PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING BIK 6500 PROSJEKTSTYRING/OPPFØLGING Prinsipper for styring og oppfølging Metoder for prosjektstyring Prosjektstyring på forskjellige nivåer Avslutningen av prosjektet Pensum: AGH 8, SAJ 4

PROSJEKTSTYRING OG -OPPFØLGING Skapes Nytt initieres Startes Gjennom- føres Omplan- legges Kon- trolleres Av- sluttes Evalueres Planlegges og organiseres Prosjektstyring omfatter alle deler av prosjekt- arbeidet. Oppfølging ligger i gjennom- føringen

Styringssløyfen (Westhagen)

Oppfølging Rapportere Sammenlikne plan - situasjon og konstatere eventuelle avvik Analysere avvik Beslutte om tiltak Handle (iverksette tiltak) NB! Bruk av betegnelsene ”styring” og ”oppfølging” er ikke konsekvent.

Planleggingen var feilfri - det var gjennomføringen som sviktet! Prosjektoppfølging Planleggingen var feilfri - det var gjennomføringen som sviktet! Tidligere norsk samferdselsminister om Romeriksporten

Vi følger opp prosjektet for å måle fremgang og effektivitet, slik at oppsatte mål kan nås beholde oversikten, slik at vi ser når endringer er nødvendige motivere deltakerne, slik at de står på for å nå resultater få erfaringer for planlegging og gjennomføring av fremtidige prosjekter ….

OPPFØLGINGSPRINSIPPER Ikke byråkratisk og ulystbetont rapportering Oppfølgingskriteriene skal være definert på forhånd Rapportering på plandokumentet Fast periodisert/mønster i rapporteringen

OPPFØLGING PÅ FORSKJELLIGE NIVÅER Ved beslutningspunkter På milepælsnivå På aktivitetsnivå

Prosjektmodell LEDELSESMODELLEN BESLUTNINGSPUNKT ARBEIDSMODELLEN MILEPÆL

Beslutningspunktet

To hovedgrunner til at prosjekter avsluttes (SAJ) Prosjektet avsluttes fordi målet er nådd Prosjektet avsluttes uten at målet er nådd

Oppfølging på milepælsnivå

Milepæler brukes til å forenkle oppfølging synliggjøre viktige resultater klargjøre viktige grensesnitt gi økt trykk og produktivitet bidra til et helhetssyn sørge for stimuli og utfordring bekrefte fremgang

RAPPORT PÅ MILEPÆLSNIVÅ Ferdig- tidspunkt Plan Milepæler Rapport

Oppfølging på milepæler Sannsynlig forsinkelse Ferdig Mållinje Fremdriftslinje Fullføringsgrad T (Oppfølgingstidspunkt) Tidsavvik

Oppfølging på milepæler, alternativ metode

OPPFØLGINGSBESLUTNINGER Flytte milepæler i tid Senke ambisjonsnivået Tilføre ytterligere ressurser Omfordele arbeidet

Oppfølging på aktivitetsnivå

Oppfølging på aktivitetsnivå VI MÅLER: Tidsforbruket Pengeforbruket Bruken av menneskelige ressurser Bruken av materiell og andre fysiske ressurser ? ? Hva har vi fått for det vi har puttet inn

Innhenting av informasjon Sørg for skriftlig kommunikasjon for å redusere muligheter for misforståelse (Husk: Misforståelse er en vanlig form for forståelse) Vær oppmerksom på tendensen til overoptimistisk informasjon Fra Roger Burke: Project Management - Planning & Control Techniques

OPPFØLGINGSKRITERIER PÅ AKTIVITETSNIVÅ Holder tidsplanen Ressurs- og tidsrapportering JA NEI Ingen problemer Diskuter: - konsekvensen - årsaken Holder ressurs estimatet JA Diskuter: estimeringen planleggingen Diskuter: - alle spørsmål NEI

Oppfølging av aktiviteter i Gantt-skjema Oppfølgingstidspunkt

RESSURSER OG KOSTNADER KR TID Kostnad Å fullføre Oppgave Grunnlinje estimat Brukt til dato Revidert prognose Under (Over) Sum

Enkel økonomisk framdriftsrapport for hverdagsprosjekter (SAJ)

Virkelig/planlagt kostnad kontra fremdrift Budsjett Virkelige kostnader Kostnad Fremdrift

