Organisasjon og omgivelser

Et åpent system-perspektiv på organisasjoner Det gjensidige samspill og påvirkning mellom organisasjoner og deres omgivelser Hvordan organisasjoner strategisk tilpasser seg eksterne handlingsbetingelser Husker tilbake til interessentmodellen så er det også en slik åpen systemmodell, som betrakter også aktører utenfor organisasjonen som vesentlig for det som skjer inne i organisasjonen

Sentral antakelse Enhver organisasjon etterstreber: a) Å være mest mulig autonom, og b) Å minimalisere usikkerhet Ved å anvende ulike strategier for: a) Å svekke avhengighet, press og kontroll fra andre, og b) Å få innflytelse og kontroll over forhold som er av betydning for dens virksomhet

Omgivelser på flere nivå Internasjonale forhold Nasjonale forhold Domene (nisje, område) Organisasjon

Omgivelser på domenenivå Domene (nisje, område) kunder, klienter, brukere konkurrenter underleverandører regulerende organisasjoner interesseorganisasjoner media

Omgivelser på nasjonalt nivå Nasjonale forhold teknologiske forhold generelle politiske forhold økonomiske forhold demografiske forhold (befolkning) kulturelle forhold (verdier, normer)

Omgivelser på internasjonalt nivå Internasjonale forhold lokalisering av produksjon flyt av varer og tjenester finansbevegelser over landegrensene internasjonalt arbeidsmarked teknologiske nyvinninger

Tekniske og institusjonelle omgivelser tekniske omgivelser (forhold som påvirker hvordan man løser oppgaver) input: tilgang til ressurser (råvarer, kapital, personell..) output: etterspørsel, krav til produkter, etc institusjonelle omgivelser (kulturelle forhold som påvirker organisasjonen) oppfatninger av hva som er riktige organisasjoner

omgivelser (tekniske/institusjonelle) institusjonelle omgivelser sterke svake banker sykehus mindre produksjonsbedrifter skoler kirker restauranter helsestudio sterke tekniske omgivelser private organisasjoner forholder seg gjerne til markeder, offentlige organisasjoner er mer skjermet, men forholder seg til dem som finansierer virksomheten, det er viktigere å overbevise dem om at aktiviteten er riktig svake

Omgivelser og mål Organisasjonens mål Negative eksempler bør gjenspeile samfunnets generelle verdier bør f.eks. ha et akseptert etisk grunnlag for sin aktivitet Negative eksempler Hennes & Maurits (arbeidsvilkår i produksjonsland) IKEA (ødeleggelse av skog) NIKE (barnearbeid) Positive eksempler Shell, Esso (ivaretakelse av miljøet ved oljeutvinning etc) Norsk Hydro (bidra til demokratisk utvikling i internasjonale prosjekter) NB: Mediepåvirkning, propaganda

Omgivelser og organisasjonsstruktur tekniske omgivelser vil påvirke struktur omgivelser langs to dimensjoner grad av homogenitet: antall aktører organisasjonen må forholde seg til, og hvor like disse er grad av stabilitet: hvor raskt omgivelsene endrer seg omgivelser oppgave usikkerhet struktur

Omgivelser: stabilitet/homogenitet stabile turbulente 1 2 3 4 homogene heterogene

Omgivelser: stabilitet/homogenitet 1 stabile turbulente 1 2 3 4 stabile og homogene omgivelser: kan styre ved hjelp av standarder, rutiner, regler bruk av planer og målsettinger ”maskinbyråkrati” (Weber) homogene heterogene

Omgivelser: stabilitet/homogenitet 2 stabile turbulente turbulente, men homogene omgivelser krever desentralisering av beslutninger små organisasjoner eller delegert myndighet ”entreprenørorganisasjon” eller ”profesjonelt byråkrati” 1 2 3 4 homogene heterogene

Omgivelser: stabilitet/homogenitet 3 stabile turbulente stabile, men heterogene omgivelser dele omgivelsene i internt homogene undergrupper selvstendige undergrupper, minske kommunikasjon ”divisjonalisert struktur” (etter geografi, kunder, e.l.) 1 2 3 4 homogene heterogene

Omgivelser: stabilitet/homogenitet 4 stabile turbulente turbulente og komplekse omgivelser fokus på informasjonssystemer (vert/hor) grupper på tvers, tverrfaglighet, matriseorganisering ”innovative organisasjoner”, ”ad hoc-krati” 1 2 3 4 homogene heterogene

Strategier for å håndtere tekniske omgivelser Opprette «buffere» mot omgivelsene Forsøke å «glatte ut» topper i arbeidsbelastningen Forsøke å forutse svingninger i belastningen Forsøke å vokse (mer makt i forhold til marked) Integrere vertikalt (mer kontroll) Integrere horisontalt (fusjoner, monopolsituasjon) Diversifisere (”flere ben å stå på”) Kooptere (involvere parter man er avhengig av, f.eks. i styre) Samarbeide med andre organisasjoner (avtaler)

