Forbedringsarbeid Hvordan arbeide med å bedre kvalitet på egen praksis Kari Annette Os, utviklingssenter for sykehjem i Akershus Berit Skjerve, utviklingssenter for hjemmetjenester i Akershus Læringsnettverk 1, 5. september 2013

«Utvikling gjennom kunnskap» Visjon: «Utvikling gjennom kunnskap» Et ideal om kunnskapsbaserte tjenester i kontinuerlig forbedring og utvikling, tjenester der de ansatte reflekterer over praksis, og omdanner konkrete praktiske erfaringer til kunnskap Hovedmål: Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester er pådriver for kunnskap og kvalitet i sykehjem og hjemmetjenester i fylket

Delmål: 1: Pådriver for fag- og tjenesteutvikling 2: Pådriver for videreutvikling av praksistilbudet til elever, lærlinger og studenter 3: Pådriver for kompetanseutvikling hos ansatte 4: Tilrettelegger for forskning og utvikling i helse og omsorgstjenestene

«Og bedre skal det bli!» National strategi for kvalitetsforbedring i Sosial- og helsetjenesten (2005-2015)

Forbedringsarbeid betyr: …å være i kontinuerlig bevegelse i retning mot det bedre Tilstrebe å utnytte den best tilgjengelige kunnskapen Undersøke om det vi gjør faktisk bidrar til å nå våre mål Endre kurs hvis så ikke er tilfelle Ta hensyn til brukernes behov og ønsker når tjenester skal evalueres og forbedres

”Kunnskapsbasert praksis” Å utøve kunnskapsbasert praksis er å ta faglige avgjørelser basert på systematisk innhentet forskningsbasert kunnskap erfaringsbasert kunnskap pasientens ønsker og behov i den gitte situasjonen Nortvedt 2012

Før vi starter: Tre grunnleggende spørsmål vi bør stille oss før vi går i gang med forbedringstiltak Langley, Nolan, et.al. The Improvement Guide: A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance. Jossey-Bass. Sa Francisco, CA. 1996.

Hva skal til for å lykkes? Valg av forbedringsområde må være samstemt med organisasjonens visjoner og mål Forankre hos ledelsen og fagmiljøet Involvere pasienter og pårørende Tiltaket tilpasset konteksten Personlig engasjement hos de involverte Utvikle en forbedringskultur: Alle har to jobber: gjøre jobben og forbedre den Utvikle en infrastruktur som fremmer forbedringsarbeidet

Et verktøy for kvalitetsforbedring Laget av Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Utviklet med bakgrunn i Demmings sirkel Trinnvis hjelp til hvordan vi bør drive kvalitetsforbedring

1. Forberede Erkjenne behovet for forbedring Klargjøre kunnskapsgrunnlaget Forankring, fundamentering og organisering

1. Forberede – Erkjenne behovet for forbedring Innspill fra brukere og brukerorganisasjoner Innspill fra ledere/medarbeidere Evaluering av tjenestene Avvik, uheldige hendelse og klager Ytre krav/forventninger (eks Lovgivning) Ny kunnskap og teknologisk utvikling Målinger

1. Forberede – Klargjøre kunnskapsgrunnlaget For å sikre at tjenestene har god kvalitet, må de bygge på: Forskningsbasert kunnskap Erfaringsbasert kunnskap Brukerens preferanser og medvirkning Konteksten forbedringsarbeidet skjer innenfor KBP øker sannsynligheten for at tiltakene vi iverksetter fører til forbedring

Fundamentering- forankring- organisering Er forbedringsområdet… begrunnet? beskrevet? Er forbedringsområdet…. forankret i ledelsen forankret i styrende dokumenter? forankret i brukernes behov? forankret hos medarbeidere/fagmiljø? Er forbedringsarbeidet….. gitt tilstrekkelig beslutningsmyndighet? gitt tilstrekkelig kunnskap, ferdigheter og energi?

2. Planlegge Kartlegge nåværende praksis Sette mål Velge måleverktøy Planlegge forbedret praksis Finne forbedringstiltak

2. Planlegge – Kartlegge nåværende praksis Uten å vite hvordan dagen praksis er blir det vanskelig å vite hva som bør forbedres En god kartlegging vil være bevisstgjørende og motiverende! Hvilke data finnes allerede

2. Planlegge – Sette mål Hvorfor jobbe med målformuleringer? Avgrensning Retning Øker sjansen for gode resultater Inspirerer til samarbeid Muliggjør evaluering Motivasjon!! MÅLENE FORTELLER DEG NÅR DU ER FERDIG!! kvalitetsindikatorer

2. Planlegge – Sette mål Spesifikke – klar, konkret, helst tallfestet forventet resultat Målbare Ansporede – utfordrende, egenutvikling, nytenkning Realistiske - oppnåelige Tidsbestemte Enighet om målet Jo tydeligere målene er, jo enklere er det å vite om de er nådd! Det som måles får oppmerksomhet og blir viktig

