Laste ned presentasjonen
Presentasjon lastes. Vennligst vent
PublisertLena Martinsen Endret for 9 år siden
1
Elektronisk saksbehandling Hvordan blir det? og hvorfor det ikke er noe godt spørsmål Seniorrådgiver Kari Thoresen, Statskonsult, IT-avdelingen KORG-dagene mai 2001
2
Introduksjon Teknologipragmatiker og aktiv IT bruker Bakgrunn: Cand.real for lenge siden Tidligere forsker ved Norsk Regnesentral interessert i bruk av IT mer enn å lage IT Dr.grad våren 1999 på organisatorisk læring med IT På Statskonsult fra mai 1999 Opptatt av omstilling og nye muligheter Deltar i ”Program for elektronisk saksbehandling”
3
Program for elektronisk saksbehandling - Elsak Piloter, utredninger, brukergruppe med 30 virksomheter Tanke: bearbeide og formidle erfaringer, stimulere til utprøving og nybrottsarbeid Fokus: Ulike former for IT-støtte til saksbehandling Ikke massesaksbehandling. http://www.statskonsult.no/prosjekt/elsak/
4
(Elektronisk) saksbehandling Ledelse og oppfølging ForarbeidEtterarbeid Saks- behandling SAK
5
Forarbeid: Brev inn Åpnes og sorteres Distribueres Journalføres Fordeles til saksbehandler
6
Saksbehandling: Journalført brev til saks- behandler Saksbehandling Forberede signering
7
Saksbehandling er ikke én ting: Mange dimensjoner: Enkeltsak massesak Intern ekstern Formell uformell Forskjellige produkter (utredning, FoU, bevilling, bevilgning, utbyggingsprosjekter, ….) Forskjellig organisering: Linjeorganisert, prosjektbasert, anarki (?) Ulik grad av behov for brukerkontakt Det fins ikke ett system for saksbehandling!
8
Etterarbeid: Signatur Saksdokumenter samles, sendes til mottaker og kopieres Journalføres Arkiveres
9
Elementer i elektronisk saksbehandling: Elektronisk journal Elektronisk arkiv E-post Dokumenthåndtering Støtte til samarbeid Arbeidsflyt-støtte Integrering med fagsystemer
10
Elektronisk journal Hvem registrerer: alle saksbehandlere eller bare arkivet? Hvem kan søke: alle saksbehandlere eller bare arkivet? Hva er journalen for: saksbehandlerstøtte, media eller verktøy for historisk dokumentasjon? Kvalitetskrav til arkiv Hva med e-post?
11
Elektronisk arkiv Hvilke dokumenter: bare arkivverdige eller alle andre også Hvem skal ha adgang til å lese eller endre i dokumentene Skal de ligge på intranettet? Hva slags søkemuligheter skal det være? Hva slags lagringsformat skal man bruke? På kort sikt? På lang sikt? Hvem har ansvar for organisering av dokumentbasen? Felles lager av egne saksdokumenter
12
Offentlig journal på Internett/intranett Økt tilgang til offentlige opplysninger Internett gir gode søkemuligheter Økte krav til skjerming av personnavn i journalen Skal dokumentene også være tilgjengelige på nettet? Skal vi forhåndskategorisere dokumenter? Hvem organiserer, oppdaterer og vedlikeholder?
13
Arbeidsflytsystemer Automatisering eller støtte? Hvem definerer standard saksforløp? Når er det nyttig? Automatisering forutsetter * predefinerte trinn * klare beslutningskriterier * mange like saker
14
Støtte til saksgang Ønskelig å kunne se hvor en sak er i systemet Hvem har hvilken autoritet, når? Hva med unntak? Restanseoversikt og innsikt i behandlingstider åpner for vesentlig kvalitetsforbedring. Tåler vi åpenhet om det? Mulighet for bedre håndtering av sykdom, permisjoner og fratredelser Innsikt i saksforløpet på WWW?
15
Elektroniske tjenester på WWW Søknadsskjemaer, veiledninger, etc kan gjøres tilgjengelig på nettet Resultatet av saksbehandlingen kan gjøres tilgjengelig på nettet Forarbeid til lovarbeid Elektroniske høringer Eksempel: Høring om ”Rammebetingelser for elektronisk handel” http://odin.dep.no/nhd/publ/hoering/
16
Juridiske og etiske problemstillinger Egen Statskonsult-rapport om dette Hovedsyn: det er betydelig rom for elektronisk saksbehandling med dagens teknologi og med dagens regelverk Visse typer bruk stiller krav om mer sikker teknologi Noen saker egner seg overhodet ikke for IT Ny rapport: Kartleggingsprosjektet (NHD/Elsak)
17
Fallgrube 1: elektronisk versjon av dagens rutiner eksisterende rutiner tas for gitt, legges systematisk over på edb all erfaring viser at rutinene ofte er lite fleksible nye muligheter blir ikke vurdert å insistere på arkivering og digital signatur på all e-post ville være et eksempel på dette
18
Fallgrube 2: ukontrollert teknologisk frislepp tap av sporbarhet utydelige ansvarsforhold kvalitetssikring vanskeliggjøres mulige problemer med offentlighetsloven, personvern og sikkerhet
19
Fallgrube 3: forsøk på å avklare alle problemer før vi starter handlingslammelse mye arbeid for dyre konsulenter mange unnskyldninger for dem som ikke vil at ting skal endre seg optimistisk å tro at noen kan tenke for alle mangel på erfaring og læring mulige gevinster ved små skritt blir ikke høstet
20
Statskonsults medisin: lokale forsøk og læring erfaringer er nødvendig - formidling er sentralt viktig med kultur som åpner for at ting prøves ut og at noen eventuelt begår en blunder mange hoder blir aktivisert lettere tilpasning til lokale behov nødvendig med kompetanse for å vite hvor grensene går (eksempel: hva man ikke skal bruke e-post til) opplæring, utredning, avklaring og eksperimentering ut fra opplevde behov
Liknende presentasjoner
© 2024 SlidePlayer.no Inc.
All rights reserved.