Fra teknisk etat til effektivt Eiendomsselskap Erfaringer fra Røyken kommune Adm dir Bjørn Walter Jensen Røyken Eiendom AS Røyken Senrtum skal bygges ut med 600 nye boenheter, 200 nye arbeidsplasser, nytt kjøpesenter (13 000 kvm ca 30 butikker., restauranter og flytting av Røyken Rådhus fra midtbygda. Dette blir et nytt sentrum nære jernbane. Det er Prado og Umoe som er planleggere og investorer i prosjektet. Røykens beliggenhet og kvaliteter med spennende natur, litt bonderomantisk preg, kystlinje på begge sider og gode kommunikasjoner til Oslo og riksvei 23 sydover gjennom tunnelen til Frogn og videre til Sverige. Røyken kommune har plass. Byggestart oktober vil bestå av kjøpesenter, trafikkterminal og 148 leiligheter. DFM 26 - 27 jan 06

Røyken Eiendom AS Stiftet okt 2000 Adm dir. ansatt ca 1. aug. 01. Etablert som operativt selskap 1. Jan 2002 Kommunens eiendommer delvis overført til et AS DFM 26 - 27 jan 06

Tall og fakta om Røyken Eiendom AS (REAS) - 05 Finansielle nøkkeltall Omsetning: 85 mill. NOK Totalkapital: 670 mill. NOK Egenkapital: 227 mill. NOK (34 %) Annen nøkkel-informasjon 51 årsverk 31 bygg Ca 78 000 kvm 7500 kr/kvm DFM 26 - 27 jan 06

Innledning – innhold i foredraget Hvorfor er det viktig å fokusere på eiendomsutvikling som en kjernevirksomhet og et forretningsområde for en kommune? Profesjonalisering av bygg- og eiendomsforvaltning – større fokus Hvilke avtaler må på plass i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse Erfaring fra brukerne og arbeidstakerne Kostnadene for kommunen økte ikke – kapitalfrigjøring – nedbetaling av gjeld Fase II konsekvenser av konkurranseutsetting DFM 26 - 27 jan 06

Bakgrunn for prosessen Kommunal kjernevirksomhet - uskilling av virksomhet (frigjøring) – enklere organisasjonsform –raske beslutninger –– fornyelse/utvikling Fokusering på eiendomsdrift, effektivisering og optimalt vedlikeholdsnivå av boligmassen, effektiv og markedsbasert eiendomsutvikling Bedre oversikt over eiendommene og eiendomsverdier Synliggjøre ressursutnyttelse av arealbruken Klarere skille mellom kjernevirksomhet og støttefunksjoner for eier og eiendomsvirksomheten DFM 26 - 27 jan 06

AS eller KB Opprinnelig innstilling KB – mva problematikken på tjenester AS – Kapitalfrigjøring – merverdiproblematikken kunne omgåes ved å legge det inn som en del av husleieavtalen - egenregi Avgrensning mot øvrig kommune og kommunale budsjetter (ostehøvel) Utviklingspotensiale utover kommunale grenser Politisk styring? DFM 26 - 27 jan 06

Kommunestyrevedtak-juli 01 All forvaltning, drift og vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen samles i Røyken Eiendom AS Utbyggingsavdelingen ansvarlig for bygging av alle investeringsprosjekter Overføring/overskjøting fra 01.01.02 DFM 26 - 27 jan 06

Prosess Etablert en administrativ arbeidsgruppe Rådmann Økonomisjef Tidl.Teknisk sjef Adv. fra styret Hovedtillitsvalgt Leder REAS Simonsen Føyen Advokatfirma, engasjert i prosessen – deltok i gruppen Selskapet operativt pr 01.01.02 DFM 26 - 27 jan 06

Overordnet fremdrift Uke DFM 26 - 27 jan 06 37 38 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 7 Eiendomsoversikt   Taksering Avtaler RK & REAS Kommunestyre, avtaler Undertegning avtaler Overtagelse av personalet Finansier-ing DFM 26 - 27 jan 06

