Prosjektplan PILOT for samhandling mellom private rehabiliteringsinstitusjoner og Helse Nord-Trøndelag HF i 2007 og 2008 Godkjent av: Styringsgruppen Dato: 30.05.07

Innledning og bakgrunn Utgangspunkt Kravspesifikasjon og kontrakter med de private rehabiliteringsinstitusjonene. Inngått av HMN RHF Brev av 01.02.07 fra Helse Midt-Norge til Helse Nord-Trøndelag HF angående oppfølging av kravspesifikasjon og kontraktene med de private rehab.inst. Møte mellom Helse Midt-Norge RHF og Helse Nord-Trøndelag HF 27.02.07 Møte mellom Helse Midt-Norge RHF og de private rehab.institusjonene (HNT observatør) av 29.03.07.

Målsetning med prosjektet Hva har vi i dag Avvik (Hva må vi gjøre for å lukke gapet) 4 private rehab.institusjoner som er i et konkurransemarked og har hver sin kontrakt med Helse Midt-Norge RHF. Til sammen 110 senger + 8 dagsenger. Felles kravspesifikasjon som er godtatt av alle. Brev av 010207 fra HMN RHF til HNT ang. oppfølging av kravspesifikasjon og kontrakter med de private rehabiliteringsinstitusjonene Områder og aktiviteter må defineres og beskrives. Se neste plansjer. Hva skal vi ha pr 31/12 2008 De 4 private rehab.inst. skal være en integrert del av det spesialiserte rehabiliteringstilbudet i Helse Midt-Norge. Et best mulig pasientforløp og den totale ressursmengden skal være utnyttet best mulig. Pasientene skal ivaretas best mulig og skal kunne reise til den rehab.inst. de ønsker, som har avtale med et regionalt helseforetak. HMN dekker reisekostnader kun innad i regionen.

Områder som må følges opp med aktiviteter: Det er utarbeidet en veldokumentert systembeskrivelse for mottak/saksbeh.av henvisninger og prioritering/inntak av pasienter. Opplegg for registrering av ventetider Plan for opplæring og rådgivning Opplegg for revisjoner Opplegg for tilsyn- og veiledningstjenesten Standarder for noen behandlingsforløp (for eksempel ”hofter”. Ulike system på plass: IKT-system, kvalitetssystem (EQS) rapporteringssystem m.v.

Aktiviteter på de enkelte områder Det er utarbeidet en veldokumentert systembeskrivelse for mottak/saksbeh.av henvisninger og prioritering/inntak av pasienter. Kartlegge og dokumentere dagens systemer, rutiner og prosesser Utarbeiding av forslag til nødvendige endring i systemer, rutiner og prosesser Godkjenning av endringer hos kompetente organ eller ledere Utarbeide verktøy for funksjonsvurdering (felles skjema som alle kan bruke). Nye prosedyrer for vurdering om søknader/henvisninger kommer inn under spesialisthelsetjenesten og om de gir grunnlag for rett til nødvendig helsehjelp med frist. (JA eller NEI) Vurdere om det skal utarbeides nye felles søknadsskjema. Lage opplegg for hvordan pasienter som ikke får nødvendig rett til helsehjelp skal håndteres. Disse vil jo også få tilbud om helsehjelp, men uten frist. (Settes på ei liste?) Lage bemanningsplan og ”turnus” for de som skal arbeide med saksbehandling, henvisning, inntak og prioritering av pasienter. Utarbeide kostnadsoversikt over ordinær drift av et slikt kontor. (Årsbudsjett) Evaluering av opplegget og korrigering på grunnlag av ny læring

Aktiviteter på de enkelte områder Opplegg for registrering av ventetider Utarbeide forslag til system for registrering av ventetider, slik at helseforetaket kan påse at regelverket følges og at de frister som blir satt, overholdes.

Aktiviteter på de enkelte områder Plan for opplæring og rådgivning for gjennomføring av samhandlingstiltak Utvikle program for opplæring i de prosedyrer avtalen beskriver og ift de avvikshendelser som rapporteres. (For eksempel: Hva kan læres av rapportene til helseforetakets kvalitetsutvalg.) Gjennomføre opplæring med ledere og relevante ansatte på rehab.institusjonene Gjennomføre opplæring med ledere og relevante ansatte på aktuelle sykehusavdelinger Inngå avtale med foredragsholdere/kursledere Evaluering og korrigering på grunnlag av ny læring

Aktiviteter på de enkelte områder Opplegg for revisjoner Inngå samarbeidsavtaler mellom HF og rehab.institusjoner om revisjonsordninger som omfatter all virksomhet innenfor avtalen. Utvikle program for revisjonsordninger ved rehabiliteringsinstitusjonene. (Hvem, hva, hvor, når mv.) Gjennomføre planlagte revisjoner. Rapportere til Helse Midt-Norge RHF innen utgangen av 2007 og 2008. Evaluering av opplegget og korrigering på grunnlag av ny læring