2. Planlegge – Sette mål Eksempel: Ha gjennomført 40 legemiddelgjennomganger på avd x innen utgangen av februar 2014 Spesifikke – klar, konkret, helst tallfestet forventet resultat Målbare Ansporede – utfordrende, egenutvikling, nytenkning Realistiske - oppnåelige Tidsbestemte Enighet om målet Jo tydeligere målene er, jo enklere er det å vite om de er nådd! Det som måles får oppmerksomhet og blir viktig

2. Planlegge – Velge måleverktøy Et måleverktøy skal måle effekten av gjennomførte tiltak = praktisk hjelpemiddel som hjelper oss å måle og/eller analysere kvaliteten på tjenesten Det vi velger å måle må henge sammen med hvilke mål vi setter oss

2. Planlegge – Velge måleverktøy Telle resultater, registrer og presentere resultater/kurver Bruke Extranet til å dokumentere forbedringer underveis

2. Planlegge – Velge måleverktøy Når er en endring en forbedring?

2. Planlegge –finne forbedringstiltak Tiltak med dokumentert effekt gir større trygghet Ideer og forslag til forbedring bør samles inn fra både ledere, ansatte og brukere. Tenke nytt og annerledes Hente inspirasjon utenfor helsetjenesten?

3. Utføre Iverksette ny praksis

Hvilke metoder vil du bruke for å nå målene?

3. Utføre – Iverksette ny praksis Pilotutprøving (prøve ut i liten skala) Evaluere og eventuelt justere Implementere tiltakene i hele organisasjonen

3. Utføre – Iverksette ny praksis Nye retningslinjer og rutiner for å støtte ny praksis Er ledelsen klar? God informasjon til alle involverte og berørte – hva skal vi gjøre og når Nødvendig opplæring før oppstart Infrastruktur (alt nødvendig utstyr på plass før oppstart) Tidsplan og aktivitetsplan - hvem gjør hva , når og hvordan For- og motkrefter

4. Kontrollere Måle og analysere data i forhold til mål

4. Kontrollere – Måle og analysere data Undersøke om målene er nådd eller om det er behov for ytterligere forbedringer Analysere og sammenlikne nye målinger med utgangsdata Uventede konsekvenser? Hvis ikke forbedringen av tjenestekvaliteten er tilstrekkelig, må man gå tilbake til forberedelse- og planfasen Har tiltaket ført til forbedring – skal det inn i drift? – da går vi videre til trinn 5

5. Standardisere og følge opp Standardisere ny praksis Sikre videreføring Spre forbedringene

5. Standardisere og følge opp – Standardisere ny praksis Sikre at forbedring opprettholdes over tid Opprette/oppdatere: Prosedyrer Opplæringsprogram Funksjonsbeskrivelser Omfordele ressurser Sikre rutiner for god kommunikasjon

5. Standardisere og følge opp – Sikre videreføring 70 % av alt forbedringsarbeid blir ikke opprettholdt Kreves et system som sikrer at ny praksis fortsatt fungerer optimalt Hyppige målinger Lederansvar

5. Standardisere og følge opp – Spre forbedringene Gode resultater bør spres til andre avdelinger og enheter! Forbedringsarbeidet bør bli kjent – felles læring Artikeler Bøker Postere Foredrag …

Hvordan skape en forbedringskultur?

Husk: Forbedringsvettsreglene Legg ikke ut på langtur uten trening Begynn i det små – trening er nødvendig Gå ikke alene Involvering fra ledelse og andre ansatte Meld fra hvor dere skal Ta utgangspunkt i visjonen og sett klare mål Vis respekt for forholdene rundt og i organisasjonen Valg av forbedringsområder bør passe til org. utfordringer Bruk metoder og verktøy for å holde stø kurs Husk å tilpasse til egne forhold Lytt til andres erfaringer med forbedringsarbeid Bruk andres erfaringer og lær av et Bruk kart og kompass God prosjektplan, gode målepunkter og KBP Vend i tide, det er ingen skam å snu Hvis ting stopper opp, revurder organisering, forankring, mål og tiltak Spar på kreftene og vær tålmodig Ting tar tid – endring krever tid og modning www.helsebiblioteket.no/kvalitetsforbedring/slik-kommer-du-i-gang/praktiske-tips/forbedringsvettreglene http://www.helsebiblioteket.no/kvalitetsforbedring/slik-kommer-du-i-gang/praktiske-tips/forbedringsvettreglene

Gjennomføring Uansett hvilke forbedringsområder man befatter seg med – og hvilke metoder det jobbes etter : ….sørg for at det er rom for etisk refleksjon gjennom hele prosessen

Husk: Vi trenger ikke være dårlige for å bli bedre! Tips til mer kunnskap www.kunnskapssenteret.no www.helsebiblioteket.no www.kunnskapsbasertpraksis.no www.pasientsikkerhetskampanjen.no Husk: Vi trenger ikke være dårlige for å bli bedre!