Resultater fra prosessen Alle eiendommer som gir kontantstrøm overskjøtes eiendomsselskapet Leie- og forvaltningsavtalen fastsetter ansvarsfordelingen mellom Røyken Eiendom AS (REAS) og Røyken kommene (RK) REAS skal forestå alt ytre og indre vedlikehold av eiendomsmassen Samt FDV av eiendommer som eies av RK (friarealer, fellesarealer) Boligstiftelsen – boliger for sosialt svake ca 100 DFM 26 - 27 jan 06

--/ - Resultater fra prosessen Verdifastsettelse til virkelig verdi? Takstverdier basert på teknisk verdi kompensert for slit og elde, førte til leiepriser tilsvarende Oslo Vest! Alle eiendommer ble deretter taksert til en markedsverdi – neddiskontert kontantstrøm fra leieinntekter – 10 x L Brukte megler for å få konkurranse på finansieringen. Lånt 280 mill i Norgeskreditt. DFM 26 - 27 jan 06

Oversikt over inngåtte avtaler Rammeavtale Gir oversikt over de grunnleggende forutsetninger for partenes samarbeid og avtalene som regulerer dette Avtale om virksomhetsoverdragelse Regulerer overdragelse av eiendomsvirksomheten i RK, herunder anleggsmidler, kontanter, rettigheter, kontrakter, etc. Personalavtale Regulerer forhold vedrørende overtagelse av medarbeidere i forbindelse med overdragelse av virksomhet fra RK til REAS DFM 26 - 27 jan 06

--/- Oversikt over inngåtte avtaler Kjøpekontrakt av eiendommer Regulerer partenes rettigheter og plikter ved overdragelse av de faste eiendommene fra RK til REAS Leiekontrakt Regulerer mellomværende mellom RK som leietager og de eiendommer som er overdratt til REAS Forvaltningsavtale Regulerer forvaltning av eiendommer som eies av kommunen og de som leies av RK etter omorganiseringen DFM 26 - 27 jan 06

Leiekontrakten Leie av eiendom + full FDV Husleien: Fast husleie: Finans, ytre vedlikehold, utskiftninger, skatter på utleier, forsikring FDV: Prinsipp: Selvkost + 10% (?). Ny prisstruktur 2003 kommunen visste ikke eksakte kostnader. Leietid: 20 år, Oppsigelsesrett for inntil 10% etter 10 år (viktig låneinstitusjoner!) DFM 26 - 27 jan 06

Forvaltning, drift og vedlikehold Utleiers oppgaver: Drift og service av tekn. anlegg Drift og service av eiendommen for øvrig Renhold Drift og vedlikehold av utomhusanlegg Vedlikehold (innvendig) – må endres i 2006 – kutt i kommunale budsjetter (armlengdes avstand mellom to rettssubjekter overholdes ikke av RK) Dekning av utgifter energi, renovasjon, alarm, etc - på vegne av kommunen – gjennomstømningskostnad DFM 26 - 27 jan 06

MVA i leiekontrakten REAS er mva-registrert Ikke mva på husleie (gjelder generelt) Ikke mva på varer og tjenester som leveres ”som ledd i utleie av eiendommene” jfr. mval. §5A. Konsekvens: Ikke mva på personalinnsatsen på vaktmestere og renholdere som leverer tjenester under leiekontrakten DFM 26 - 27 jan 06

Organisasjonsstruktur Røyken Eiendom AS Styret DFM 26 - 27 jan 06

Antall ansatte Røyken Eiendom AS Årsverk Administrasjon 4 Renhold 25 Drifts 14 Park 5 Utbygging 3 Sum 51 DFM 26 - 27 jan 06

Planerarbeider Eierstrategi Strategisk plan (STP) Hovedplanen Må forankre eierstrategien før man utarbeider strategisk plan Siste hånd på eierstrategi legges i februar 06 Strategisk plan (STP) Hvor skal vi og hvordan kommer vi dit – to nye fokusområder forvaltning og drift - nye strategiplaner i år 2006 Hovedplanen Overordnede målsetninger og innsatsområder i 2006 – knyttet opp mot STP Årsplanen Målsetninger og tiltak – integrert del av budsjett – resultatoppfølging HMS-plan Systematisk Helse-, Miljø- og sikkerhetsarbeid. Sikkerhet i forsetet sammen med et god arbeidsmiljø DFM 26 - 27 jan 06