Aktiviteter på de enkelte områder Opplegg for tilsyns- og veiledningstjenesten av legespesialister eller andre personellgrupper Definere hva som er minstekravene (For eks.: Minste besøksfrekvens, tidsressurs for bestemte faglige tema m.v) Utvikle program for besøk (når, hvor) angående tilsyn- og veiledning. På bakgrunn av programmet inngå avtaler med legespseialister eller andre om tilsyn- og veiledning. Gjennomføre programmet Organiseringen av denne tjenesten må beskrives og omgående rapporteres tilbake til Helse Midt-Norge RHF, slik at det regionale nivået får anledning å vurdere om HF et organiserer denne tjenesten på en tilfredsstillende og likeverdig måte. Evaluering av opplegget og korrigering på grunnlag av ny læring

Aktiviteter på de enkelte områder Standarder for noen behandlingsforløp (for eksempel ”hofter”). Kartlegge/vurdere hvilke behandlingsforløp og programopphold det kan utarbeides standarder for Utarbeide standarder for omforente behandlingsforløp Gjennomføre standardene Evaluering og korrigering på grunnlag av ny læring

Aktiviteter på de enkelte områder Ulike system på plass: IKT-system, kvalitetssystem (EQS) rapporteringssystem m.v. Kartlegge og dokumentere dagens systemer, rutiner og prosesser Identifisere mulige feilkilder og avvik ift. krav og gjeldende lover og retningslinjer Utarbeiding av forslag til nødvendige endring i systemer, rutiner og prosesser Godkjenning av endringer, eventuelt inngåelse av nye avtaler (F.eks m HEMIT) Implementering og kvalitetssikring Evaluering og korrigering på grunnlag av ny læring

Prosjektorganisering 1 fra RHF 1 fra HF (Adm.dir.) 1 fra Private Rehab. institusjonene 1 Brukerrepresentant 1 tillitsvalgtrepresentant Prosjektleder, sekr. For styringsgr. Styringsgruppe* 1 Prosjektleder 4 ledere fra rehab.inst 3 ledere fra HNT (Rehabklinikk, Kir.klinikk og Medisinsk klinikk) 1 prosessleder/prosj.sekr. Prosjektgruppe Referansegruppe Repr. fra alle rehab.inst. i regionen utenom HNT Representant fra hvert HF Utenom HNT + prosj. leder og styr.gr.leder Adhoc.grupper - ressurspersoner

Overordnet fremdriftsplan 29.03.07 RHF møte med de private rehab.institusjonene 23.04.07 RHF møte med HNT for godkjenning av forprosjektplan 30.05.07 Møte i styringsgruppen som blant annet ansetter prosjektleder - som utarbeider forslag til hovedprosjekt. 13.06.07 HF møte med de fire rehab.institusjonene for å presentere prosjektet (Oppstartseminar) 01.06.08 Alle kritiske aktiviteter testet og ferdig utprøvd i piloten 31.12.08 Prosjektet implementert i alle rehab.inst. og i alle aktuelle sykehusavdelinger. NB: Prosjektleder og prosjektgruppen må utarbeide fremdriftsplan for aktivitetene med start- og sluttidspunkt samt møteplan for prosjektgruppen. Prosjektleder og styringsgruppen lager møteplan for styringsgruppen.

Kritiske suksessfaktorer og risikoer Forankring i ledergruppene HF, Klinikker, rehab.inst. Engasjement og involvering fra de kliniske lederne og øvrige deltagere i sykehus og rehab.inst. Eierskap på lokalt avd.nivå(seksj.nivå) både i sykehus og rehab.inst. God prosjektledelse Tilstrekkelig tid og ressurser avsatt Ressurssituasjonen er avklart med RHF Risiko Politiske rammebetingelser endrer seg Administrative rammebetingelser endrer seg Forventningsgap Viktig å ha realistiske ambisjoner Forskjellige kryssende mål Ulike forventninger RHF, HF, rehab.institusjon

Kommunikasjonsplan Utarbeide kommunikasjonsplan for prosjektet Prinsipper: Åpen, ærlig, tydelig Klar og enkel beskrivelse av prosjektet Formulere overordnet budskap Avklare målgrupper Avklare kommunikasjonsarenaer (medier, møter osv) Avklare ansvarsforhold (talsperson mv) Sette opp konkret tiltaksplan: dato, arena/hendelse, beskrivelse av kommunikasjonstiltaket, hvem har ansvar for at det skjer, andre bidragsytere

Hva må gjøres videre nå! Fase 1: RHF må godkjenne prosjektet, inkludert avklart ressurssituasjon mellom HMN og HNT Fase 2: Etablere prosjektorganisasjon (Styringsgruppemøte) som utpeker prosjektgruppe og referansegruppe. Utpeke prosjektleder og prosjektmedarbeidere Etablering av prosjekt, ved oppstartseminar. Detaljering av aktivitets- og milepælsplan Fordele ansvaroppgaver og frister Utarbeidelse av møteplaner og struktur Fase 3: Utprøve piloten i noen sykehusavd. og rehab.inst innen 01.06.08 Fase 4: Implementere ”Piloten” på alle institusjonene og i alle sykehusavd. innen utgangen av 2008