Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI Hva bør vi lære? Om hvordan man avdekker forbedringspotensialet i en prosjektgruppe Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI

Erfaringsoverføring (mellom prosjekter og fra prosjekt til basis) Må vite hva som gikk bra og hva som gikk dårlig Hva kan man lære?

Hvordan skaffe seg et bilde av hvordan prosjektet fungerer? Tradisjonell oppfølgning: Kontroll i forhold til budsjett, tidsplaner og spesifikasjoner, Earned Value Tradisjonell oppfølging: Fremdeles viktig, først og fremst tilbakeskuende, neglisjerer personsiden og stemninger i prosjektet, ser ikke på det faglige arbeidet i prosjektet Supplement: Helhetlig bilde av prosjektet, løsrevet fra planer

Vanlige helhetlige situasjonsbilder Evalueringsrapporter Problem: omfattende, mangler en enkel struktur

Helhetlige situasjonsbilder med enkel struktur X-modellen EFQM-modellen Begge: I-P-O modeller (”Inputs-Processes-Outputs”)

Dynamisk produksjonsbetraktning (I-P-O) Inputs Processes Outputs

X-modellen Inndeling i: Inndeling av forutsetninger og resultater i: Forutsetninger (inputs) Arbeidsmåten (prosesser) Resultater (outputs) Inndeling av forutsetninger og resultater i: Sak Person

X-modellen Person- Saks- forutsetninger forutsetninger Arbeidsmåten resultater Saks- resultater

Personforutsetningene Mennesker med kunnskaper, erfaringer, holdninger, behov, ambisjoner, … Saksforutsetningene Arbeidsoppgaver, mål, rutiner, ressurser Arbeidsmåten Arbeids- og samarbeidsformer, kommunikasjonsmønstre Personresultatene Mennesker med nye kunnskaper, ... Saksresultater Utførte arbeidsoppgaver, nådde eller ikke nådde mål, medgåtte ressurser

Dynamisk modell Start Arbeidsmåten Nå Saksforutsetninger Personforutsetninger Saksresultater Personresultater Tiden Dynamisk modell (referer seg til forskjellige tidspunkter): muliggjør årsaksanalyse

Ledelse: Balanse Sak og Person Sak: Visjoner, mål, planer, organisasjon, rutiner, ressurser, måloppnåelse, oppfølging, ... Person: Medarbeider med kunnskaper, ferdigheter, ambisjoner, forventninger, relasjoner til andre medarbeidere, ...

Hjelp til å lage en X Still spørsmålene: Hvilke personforutsetninger har hatt størst betydning i den aktuelle perioden? Hvilke saksforutsetninger har hatt størst betydning? Hvordan har arbeidsmåten i hovedsak vært? Hvilke personresultater har blitt oppnådd i løpet av perioden? Hvilke saksresultater har blitt oppnådd OBS! Vær spontan, få fram det du synes er viktigst

Alternative måter å lage X-en på Hver enkelt lager sin X. Setter alt sammen til en felles X Lager en felles X gjennom gruppearbeid

Saksforutsetninger *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL)

Personforutsetninger Saksforutsetninger *Sterkt motiverte personer *Felles forståelse av prosjektets hensikt *Forskjellige holdninger til tider og planer *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL)

Personforutsetninger Saksforutsetninger *Sterkt motiverte personer *Felles forståelse av prosjektets hensikt *Forskjellige holdninger til tider og planer *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL) Arbeidsmåte *PL lite tilgjengelig (ekstern) *PL vag i kommunikasjonen *Ukentlige møter *Dårlig teamånd *Stor fokus på tidsplan *Beslutninger blir tatt av PL

Personforutsetninger Saksforutsetninger *Sterkt motiverte personer *Felles forståelse av prosjektets hensikt *Forskjellige holdninger til tider og planer *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL) Arbeidsmåte *PL lite tilgjengelig (ekstern) *PL vag i kommunikasjonen *Ukentlige møter *Dårlig teamånd *Stor fokus på tidsplan *Beslutninger blir tatt av PL *Fase 1 ferdig i tide *Svikt i kvaliteten *Kostnadsoverskridelser Saksresultater

Personforutsetninger Saksforutsetninger *Sterkt motiverte personer *Felles forståelse av prosjektets hensikt *Forskjellige holdninger til tider og planer *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL) Arbeidsmåte *PL lite tilgjengelig (ekstern) *PL vag i kommunikasjonen *Ukentlige møter *Dårlig teamånd *Stor fokus på tidsplan *Beslutninger blir tatt av PL *Økte kunnskaper om prosjektarbeid *Nye samarbeidserfaringer *Frustrasjoner i teamet *Fase 1 ferdig i tide *Svikt i kvaliteten *Kostnadsoverskridelser Personresultater Saksresultater

Meningsskapelse Meningsskapelse (Weick: ”sensemaking”): En persons bestrebelser på å forstå den arbeidssituasjonen han eller hun er i Mennesker er forskjellige; det vi oppfatter er preget av hva vi tidligere har lært og erfart – sosialkonstruktivisk utgangspunkt Sentralt utsagn i meningsskapelsen: ”Hvordan skal jeg vite hva jeg tenker inntil jeg ser hva jeg sier?”

