GRUNNKURS 3 OPPFØLGINGSSAMTALEN MED UTARBEIDELSE AV OPPFØLGINGSPLAN NAV Arbeidslivssenter Oslo Vår 2011

Læringsmål for kurset Gi økt trygghet og selvtillit i rollen som personalansvarlig leder i oppfølging av sykmeldte Gjennomføre en oppfølgingssamtale og utarbeide en individuell oppfølgingsplan

Hva er det som virker? Rutiner er kjent og følges Rollene på arbeidsplassen er avklart – hvem gjør hva. God kvalitet på oppfølgingssamtaler og oppfølgingsplaner

Arbeidsgivers ansvar: Kjenne og følge bedriftens rutiner for sykefraværsoppfølging Gjøre rutinene kjent for sine medarbeidere Følge opp den enkelte sykmeldte - dialog Vurdere mulighetene for tilrettelegging av arbeidet Utarbeide oppfølgingsplan Dokumentere hvilke tiltak som er vurdert, forsøkt satt i gang og evaluert 4

Arbeidstakers ansvar: Gi beskjed til nærmeste leder 1. fraværsdag Informere om hvor lenge sykefraværet antas å vare Melde fra om fraværet er arbeidsrelatert I dialog med arbeidsgiver: Opplyse om funksjonsevne Delta i planlegging, gjennomføring, oppfølging og evaluering av tiltak 5

Hva er fravær? (Kilde: Ståle Einarsen) Alvorlig syk Overtolker sykdom Blir ikke sykere av å gå på jobb Blir ikke friskere av å være hjemme Bedriftskultur Mestringsfravær Skoft ufrivillig frivillig nødvendig unødvendig

Samtalen, en viktig del av sykefraværsrutinen Lik behandling for alle ansatte Forebygger langtidsfravær Utarbeide gode individuelle oppfølgingsplaner Dokumentasjon av prosessen 7

Når bør du gjennomføre en oppfølgingssamtale?

Når skal samtale om arbeidsmuligheter gjennomføres? Når medarbeider eller leder ser behov for det Når det er vanskelig å klare arbeidsdagen eller arbeidsoppgavene Når medarbeider er sykmeldt, og det skal lages en oppfølgingsplan

God ledelse Ta de nødvendige samtalene med: Medarbeidere som gjør det vanskelig Medarbeidere som har det vanskelig Medarbeidere som får det vanskelig Anne Marie Tannæs

Leder og medarbeider er kjernen Lege BHT, fysio/ergo Funksjons- vurdering Rutiner Virkemidler Leder og medarbeider i dialog Tillitsvalgt Hjelpemidler Tilrettelegging NAV Individuell oppfølgingsplan Folketrygdlov Arbeidsmiljølov

Gjennomføre en oppfølgingssamtale

Hva er oppfølgingssamtalen? En godt forberedt, systematisk og personlig oppfølgings- samtale mellom leder og medarbeider Bestående av: Forberedelser Invitasjon Samtale Oppfølging

Forberedelse – Hva er dine viktigste utfordringer? Hvilke snubletråder pleier du å snuble i? Hva gruer du deg mest til? Hvilket forhold/holdning har du til den du skal samtale med? Hvilken type samtale er dette? (sykefravær, AKAN, Personal) Historikk

Case Ola kommer for seint på jobb. I garderoben blir han møtt av sin leder som påpeker at han åpenbart er i bakrus. Ola avviser dette blankt.

Invitere til oppfølgingssamtalen Invitasjon eller innkalling? - skal si noe om leders forventninger til samtalen - skal oppmuntre til medvirkning fra medarbeider Skal den være skriftlig eller muntlig? Hvor skal samtalen holdes?

Samtaleguiden, 3 kjernespørsmål: Hvordan er arbeidsdagen? Er det forhold som bør og kan endres? Hva er vi enige om?

Vanlige utfordringer ved slike samtaler Å holde fokus på arbeidsmuligheter, unngå å spørre om sykdom og diagnose Å få en felles forståelse av situasjonen/behovet Å søke individuelle løsninger, ikke standardiserte

Hva betyr det å være løsningsfokusert? Problemfokusering Beskrive frustrasjoner Bevissthet på hva som gikk galt Analyse av problem Forklare forverring Fokusere på svakheter og feil/fiaskoer Legge skyld på dem som er ansvarlig for problemet Løsningsfokusering Beskrive ønsker og mål Bevissthet på hva man har lykkes med Analyse av fremskritt Forklare siste forbedring Fokusere på styrker og ressurser Takke de som har bidratt til fremgang

Lytte?

