Catherine Janson daVinci Consulting AS Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS

Innhold Gevinster Litt om innføring av IT-løsninger Elektronisk arkiv i en større sammenheng Målgrupper og utfordringer Noen erfaringer

Første utfordring – tydelige og kvantifiserte mål Med virksomhetsarkitektur får man en retning på investeringer og tiltak Målet er bevegelig men man vet noenlunde hvor det står Jo nærmere målet man kommer desto bedre rustet er virksomheten til å møte fremtidens krav Enkeltinvesteringene blir på kort sikt ikke mindre, men har man ingen plan vil kostnadene stadig øke Gevinstene går på bedre utnyttelse av investeringene og økt forretningsmessig effektivitet. Forretningsmessig effektivitet kan til en viss grad måles men det blir sjelden gjort. Normalt opererer man med kvalitative termer (noe som kan være verdifullt nok i seg selv). Balansert Målstyring derimot er en måte hvor man søker å måle effektiviteten av interne prosesser og dermed også virksomhetsarkitekturtiltak.

Litt om gevinster Service - publikumsopplevelser Tidsgevinster Tilgjengelig kommune Tidsgevinster Elektronisk kommunikasjon Gjenfinning av informasjon Effektivisering – produsere raskere Oppgaver som forsvinnner Kronebesparelser Applikasjonskostnader forsvinner Fagsystemer kan erstattes Kvalitetsgevinster Alle jobber på samme måte Gjenbruk

Gevinstene kommer sent Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet Nye rutiner og arbeidsmåter Alle skal lære “et nytt språk” Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing” Prosjekt slutt

Implementering av IT-systemer Kilde: ”IT i Praksis 2005” Rambøll Management og Den Norske Dataforeningen

Elektronisk arkiv og saksbehandling IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med flere målgrupper; Ledelse Saksbehandlere Arkivtjenesten IT drift Publikum eSak

Prosesskartlegging - skjenkesak

Elektronisk Skjenkesak

Arkivarenes endrede rolle PAPIR ELEKTRONISK Arkiv

De store sammenhenger

Flere sammenhenger Rutiner BK kursdok . Acos kursdok Skriveregler Elektronisk dialog BK kursdok . Acos kursdok Skriveregler Spesiell saksbehandling Generell saksbehandling Rutiner (for eksempel personal) Arkivplan Arkivrutiner Arkiv- system WebSak IT-kompetanse IT - kompetanse Arkivloven/ Noark , Noark 4 4 Offentlighetsloven Offentlighet, meroffentlighet, Forvaltningsloven forvaltning, Kommuneloven personopplysninger ,

3 viktige målgrupper Arkivarer Saksbehandlere Ledelsen

Vanlige felles utfordringer WebSak og integrasjon med Outlook og Word Varierende endringsvillighet Nytt språk – Noark 4 Avlæring av gamle rutiner Større behov for samhandling og forståelse for hverandres oppgaver Publikumsorientering Postfordeling og offentlighetsvurdering Hente ut gevinster eller fortsette som før? ”…Alt er systemets feil…” Egentlig vet man bare når man vet lite. Sammen med kunnskaper vokser tvilen. Johann Wolfgang von Goethe

Utfordringer og muligheter - ledelsen Forankring og forståelse i konkurranse med andre mer presserende oppgaver Fokus på organisasjonsutvikling – ikke system Postfordeling - stedfortrederfunksjon Oppfølging av saksbehandlere Kvalitetssikring av saker til politisk behandling Godkjenning/signatur Forståelse og oppfølging av gevinster …men jeg er da ingen saksbehandler Muligheter for å følge hele saksprosessen Statistikk over saksbehandling

Utfordringer - saksbehandlere Varierende grad av standardiserte arbeidsprosesser Mange ”lokale” arkiver Helhetsforståelse av et komplisert system Varierende arbeidsmiljø i forhold til kollektiv læring Ansvar for tilpasning av system og rutiner

Erfaringer jeg har samlet opp Uten ledelsens ekte engasjement oppnås ikke suksess Generelt fokuserer virksomheter for mye på “å kjøpe” samhandling i stedet for å fokusere på oppførselen/arbeidsmåten som den fremhever. Organisasjonens kultur må settes i fokus. Få skjønner hva elektronisk arkiv innebærer og hva som skjer hvis den elektroniske kjeden brytes Manglende fokus på de ulike brukergrupper – alle behandles likt Opplæring er for mye fokusert på system og for lite på oppgaveforståelse og konsekvenser

Spørsmål og svar