Fra papir til skjerm Erfaringer og tanker fra innføring av elektronisk pasientjournal ved St. Olavs Hospital og HRMN Prosjektleder for innføring av Epj Rolf K. Holte SUMIT 2002

DEN ELEKTRONISKE JOURNALEN – KAN IKKE KJØPES FOR PENGER!

Spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforut-sigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grense-sprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforutsigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforutsigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforutsigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforutsigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, spen-nende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforut-sigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforutsigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, Spennende, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige, utfordrende, givende, unike, vanvittige, utmattende, inspirerende, grensesprengende, opphissende, frustrerende, irriterende, forvirrende, oppmuntrende, uforutsigbare, underlige, herlige, altoppslukende, intrikate, vinglete, artige, helsprø, fascinerende, lærerike, morsomme, nyttige

MEDAKIS 01.10.1996 – 31.12.1999 01.07.2000 31.12.2000 01.07.2001???

MEDAKIS: MED = Medina AKIS = Avdelingsvise Kliniske Informasjonssystemer DocuLive Regionsykehusene og Siemens

Hva skal barnet hete? ComCIS? FelKIS? FellesKLIN? FellesKLISS? FREKKIS? (Fryktelig REssurskrevende og Kostbart Klinisk InformasjonsSystem) SOARIAN

Medakis-prosjektet HR4 DocuLive Epr 4.7 1999 DocuLive Epr 4.8 2000 DocuLive Epr 4.8.1 2001 DocuLive Epr 4.9 2001/2002 (HR4) DocuLive Epr 4.10 2002- SOARIAN 2003/2004 ??

Elektronisk journal ved HRMN I dag i bruk ved alle sykehus (unntatt Kr.sund) (somatikk, psykiatri, BUP) Tatt i bruk for skriving av løpende journal,brev og epikrise for alle yrkesgrupper Resepter og sykmelding +div skjema Interne henvisninger

Elektronisk journal ved HRMN BOS Elektronisk utsendelse av epikriser Toveis PAS-kommunikasjon Forbedret sykepleiedokumentasjon Integrasjon med Pacs/RIS Scanning Integrasjon med patologisystem

Dagens produksjon HRMN Ca. 2000-2600 nye pasientjournaler pr. uke Ca. 11000-20000 dokumenter pr. uke Ca. 4500 registrerte brukere Derav ca. 500-700 samtidig Ca. 3500 pålogginger per døgn

Dokumentstyring/kvalitetssikring Kvalitet på produksjon krever gode arbeidslister for dokumentstyring Signeringsrutiner Oversikt over arbeidsflyt Forskjellige stadier i produksjon Kladd, til godkjenning, signert, for utsendelse Brukeradministrasjon, Brukerroller Kontor/sekretærer er helt avhengig av oversikt over produserte dokumenter

Tilgjengelighet PC tetthet Skrivere Kvalitet på maskinpark/nettverk Kontorer Undersøkelsesrom Poliklinikker Sengeposter

Opplæring Antall Nivå Gradvis innføring Brukerne vokser med oppgaven Ny tenkemåte En generasjon for tidlig?

Lærdommer & Spådommer (Etterpåklokskap & vill gjetting)

PAS RIS PACS Docu-Live Patologi Lab HVOR ER DEN ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALEN? Docu-Live Patologi Lab

PAS RIS PACS Desktop for klinisk personell Docu-Live Patologi Lab

Hva er elektronisk pasientjournal? Informasjon – ikke et datasystem! Er ikke klart definert eller avgrenset Er under konstant utvikling – vokser! Er en potensiell skattekiste!!!

LÆRDOM 1: Medakisprosjektet resulterer ikke i utvikling og innføring av en elektronisk pasientjournal – men derimot et klinisk informasjonssystem. Dette er en av de viktigste bygge-klossene for å oppnå en elektronisk pasientjournal – men ikke den eneste!

BRUKERKRAV: Gjør alt de drømmer om (og litt til) Gjør det akkurat på den måten de vil at det skal være Krever ingen innsats fra avdeling/brukere ved innføring og drift. Hverken tid, penger eller tankevirksomhet Krever ingen opplæring Alle responstider er umiddelbare Alle endringsønsker kan utføres – og ingen tar mer enn et par dager Oppetid 24x7x365

Fra Medakiskontrakten: ”Innføring av DocuLive EPR 5.0 skal imidlertid kunne gjennomføres uten større endringer i sykehusets organisasjon og rutiner.” (HA! HA! HA!)