Visjon og formål for REAS – nåværende strategi Røyken Eiendom AS (REAS) skal være en dynamisk, toneangivende, konkurransedyktig leverandør til eiendomsmarkedet. Selskapets kompetanse og verdier skal bli nyttiggjort på en optimal måte. Formål: Selskapet skal drive effektiv eiendomsdrift, herunder bygge, eie og drifte eiendommer, samt kjøp og salg. DFM 26 - 27 jan 06

Suksesskriterier Fornøyde kunder kommer tilbake Levere produkter som markedet etterspør til riktig kvalitet – vi er alle selgere God tilgjenglighet og høy servicegrad – få eierskap til prosjektene Økt fokus på viktige satsningsområder Ha lange leieavtaler God lagånd – stor takhøyde Effektive styringssystemer DFM 26 - 27 jan 06

Erfaringer så langt Etterkalkulasjonen viste at det var avvik i forhold kostnader oppgitt ved virksomhetsoverdragelsen Tilstandsanalyse er utført – feil og mangler gjennomgått i forhold til kontrakt om eiendomsoverdragelse i etterhånd - heftelse REAS har utarbeidet en fullstendig detaljert oversikt pr bygg FDV – system Lydia igangsatt: Eiendomsarkiv Timeregistrering Tiltaksmodul DFM 26 - 27 jan 06

--/- Erfaringer så langt Sem-erklæringen – merverdiregelverket skal virke nøytralt for kommunes beslutninger Endringer i regelverket fra 2004 – merverdiregelverket – ingen hindringer for AS - formen REAS er med i et Bench Markings -prosjekt for å verifisere nøkkeltall (vanskelig å sammenligne tall fra kommunalt regnskap ssytem og AS - regnskapsloven DFM 26 - 27 jan 06

--/erfaringer så langt De ansatte ønsker seg ikke til bake til RK De ansatte har nå fått kunder – viktig kulturendring REAS markedsfører tjenester til andre private selskaper Bygget to nye skoler Utvikling av tidligere skoleeiendommer – omregulering tar minst ett år DFM 26 - 27 jan 06

Utvikling av tidligere skoleeiendommer Følgende beslutingsalternativer: Utvikle et prospekt med ferdige tegninger og selge eiendommene inklusive tegninger Inngå et Joint Venture samarbeid med et en entreprenør som har dette som kjernevirksomhet REAS bygger leiligheter i egen regi – stor risiko for førstegangs utbygger av boliger DFM 26 - 27 jan 06

Hva er gjennomført i fase I Eiendommer som ikke skal selges på kort sikt er overskjøtet - urådighetserklæring Heftelser på eiendommer fjernet (noe gjenstår fremdeles) Grensesnitt, fordeling av FDV-ansvar mellom Røyken kommune og Røyken Eiendom avklart – etter en innkjøringsperiode Service Leveranse Avtaler utarbeidet, kommunen har lite penger og kutter (avtalebrudd) DFM 26 - 27 jan 06

--/- Hva er gjennom- ført i fase I Utvikling omregulering av eiendommer (tidligere skoler) Datakommunikasjon med driftspersonalet – dataprogram FDV (Lydia) Videreutvikling av Sentral Driftskontroll for alle bygg med vannbåren varme Gjennomføring av et kompetanseprogram for vaktmestere i energiledelse– ENØK nettverk Støtte fra ENOVA Benchmarking og Kundeundersøkelse er utført Videreutvikling av prosjektstyringsverktøy DFM 26 - 27 jan 06

EIERSTRATEGI- MØTE 2. – 3. MARS 2005 1. PREMISSER: Fastlegge styringsrammer – forutsigbarhet vedr. eierstrategi/eiernes mål: Åpenhet og utveksling av informasjon Krav til å være konkurransedyktig og effektiv Krav til kompetanse Verktøy for Røyken kommune Samarbeid med andre kommuner – oppnå markedsposisjon Vurdere konkurranseutsetting av driftstjenester Bidra til lavere kostnader for kommunen DFM 26 - 27 jan 06