Lærdommer for X-modellen Viktig å sette ord på ting, viktig å skrive ned ting Viktig å være spontan; ikke så viktig å finpusse formuleringene Viktig å involvere flere Viktig å gjenta prosessen

Meningsskapelse og fortolkning Forskjell mellom meningsskapelse og fortolkning Først skaper man seg et bilde av situasjonen (meningsskapelsen), deretter skjer fortolkningen (forståelsen av årsakssammenhenger)

Årsaksanalyse Årsaksanalyse: kartlegging av årsakssammenhenger Hvorfor er resultatene (sak- og person-) blitt slik de er? Forklar sammenhengen mellom resultater og arbeidsmåte. Kanskje blir det nødvendig å utdype nå-situasjonen Forklar sammenhengene mellom arbeidsmåte og forutsetninger (person- og sak-). Kanskje blir det også nå nødvendig å utdype nå-situasjonen

Årsaksanalyse aaaaaaaabbbbbbbcccccc dddddddeeeeeeeeffffffffffff Arbeidsmåten er påvirket av visse av forutsetningene ooooooooo Ggggggg hhhhhhhhhh Resultatet avhenger av visse sider ved arbeidsmåten aaaaaaaXxxxxxxxxxx aaaaaaaa bbbbbbb cccccc

Personforutsetninger Saksforutsetninger *Sterkt motiverte personer *Felles forståelse av prosjektets hensikt *Forskjellige holdninger til tider og planer *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL) Arbeidsmåte *PL lite tilgjengelig (ekstern) *PL vag i kommunikasjonen *Ukentlige møter *Dårlig teamånd *Stor fokus på tidsplan *Beslutninger blir tatt av PL *Økte kunnskaper om prosjektarbeid *Nye samarbeidserfaringer *Frustrasjoner i teamet *Fase 1 ferdig i tide *Svikt i kvaliteten *Kostnadsoverskridelser Personresultater Saksresultater

Personforutsetninger Saksforutsetninger *Sterkt motiverte personer *Felles forståelse av prosjektets hensikt *Forskjellige holdninger til tider og planer *Stram tidsplan *Klare målbare mål *Styringskomite *Dårlig prosjektoppstart *Ekstern prosjektleder (PL) Arbeidsmåte *PL lite tilgjengelig (ekstern) *PL vag i kommunikasjonen *Ukentlige møter *Dårlig teamånd *Stor fokus på tidsplan *Beslutninger blir tatt av PL *Økte kunnskaper om prosjektarbeid *Nye samarbeidserfaringer *Frustrasjoner i teamet *Fase 1 ferdig i tide *Svikt i kvaliteten *Kostnadsoverskridelser Personresultater Saksresultater

Årsaksanalyse Viktig for å skape forståelse for hvordan prosjektet fungerer Ærlighet viktig – vilje til å se fordomsfritt på eget prosjekt Se både på positive og negative resultater

Erfaringsoverføring Fange opp forhold som: har fungert veldig bra kunne vært gjort annerledes Formidle disse forholdene til andre

Litteratur Ingeborg Baustad og Åge Sørsveen (red.): X-modellen : et universalverktøy for ledere og organisasjonsutviklere. Ledelse på norsk, Oslo 2006. Kan bestilles på http://www.ledelsepanorsk.no/ Erling S. Andersen, Ingeborg Baustad og Åge Sørsveen: Ledelse på norsk : prinsipper, arbeidsmåter og resultater. ad Notam Gyldendal, Oslo 1994

Alternativ modell: EFQM EFQM: European Foundation for Quality Management Gjelder generelt for bedrifter, spesiell modell tilpasset prosjekter: Project Excellence Model (se http://www.ipma.ch , under IPMA awards)

EFQM - modellen

Sammenfatning Erfaringsoverføring viktig Trenger en modell for å fange de viktigste lærdommene X-modellen gir en oversiktlig beskrivelse av prosjektet og muliggjør en årsaksanalyse