Eksempel på tabell for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

Edderkoppdiagram for multippel progresjonsanalyse (SAJ)

ÅRSAKER TIL AVVIK Planlegging Styring Teknologi Organisering Sosialt Risikovurdering Kontrakt FEIL I :

Endringer Fange opp endringsforslag Utrede forslagene - finne konsekvenser Beslutte formelt Oppdatere planer og kommunisere beslutning Sørge for at endringen gjennomføres Endringshåndtering hører til prosjektets kvalitetssystem

Fallgruver i prosjektoppfølging Planen egner seg ikke til oppfølging Prosjektet er lite synlig og vanskelig å følge opp Dårlige resultater rapporteres ikke eller rapporteres for sent Vi håper og tror at ting skal bedre seg Prosjektledelsen er ikke tilstedeværende For mye vekt på det som er lett å måle For mye fokus på korttidsresultater Vi overser det som ikke kan kontrolleres Vi ignorerer endringer i omgivelsene

Møter

OPPFØLGINGSMØTER Styringsgruppemøter Prosjektgruppemøter Hyppighet, Varighet, Deltakelse, Temaer Prosjektgruppemøter

Prosjektmøter Oppgavebehandling Prosjektstyring Formål med møtet: Oppgavebehandling Prosjektstyring Fellesskap og engasjement Informasjon og høring Forhandling …..

Prosjektmøter Oppgavebehandling: Ide- og problemløsning Bestemte emner Viktig å bli ferdig, ingen stram tidsplan Ad hoc Deltagere velges avhengig av emne

Prosjektmøter Prosjektstyring: Informere om status Beslutte grunnlag for videre arbeid Avholdes regelmessig Ofte faste deltagere

Gode møteregler for hverdagsprosjekter (SAJ)

Rapportering, informasjon, kommunikasjon

Hvor er du, sammenlignet med hvor Hva ligger forut og hvordan kan det PROSJEKTRAPPORT Hvor er du, sammenlignet med hvor du burde være? Hva ligger forut og hvordan kan det påvirke deg? Hvor kommer du til å ende, sammenlignet med hvor du sa du ville ende?

Prosjektrapport Leveransestatus Tidsplan- og budsjettavvik Konsekvenser av avvik uten korrigerende tiltak Usikkerhet Tiltak som er/vil bli gjennomført av prosjektledelsen Forslag til tiltak for godkjenning av prosjekteier/styrings-gruppe Diverse

SE FRAMOVER MAKSIMAL RISIKO Konsekvens Sannsynlighet Moderat risiko Høy risiko Minimal risiko Moderat risiko Sannsynlighet

KRAV TIL ”OPPFØLGINGSSYSTEMER” S systemet må være lesbart T total prosjektet i fokus Y ytelse må kunne måles R rapportering må skje regelmessig I ingenting må overlates til tilfeldighetene N negative utfall må oppdages raskt G glade meldinger må få sin plass

INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Valg av programvare Når du velger, glem ikke å se framover: Kostnad mot funksjonalitet Kapasitet mot enkelhet Kompatibilitet med andre systemer Dokumentasjon, støtte i startfase, støtte i gjennomføring

INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Å bruke verktøy uten å forstå prosjektledelse, setter deg bare i stand til å lage dårlige rapporter raskere. HER ER NOE PROGRAMVARE IKKE KAN GJØRE: Finne feil Ta beslutninger Samle inn data Løse de kritiske problemene Noen av de største problemer har med mennesker å gjøre, her er programvaren til liten hjelp TENK SELV

INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Nødvendig mengde: ”hva mottaker vil og bør vite” – ”hva som forventes at mottaker allerede vet” = hva informasjonen bør inneholde.

Magefølelse er ikke dumt How does your project feel ? (Move the yellow ball on the line) Good Very good Bad Fra IPM Status report, if Skadeforsikring

Prosjektavslutning

Hva med overleveringen? Hvem er mottaker internt? Er det noen ekstern mottaker? Har overleveringen vært planlagt? Begin with the end in mind!

LÆRING GJENNOM PROSJEKTARBEID Erfaringsoverføring innenfor prosjektet Erfaringsoverføring mellom prosjekter Bevisste læringsaktiviteter Hva kan du som prosjektleder gjøre med det ?