KONKLUSJON FRA EIERSEMINAR Prosess vedrørende kritiske problemstillinger: Behov for kontroll og informasjon Vurdere risikoforhold Markedsforhold og konkurranseutsetting Næringsutvikling Avkastning/effektivitet Tilpasning til kommunale planer - skulle behandles i politiske partier DFM 26 - 27 jan 06

Fase II - konkurranseutsetting Strategimøte med nytt styre – næringslivsledere august 2005 Beskjed fra eier at fredningsperioden var over og de ønsket å konkurranseutsette følgende: Driftsoperatørtjenester Renholdstjenester Utomhus Utbygging har allerede krav til 75 % fakturerbarhet Samarbeidsavtale med Bærum kommune - utbygging DFM 26 - 27 jan 06

FORMÅL OMSTILLINGSPROSESS Styrke konkurranseevnen Tilpasse selskapet til den konkurransearena hvor selskapet opererer (innskuddsbasert pensjonsordning 5 %– ikke tjenstepensjon 15 %) Bevare arbeidsplasser DFM 26 - 27 jan 06

PROSESS OMSTRUKTURERING Etablert styringsgruppe Prosjektgruppe God informasjon rundt omstillingsprosessen - mange allmøter Aktiv og god deltakelse fra de tillitsvalgte DFM 26 - 27 jan 06

FORDELER OG ULEMPER VED DELING AV SELSKAPET I ET FORVALTNINGS- OG DRIFTSSELSKAP Riktig fokus i begge selskapene - drift og forvaltning Styrke konkurranse-evnen Mer profesjonell organisasjon Lavere kostnader Rendyrke kundene og oppnå økt effektivitet Muligheter for fusjon/partnerskap ULEMPER: Dyrere administrasjon – ny daglig leder i driftsselskapet Usikkerhet ved omorganisering To bestillerfunksjoner for kommunen – dersom ikke REAS får denne DFM 26 - 27 jan 06

NYE RØYKEN EIENDOM AS (formål - forvalte kommunens eiendommer) Forutsetning: Eierskapet til eiendommene ligger fast - RK Formål: 1. Forvaltnings- og driftsansvar for eiendommene – sikre riktig pris/kvalitet 2. Fokus på å opprettholde verdiene i selskapet ved: - Ved nødvendig forvaltning og drift av eiendommene - Utvendig vedlikehold - Innvendig vedlikehold (revideres i 2006 pga kutt fra RK) - Nødvendig drift og vedlikehold av utvendige arealer - Utvikling av eksisterende eiendomsportefølje 3. Synliggjøre økonomiske besparelser 4. Bestillerselskap DFM 26 - 27 jan 06

Styrets vurdering av omorganiseringen av REAS Intensjonen med omorganiseringsprosessen som følge av konkurranseutsetting og endrede rammebetingelser: Gi eierne større mulighet for å velge den beste leverandøren i forhold til eiers målsetninger Målrettet utvikling av FDV - tjenester Styrke konkurranseevnen og unngå konkurransevridning Tilpasse selskapet den arenaen selskapet skal operere på Det er i denne vurderingsprosessen gjennomgått følgende: Selskapsform begge selskapene Gjennomgang av nøkketall fra etablering av REAS frem til 2006 Tiltak for å redusere kostnader Organisering av selskapene – kjernevirksomhet hvor bedriftens konkurranseevne skapes og verdien for kunden produseres Eierskap driftselskapet Eierstrategi Konsekvenser av budsjettkutt for 2006 DFM 26 - 27 jan 06

Facilities Mangement (FM) -tjenester Tjenestespekter Kjennetegn Økonomisk Eiendomsforvaltning Sentralisering Eiendomsutvikling Høy faglig kompetanse Rehabilitering og nybygging Utleie Økonomisk/teknisk Administrasjon/oppfølging av kontrakter Konkurransefordel IT og telefoni ved gode systemer HMS og sikkerhet bygg Teknisk drift Teknisk Driftsoperatørtjenester Konkurransedyktige kostnader Renholdstjenester Krever tilstedeværelse Park-/utomhustjenester God fagkunnskap Utbyggingstjenester Strat-egisk Langsikt- tig Kjernevirk-somhet Taktisk Adminstrasjon og kontroll av sentrale tjenester System-er Operasjonelt Produksjon av tjenester Kvalitet DFM 26 - 27 jan 06

