Sharepoint – brukerens arbeidsflate Molde kommune Servicekonferansen 29.oktober 2008

Molde kommune Molde kommune har i overkant av 24.000 innbyggere. Kommunen har ca. 1800 ansatte. Molde kommune er kjent for å ha en høy servicegrad ut mot innbyggerne. Visjon: Molde – stikker seg ut

Molde kommune ønsker å være i front når det gjelder å skape gode løsninger som kan gi brukerenen bedre hverdag.

Samhandling Kommuner som lykkes i fremtiden. Jobber ikke mer…….men smartere. Vi må bli dyktige på samhandling i egen organisasjonen og i regionen Utnytte ressurser og kompetanse bedre. Dette fører til bedre virksomhetsstyring og innbyggeren får bedre tjenester.

Hvorfor Sharepoint? Vi trengte et verktøy som kunne hjelpe oss å bli dyktigere på å få til samhandling og arbeidsflyt mellom kommunens forskjellige system. En arbeidsflate (et skjermbilde) Alle brukere vil anvende intranettet som den viktigste arbeidsflaten i sitt daglige arbeid, uansett hvilket fagsystem de anvender. Bilde blir ”skreddersydd” for hver enkelt bruker. Vi har store krav til sikkerhet og forvaltning av informasjon

Utdanningsdirektoratet De er pilot for statsetatene for å utvikle dette.

Balansert Målstyring – Nøkkelverktøy for organisatorisk kontroll Måleindikatorer er inndelt i følgende fokus-områder: Samfunn og livskvalitet Brukere Organsiasjon Medarbeidere Økonomi Molde kommune gjennomfører et bredt anlagt digitaliseringsprosjekt. Microsofts leveranse er ett av flere ledd i et denne digitaliseringen. Digitaliseringen foregår internt for å bedre produktiviteten blant de ansatte og forenkle deres hverdag. Denne delen av digitaliseringen innebærer at manuelle, papirbaserte og tunge saksbehandlingsprosesser og -systemer gradvis avløses av åpne plattformer med forenklet brukergrensesnitt. Parallelt digitaliseres kommunens grenseflate mot innbyggerne for å muliggjøre digital saksbehandling og tettere kommunikasjon med innbyggerne på nett. 7

Sharepoint suksess = ”grønne lys” innen to år Organisasjon Samarbeid på tvers Omstillingsevne Medarbeidere Deltakende, motiverte og ansvarsfulle medarbeidere Sharepoint som arbeidsflate gir: Et forenklet brukergrensesnitt mot dataverktøyene de ansatte benytter. Et felles verktøy, noe som forenkler opplæring og samhandling. Et skreddersydd grensesnitt for hver enkelt ansatt, basert på vedkommendes rolle og behov Samhandling og arbeidsflyt mellom kommunens forskjellige system. Alle brukere vil anvende intranettet som den viktigste arbeidsflaten i sitt daglige arbeid, uansett hvilken fagapplikasjon de anvender. Løsningen avløser dermed dagens mer tungvinte løsning, der ansatte veksler mellom Office-applikasjoner og tunge proprietære fagapplikasjoner. Økonomi ”Flaskehalser” fjernet 8

ePhorte - Saksbehandlerløsning og arkiv Innbyggertjeneste – eksempel: søknad om skoleplass / barnehageplass ANSATTES ARBEIDSFLATE INNBYGGERPORTAL ARBEIDSFLYT Mellomvare ePhorte - Saksbehandlerløsning og arkiv ERP Registrere søknad Logge inn minSide Opptakssystem BESVARE BEHANDLE AKSEPT/ANKE FAKTURERE TJENESTEN IDENTIFISERE AUTENTISERE MOTTAK / JOURNALFØRE KVITTERE MOTTAK SAKS- BEHANDLE arbeidsflyt Innbyggerne vil oppleve høyere kvalitet i tjenesteproduksjonen De ansatte får en enklere hverdag og blir mer produktive når prosesser og flyt blir integrert også med interne aplikasjoner. Trivsel og høyere produktivitet er viktig i en hverdag der kommunens oppgaver øker, men der tilgangen på arbeidskraft er begrenset Når manuelle og tunge prosesser kan erstattes av enklere og mer automatiserte verktøy, øker kvaliteten i saksbehandlingen

Hva ønsker vi å få igjen av investeringen ? Vi ønsker at Molde kommunes brukere skal oppleve høyere kvalitet i tjenesten fordi ansatte får mer tid til tjenesteproduksjon Bedre informasjon til ansatte – åpnere organisasjon – bedre samhandling – gir bedre virksomhetsstyring De ansatte får en enklere hverdag (større trivsel) når prosesser og flyt blir integrert også med interne tilpasninger – gir høyere produktivitet Når manuelle og tunge prosesser erstattes av enklere og mer automatiserte verktøy, bør kvaliteten i saksbehandlingen økes.

Det er ingen soloprestasjon å være god.