivet Roller i bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Etiske retningslinjer og informasjon om disse Omfang av stilling Særskilte honorarer Oppdrag til ansattes selskaper

RR-forts. Lønn bortfall av særavtalen Lønn lokale særavtaler Omfang av overtid Ajourhold av utbetalinger Manglende dokumentasjon Fortsatt utbetaling av ”mertid” BOA Mange prosjekter har ikke et prosjektbudsjett Prosjekter er ikke dokumentert med skriftlige avtaler

Prosjekter er ikke riktig klassifisert, ikke gjennomgående logikk i klassifiseringen Vurdering av faglig interesse ikke dokumentert Prosjekter uten aktivitet er ikke avsluttet Institusjonene etterlever ikke egne interne retningslinjer Anskaffelser Direkte kjøp over terskelverdiene Mangler ved anskaffelsesprotokoller Manglende innhenting av skatteattester og HMS-erklæringer

- Rammeavtaler er inngått for for lang periode Tiltakspakken Stipendiatstillinger

Riksrevisjonen - 2009-revisjonen Regnskapsavlegg og ledelseskommentarer Registrerer forbedring Kongruens Flere institusjoner med manglende kongruens Avstemminger Ikke tilfredsstillende kvalitet i avstemminger ved flere institusjoner Regnskapsperioder – lukking og terminering Synder over flere år

Utfordringer på lønnsområdet Lønn –overtid. Sammenhengen økonomistyring – bemanningsstyring Utvikling av et felles personalsystem for UH-sektoren Omstillingsprosesser og fusjoner

Lønn - overtid Vanlig forekommende avvik: Fortsatt utbetaling av mertidslønn Oppsamling og flere måneder av overtidsgodtgjørelse Arbeid utover det omfang arbeidsmiljølovens bestemmelser hjemler Manglende dokumentasjon av tidsbruk Manglende godkjenning fra arbeidsgiver om pålagt overtid

Sammenhengen økonomistyring - bemanningsstyring Sterkere vekst i antall ansatte uten at det er finansieringsgrunnlag for det. Presset driftsøkonomi presser fram et fokus på ressursforvaltning Innsparings- og omstillingsprosesser gir økt behov for løpende å kunne dokumentere den samlede bemanningsutviklingen Ikke bare hoder er viktig, men også ivaretakelse og utvikling av en kompetanseprofil som møter behovene satsingene innenfor undervisning, forskning og formidling skaper.

Sammenhengen økonomistyring - bemanningsstyring Dette setter krav til personaladministrative rutiner, fullmakter, godt utviklet personalsystem og en godt fungerende sentral stab

Utvikling av et felles personalsystem for UH-sektoren Hele personaldelen inkludert e-rekruttering av SAP vil ikke bli anskaffet og implementert Dette er stikk i strid med de forventninger som ble skapt da SAP-prosjektet ble lansert

Følgende oppfølging er planlagt: Det innledes en dialog med SSØ for å fastslå hvilke leveranser uh-sektoren kan forvente på tre års sikt når det gjelder videre utvikling av funksjonalitet i SAP HR. Det innhentes informasjon om hvordan de øvrige SAP-kundene til SSØ løser sine systembehov på personalområdet. På dette grunnlaget utredes det mulige samarbeidsprosjekter.

Forts. Det gjennomføres en behovskartlegging mht funksjonalitetskrav på personalområdet og når det gjelder ekstern rapportering og ledelsesinformasjon i lønns- og personalsystemet generelt. På grunnlag av behovskartleggingen utredes det forslag til hvilke felles systemløsninger som bør etableres i sektoren. Det bør så langt det er mulig estimeres kostnader ved de ulike forslagene. Integrasjonsutfordringer mellom SAP HR og nye systemløsninger skal også utredes.

Omstillingsprosesser og fusjoner Gjennomføring av omorganiseringen i henhold til avtaleverket Etablering av en ny administrativ organisasjon med oppgave- og ansvarsfordeling, rutiner, regler og lignende Etablering av en felles forståelse og kultur for hvordan ting skal gjøres At ledelsen klarer å ha fokus både på den daglige styringen og forvaltningen samtidig som de har fokus på fusjonsprosessen