Vurdering av selskapsform Vurdering av om Eiendomsselskapet skal legges inn i et kommunalt foretak (KF) eller aksjeselskap (AS). Målsetning for selskapene viktig ved valg av selskapsform Forvaltningsselskap KF AS Driftselskap AS Eierskap – RK/Forvaltningsselskapet (AS) DFM 26 - 27 jan 06

Forvaltningsselskap - selskapsmodell KF Billigere ”innlån” noe lavere rente Beslutningsnærhet til RK Bestillerrolle som del av RKs juridiske enhet Verktøy for RK Kan innarbeides i kommunens regnskaper under forutsening av kommunalt regnskaps-system Ikke et skattesubjekt Mot Gjennomføre ny virksomhetsoverdragelse Dokumentavgift Mangel på langsiktig kapitaloppbygging og bevaring av verdier (går inn i RK) Styret er en del av kommunen som juridisk person Begrenset selskapsutvikling Begrensede lånemuligheter og låneprofil på eien-dommene (Fylkesmannen) DFM 26 - 27 jan 06

IIb. Forvaltningsselskap - selskapsmodell AS Begrenset ansvar for selskapets forpliktelser Bokføring etter regnskapsloven – riktig kostnadsbilde Langsiktig oppbygging av kapital til nyetablering og rehabilitering – ikke sprang i kostnadsutviklingen Vil i større grad være et verktøy for RK – utvikling av næringssviksomhet og næringseiendommer Større muligheter for høyere profesjonalitet og rasjonalitet i selskapet Klare ansvars- og beslutningslinjer - ingen dobbeltroller Aksjeselskapsformen gjennomprøvd modell Fleksibel selskapsutvikling Større frihet når det gjelder kjøp av tjenester og egne ressurser REAS kan ikke bli et tomt selskap uten å skjøte eiendommene tilbake til RK Mot Marginalt dyrere lån Bestillerrolle ikke del av RKs juridiske enhet – unngå to bestillerenheter Avvikende regelverk i forhold til det kommunale regnskap – KOSTRA – obligatorisk rapporteringskontoplan for kommuner Skattesubjekt Forskjellige økonomi –styringssystemer DFM 26 - 27 jan 06

Va. Organisasjon Forvaltningsselskap Kom. styre Styre Utbyggingskompetanse kjøpes ved behov (løpende vurdering) DFM 26 - 27 jan 06

Momenter organi- sering av driftselskapet Eies av RK – søster Bedre politisk kontroll RK må stille kapital til rådighet Ingen bindinger til REAS Konkurranseutsetting: Ingen habilitetsproblemer Må styrke bestillerfunksjonen i RK Svekket mulighet for samkjøring av FDV - system (Lydia) Avtrappingsperiode konkurranseutsetting – konflikt med konkurrenter Eies av REAS - datter Mindre politisk kontroll REAS må stille kapital til rådighet God samkjøring av FDV- systemer og økonomistyring – konsern tankegang Samarbeidsforhold kunde leverandør Har bestillerkompetanse Må opptre redelig i anbudskonkurranser – må eventuelt sette ut tilbudsinnhentingen til en nøytral instans for å unngå habilitetsproblemer Enklere å inngå allianser med andre driftselskaper Avtrappingsperiode konkurranseutsetting – mulig pga egenregi DFM 26 - 27 jan 06

VIb. Organisering Driftselskapet Styre DFM 26 - 27 jan 06

Utvikling FDV – kostnader DFM 26 - 27 jan 06

Nøkkeltall FDV – Formålsbygg BUD 06 Forvaltning 75 kr/m2 72 Løpende drift 90 ” 54 Vedlikehold 112 ” 13 (verdifall/nedskrining) Renhold 145 ” 169 DFM 26 - 27 jan 06