Institusjonelle omgivelser og organisasjonsstruktur Til nå: tilpasning av strukturen til teknisk omgivelser Men: Man tilpasser struktur etter kulturelle (institusjonelle) forutsetninger Press mot homogenitet alle bedrifter bruker lignende strategier tilpassere strukturen til hva man oppfatter som ”god” organisering Det vi har sett på til nå er tilpasning til de tekniske omgivelsene

Økt homogenisering? Det er flere konkurrerende oppfatninger i én og samme organisasjon Eksterne verdier oppfattes som legitime og/eller ønskverdige Institusjonelle oppskrifter tilpasses (oversettes) til hver enkelt bedrift

Strategier for å håndtere institusjonelle omgivelser Strukturell konformitet velge organisasjonsform som framstår som rasjonell Eks: divisjonalisere fordi ”de andre gjør det” Prosedyrekonformitet adoptere ”riktige” arbeidsformer Eks: management-moter Personellkonformitet ansette de (politisk sett) ”riktige” folkene leger på sykehus, professorer på universitet, o.l.

Strategier for å håndtere konflikt mellom tekniske og institusjonelle krav Man kan skille (de-kople) den formelle strukturen fra den faktiske aktiviteten i organisasjonen. ikke nødvendigvis bevisst ”Plans and situated actions” (Suchman) Man kan innlede forhandlinger med sentrale aktører i de institusjonelle omgivelsene. Man kan yte motstand og protestere. Man kan forsøke å påvirke oppfatningene av hva som gjør organisasjonen legitim. eks 1: sykehus og rekvisisjoner

Mekanisk Organisk Hierarkisk struktur for autoritet,kontroll og kommunikasjon Nettverkstruktur for autoritet, kontroll og kommunikasjon Klar arbeidsdeling og spesialisering Arbeidsoppgaver blir stadig omdefinert og tilpasset etter behov Klar spesifisering av den enkeltes rolle gjennom regler og prosedyrer Den enkeltes rolle er generelt definert Kommunikasjonen er primært vertikal, mellom overordnet og underordnet Kommunikasjonen er både vertikal og horisontal – alt etter behov

Hvordan endring og kompleksitet i omgivelsene påvirker organisasjonsstruktur Jo mer dynamiske omgivelser, jo mer organisk struktur for å fremme fleksibilitet. Jo mer komplekse omgivelser, jo flere funksjonelle enheter for å skille ut homogene segment i omgivelsene.

Fra «hierarki» til «flate» strukturer Forandring er blitt normen både i privat og offentlig virksomhet. Credo for ledere er blitt at organisasjonen må designes for innovasjon og omstilling. Internasjonal trend Forlater hierarkisk strukturerte og spesialiserte organisasjonsformer Ledelsesprinsipper er basert på standardiseringskriterier for styring, koordinering og kontroll

«Nye» organisasjonsformer Store organisasjoner utvikler horisontale strukturer, matrise-løsninger, nettverksrelasjoner og selvstyrte team, som gjør at organisasjonene kan fungere som små, fleksible organisasjoner. Produksjonsbedrifter utvikler organisasjonsstruktur og rammebetingelser for vellykket implementering av IKT, som gjør at de i høyt tempo kan møte endringer i kundenes preferanser, og utvikle nye produkter.

Forandringer i omgivelsene (??) Bedre, raskere og mer fleksibel kommunikasjon Bedre, raskere og mer fleksible produksjonsmetoder Bedre, raskere og mer fleksibel distribusjon Mer effektiv tilgang på markedsinformasjon Nye strategiske allianser og nettverk Internasjonal økonomisk integrasjon Stadig mer dynamiske og heterogene markeder Stadig sterkere eksternt press for innovasjon og omstilling

Outsourcing

Flate nettverk

Årsaker til nettverksdannelse Nødvendighet Asymmetrisk avhengighet Felles interesser Intern effektivitet Legitimitet

Eksempel: Fleksibel spesialisering Industrielle distrikter (Piore & Sabel) Italia (moter, sko, møbler) Silicon Valley (elektronikk) Nordvestlandet i Norge (møbler) Østen (Korea, Japan, etc..)

Bakgårdsproduksjon (1)

Bakgårdsproduksjon (2)

Samling av nisjer

Viktige strategiske valg Hva vil kjennetegne organisasjonen i fremtiden? Hva vil være de viktigste produkter og tjenester? Hva vil være organisasjonens kjerneteknologi? Hvem vil være ansatt? Hvilke kvalifikasjoner vil ansatte ha? Hva vil kjennetegne ansattes atferd? Hvilke verdier vil prege organisasjonen? Hvis forutsetningene som ligger til grunn for strategiske valg endrer seg uten at dette er oppfattet og tatt hensyn til, vil organisasjonen kunne få overlevelsesproblemer i forhold til omgivelsene.