LÆRDOM 2 ORGANISASJONSUTVIKLING BLIR SVÆRT OMFATTENDE HELT NØDVENDIG FRYKTELIG VANSKELIG EN FORUTSETNING FOR REALISERING AV MANGE AV GEVINSTENE

PAS RIS PACS Docu-Live Lab Patologi

KIR MED ØYE LAB RTG FYSIO

ACTIVITY HANDLING! ”The comEPR has been presented to several hospital organisations in Europe, mostly UK during the summer and fall. And the response has been very positive. The part that has drawn the most attention is of course Activity Handling. AH is found to have the functionality that hospitals have been looking for.” (Jacob Hedelin, ex-Siemens)

Hva er tanken bak ActivityHandling? Planlegging og oppfølging av kontakter, gjerne med utgangspunkt i problem/ diagnose Oversikt på tvers av enheter og profesjoner og eventuelt institusjoner Oversikt over grupper av pasienter Verktøy for organisasjonsutvikling

Dagens hjemmelekse: Finn et godt norsk ord som beskriver både behandling og pleie og som kan settes sammen med ordet ”plan”. Svensk: Vård, Vårdplan Engelsk: Care, Careplan Norsk: ????? Send forslag til Siemens – forlang en premie!

SOON COMING TO A PLACE NEAR YOU: THE PROBLEM ORIENTED PATIENT RECORD!

Dagens hjemmelekse 2: Gå hjem og spør kolleger/brukere/ medarbeidere/ledere/pasienter: ”Unnskyld, men er dere klare for et aldri så lite paradigmeskifte??”

???

LÆRDOM 3: IT-bransjen og helsevesenet har utrolig nok mye felles Men det er likevel snakk om en kulturforskjell av enorme dimensjoner ”De tokulturelle” er den viktigste nøkkelen for å håndtere dette. Finn dem, fang dem og stell godt med dem!

Tips/erkjennelser (1) Prosjektleder bør kjenne sykehuset godt og ha et nettverk av ”gode kontakter” på avdelinger og i de forskjellige yrkesgrupper Grundig forarbeid sammen med leverandør. Kommunikasjon med andre systemer Dyktige undervisere Etablere superbrukere

LÆRDOM 4 IT-prosjekter av denne typen minner om enkelte parforhold – kaotiske og stormfulle i starten, man blindes av ”kjærlighet”, men det har lett for å kjølne betraktelig etter hvert. Tradisjonell prosjektstyringsmetodikk er lite egnet – uforutsigbarheten er for stor – relasjonene for komplekse.

Tips/erkjennelser (2) Brukerne må opparbeide et ”eierforhold” til produktet Gradvis innføring Holdninger og arbeidsmetoder endres ikke over natten Papir er trygt Det er vanskelig å konkurere med et ”velfungerende” papirsystem?

LÆRDOM 5 – VEIEN TIL SUKSESS: Stort innslag av egenutvikling Solid brukermedvirkning Vilje til nytenkning – farvel til papiret! Fokus på brukernes behov for informasjon Fokus på arbeidsprosesser Knallhard forankring i ledelsen – Visjon og Vilje (og nok penger...) God appetitt på kameler...

Og hvordan blir så SOARIAN? Helt sikkert ikke perfekt i første versjon Har et enormt potensiale Status i dag er at det er enkelte vesentlige usikkerhetsområder og kjente svakheter – omfattende evaluering og testing er nødvendig.

Viktige suksessfaktorer: Brukervennlighet Fleksibilitet Leverandøruavhengighet Integrerbarhet Ytelse

Viktigste egenskaper: Planlegging, koordinering og oppfølging Kommunikasjon Virksomhetsstatistikk og mulighet for kvalitetssikring og forskning ”Skreddersydd” presentasjon av informasjon Kobling til normativ informasjon

SPÅDOM 1 Fremtidens vellykkede kliniske informasjons-systemer kjennetegnes blant annet ved: Fokus på arbeidsprosesser og aktiviteter God støtte for problemorientert perspektiv Skreddersydde presentasjoner langs mange akser Omfattende statistikkfunksjoner Enkel tilgang til normativ informasjon Støtte for standarder der de finnes Sterke egenskaper hva angår datautveksling og IT-basert samhandling på tvers av alt!

SPÅDOM 2 Integrasjon blir langt dyrere og vanskeligere enn vi tror/håper – men er helt nødvendig! Dette er et av de aller viktigste strategiske områdene for sykehusene og man bør evaluere denne strategien med jevne mellomrom!!!

SPÅDOM 3 Bruk av mobil teknologi blir helt nødvendig for optimal utnyttelse av systemene.

SPÅDOM 4: Det kommer fortsatt til å ta lang tid før HRMN’s brukere, ledelse og eiere skjønner hva innføring av ... egentlig innebærer. Denne erkjennelsen kommer i stor grad til å bli drevet frem av endringer i ytre rammebetingelser!

Kokken anbefaler: Prioriter en helhetlig strategi for forvaltning av kliniske informasjonsressurser Ikke tenk papir og gamle rutiner – tenk nytt! Hva ønsker vi å oppnå? Hva er virksomhetens mål? Hvordan støtter vi dem? Gi litt mere...

DEN ELEKTRONISKE JOURNALEN – KAN IKKE KJØPES FOR PENGER! MEN DEN KOMMER TIL Å KOSTE FLESK...