Eierstrategi Forvaltning Drift Sikre verdier Utvikling av eiendommene Tett kontroll av egne virksomheter Verktøy for eierne Drift Omstilling Verktøy for eierne Konkurranse/ monopol Åpne for eksternt eierskap Kundetilfredshet Konkurranse-dyktighet ierstrategi DFM 26 - 27 jan 06

Eierstrategi REAS (Forvaltningsselskapet) Mål for RK er å fortsatt eie og utvikle formålsbygg og kommunens næringseiendommer. Gjennom å: Sette rammebetingelser for selskapets virksomhet Angi strategiske hovedretninger som selskapet skal jobbe etter Bidra til omdømmeoppbygging Mål for RK er sikring av eiendomsverdiene Sikre oversikt over eiendomsporteføljen og –verdier, inntekter og kostnader Generere kapital til nybygging og rehabilitering Riktig utbyggingskvalitet Optimalt vedlikehold Eiendomsutvikling Forsvarlig risikohåndtering Næringsutvikling i forbindelse med overordnede kommunale planer ierstrategi DFM 26 - 27 jan 06

--/ - Eierstrategi REAS (Forvaltningsselskapet) Mål for RK skal sikre fokus på eierrollen for eiendomsvirksomheten gjennom REAS (1) Gjennom å: Ivareta kommunenes behov for funksjonelle formålsbygg Sikre fokus på kunder/leietagere og kjernevirksomhet. Ivareta krav til HMS, samt løpende kundetilfredshetsundersøkelser Sikre god forretningsskikk og høyverdige etiske verdier i virksomheten Praktisere offentlighetsloven i størst mulig grad Sikre politisk innsyn og god informasjon om virksomheten 1. Røyken kommune har en dobbeltrolle som eier og kunde. Kommunen som eier må respektere roller og ansvar i forbindelse med inngåtte forretningsmessige avtaler. DFM 26 - 27 jan 06

--/ - Eierstrategi REAS (Forvaltningsselskapet) Mål for RK er å bedre effektivitet og konkurransedyktighet innenfor drift og forvaltningstjenester Gjennom å: Sikre riktig kompetanse Frihet til å velge – det er et underordnet kriterium hvem som utfører tjenesten Dokumentere lave kostnader og høy ytelse gjennom BM og konkurranseeksponering Avgrensede og oversiktlige ansvarsforhold Ytelser måles, dokumenteres, evalueres og danner grunnlag personlige utviklingsprogram og lederkrav Det legges stor vekt på medarbeiderutvikling /-tilfredshet å være kommunens beste rådgiver mht eiendomsutvikling og drift DFM 26 - 27 jan 06

Eierstrategi REAS (Driftsselskapet) Røyken kommunes eierstrategi/hovedoppgave for driftselskapet er å : Stille kapital til rådighet Angi strategisk hovedretning Eierens langsiktighet og syn på fremtidig eierskap Forhold til oppkapitalisering Utbyttepolitikk Personalstrategi Kompetansestyre med fullt ansvar Krav til rapportering (to ganger pr år) av hovedmål i den strategiske hovedretningen Følge opp virksomheten gjennom årlig generalforsamling Eiers instruksjonsrett, er en sak for generalforsamlingen DFM 26 - 27 jan 06

Veien videre Strategisk plan er utarbeidet for fase I - men må omarbeides – en for hvert selskap Omforent om kurs, mål og strategi for hvert av selskapene med ansatte og tillistvalgte Utvikling av RK/REAS sine eiendommer til alternative formål, i egen regi eller som et joint venture DFM 26 - 27 jan 06

Oppsummering Etablering av eget eiendomsselskap har resultert i følgende: REAS fokuserer på eiendomsutvikling som en kjernevirksomhet REAS har skapt et nytt forretningsområde for RK Detaljert oversikt over alle kostnader, samt effektivisering av selskapet Spart ca 8 mill kr som et resultat av effektivisering Antall ansatte redusert fra 75 til 52 årsverk RK har gjennomført trinn I ved kartlegging av kostnader ved benchmarking Trinn II omorganisering i to selskaper, igangsatt Eiermøte medio februar - avkare videre prosess med eier DFM 26 - 27 jan 06