Modell for dialog Åpne Lukke Lukke Åpne Innledning Tiltak Kartlegging Løsningsfase Avtaleetablering beskrivelse/ refleksjon 21

Tilrettelegging kan være: Midlertidig eller permanent Fysisk/ergonomisk Psykososialt Organisatorisk Unngå ”ergonomifella” 22

Oppfølgingsplan Minimumskrav: Vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne Aktuelle tiltak på arbeidsplassen i arbeidsgivers regi Tiltak som har vært gjennomført i arbeidsgivers regi Behov for bistand Plan for videre oppfølging

Oppgave: Lag en oppfølgingsplan

Oppfølgingen videre Er planlagte tiltak gjennomført ? Evaluering av iverksatte tiltak Vurdere om andre tiltak er nødvendige og hensiktsmessige Jevnlig kontakt – minst 1 gang i md.

Oppsummering Bestående av: En godt forberedt, systematisk og personlig oppfølgings- samtale mellom leder og medarbeider som resulterer i en IOP. Bestående av: Forberedelser Invitasjon Samtale Oppfølging

Må det være så komplisert da?!

Kontaktinformasjon NAV Arbeidslivssenter Oslo Telefon: 2106 7650 PB 326 Alnabru, 0614 Oslo Telefon: 2106 7650 E-post: iakompetanse.oslo@nav.no www.nav.no/oslo

Huskeliste for samtalen Vedlegg Huskeliste for samtalen Eksempler på spørsmål Lovhensvisninger 29

Huskeliste til samtalen: Planen ferdig skrevet innen 4 uker. Skal sendes sykmelder etter ny IA – avtale. Sørge for god og trygg stemning. Gi den sykmeldte anledning til å forberede seg på temaer som leder tar opp. Legg vekt på å tilrettelegge for snarest mulig tilbakeføring, funksjon og mestring. Orientere om retten til å ha tillitsvalgt/verneombud med i samtalen. Gjør oppmerksom på at det skrives referat, forklar hensikten med referatet, og at det skal godkjennes av medarbeider. Tilrettelegg for dialog, ta ikke opp diagnose. Spør om sykdommen er arbeidsrelatert, eller om arbeidet opprettholder plage/sykdom. ”Mener du selv at noe kan tilrettelegges/endres for å komme tilbake i arbeid?” La medarbeider selv bidra aktivt for å finne alternative løsninger til passivitet. Gi konkrete forslag til arbeidstrening, arbeidsoppgaver, samarbeid eventuelt med BHT, NAV Trygd/arbeid og primærhelsetjeneste. 30

Huskeliste til samtalen (fortsettelse): Sjekk om medarbeider har den støtte fra helsetjenesten som vedkommende mener er viktig for å bli frisk igjen. Ved tilrettelegging av arbeid er planer, milepæler og realistiske mål viktigst. Pass på å informere avdelingen, men husk også taushetsplikten. Fortell om viktigheten av jevnlig kontakt og avklar hvordan. f.eks komme på fredagskaffe selv om man er sykmeldt. Avslutt samtalen med avtale om neste kontakt/samtale 31

Eksempler på gode spørsmål: hva er vi enige om og ev. hva er vi IKKE enige om hvordan ser du på egen situasjon nå? hva begrenser deg i forhold til arbeid? sjekk ut - ”forstår jeg deg riktig hvis…”, ”kan du si noe mer…” hva kan du selv gjøre? hva oppnår du ved å gjøre………… hva hindrer deg i å gjøre……….. hvordan mener du vi kan bidra? hva skjer, som gjør at du tror det vil være en bedring om X uker? hva gjør du dersom endringen ikke skjer? hvordan ser du for deg veien videre?

Arbeidsmiljøloven § 4-6 Arbeidsgivers plikter Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid … Arbeidet med oppfølgingsplan skal senest påbegynnes når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i seks uker. …. 33

Folketrygdloven § 25. 2 En arbeidsgiver plikter etter krav fra Arbeids- og velferdsetaten å utlevere oppfølgingsplanen som skal utarbeides etter arbeidsmiljøloven § 4 -6. Arbeidsgiver har plikt til å utlevere oppfølgingsplanen etter krav fra NAV Trygd. Dersom arbeidsgiver ikke etterkommer dette kravet, kan det ilegges tvangsmulkt 34

Arbeidsmiljøloven § 2-3 Arbeidstakers medvirkningsplikt Arbeidstakere som er helt eller delvis borte fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje e.l. skal medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner 35

Folketrygdloven § 8. 8 Medlemmet har plikt til å gi opplysninger til arbeidsgiveren og Arbeids- og velferdsetaten om egen funksjonsevne og bidra til at hensiktsmessige tiltak for å tilrettelegge arbeidet blir utredet og iverksatt 36

Folketrygdloven § 8. 8 fortsetter … Retten til sykepenger faller bort dersom medlemmet uten rimelig grunn nekter å gi opplysninger som nevnt i første ledd, eller uten rimelig grunn nekter å ta imot tilbud om behandling, rehabilitering, tilrettelegging av arbeid eller yrkesrettet attføring 37