Lean kommunikasjon

hvorfor hvordan hvem hvor når hva A3 er et kommunikasjons format primært for forbedrings- og innovasjonsarbeid der vi følger opp et case eller et tema man skal belyse og forbedre. A3 brukes som primært ledelsesverktøy for oppfølging av hoshin (policy, mål og strategier)

hvorfor hvordan hvem hvor når hva A3 kommunikasjon er et nøkkelverktøy i kvalitetsledelse og Lean

hvorfor hvordan hvem hvor når hva Effektivisering av informasjon og kommunikasjon krever at man visualiserer problemer, årsaker og løsninger. Ved å visualisere og modellere, forstår vi problemet bedre. A3 formatet er passe stort for kommunikasjon i team. A2 er for stort, A4 for lite. A4 erstatter store mengder word-filer og ppt. og gjør kommunikasjonen Lean A3 blir vårt et felles språk og er derfor viktig for samarbeid og samhandling

Forbedring og fornying hva hvorfor hvordan hvem hvor når Kvalitet Kostnad Kvalitet Leveranse HMS Kostnad Leveranse Forbedring og fornying HMS

hva hvorfor hvordan hvem hvor når

hvorfor hvordan hvem hvor når hva Brukes i alle funksjoner og på alle nivåer. Felles språk langs hele verdistrømmen På alle verdens språk

hvorfor hvordan hvem hvor når hva Verktøy for oppfølging av hoshin mål - nøkkelstrategier. For eksempel: Reduksjon ledetid 25% I tide levering til 100% Raskere respons pasienthenvendelser (tall) OEE – fra 55 – 75 innen

1.2. Presentasjon Fortid, Nå-situasjon, Ønsket situasjon med håndskrevet A3

Lean speilet Eksempel 1 2 3 1 4

Lean speilet Eksempel 2

Lean speilet Eksempel 3

Tema: Tappe maskin xxx, i yyy STUDENT: ___________________________ Dato: ________________________ Tema: Tappe maskin xxx, i yyy A3 KF eksempel 1 Metode Menneske Miljø Resultat Bakgrunn Materiale Maskin Vi har flere tappe maskiner og disse er i dag for lite utnyttet (OEE) Vi trenger derfor å redusere omstillingstiden med SMED. Dette er viktig både for kunden og bedriften (kostnader) og for operatørene ved å forenkle arbeidet. Reelt Ønsket situasjon Ønsket Nåsituasjonen Smed-Analysen . Hva Hvordan? Hvor? Hvem? Når? Omstilling-stid Smed Turmat Pareto Observasj-on Avdeling- Tapperiet Operatør KF Team Mellom Stopp og Start Kostnader: xxx arbeidstimer. Oppfølging RESULTATER OEE måling Etter hver batch. Føres Med rød penn Dato for måling Sammenligning med mål

Hindre opphopning PEG i prosessvann STUDENT: Dato: 12.10.2011 A3 KF eksempel 2 Hindre opphopning PEG i prosessvann Ønsket situasjon % PEG < 1,0 % KOF < 10000 mg/l Bakgrunn Overskudd av prosessvann fra Herøya 2 overføres til renseanlegget på Herøya 1. PEG-innhold i prosessvannet fører til utslipp av KOF (kjemisk oksygen forbruk). KOF-utslipp er underlagt konsesjonsgrenser. Konsesjonsgrensene vil bli strengere etter nyttår. Nåsituasjonen Hva Hvorfor? Hvordan? Hvor? Hvem? Når? Forbedre separasjon av PEG og SiC Dårlig separasjon gir forurenset prosessvann Ny prosedyre for målinger og prøvepunkter Første separa-sjons-trinn Tomas 17.10.11 Oppfølging RESULTATER Daglige laboratoriemålinger av %PEG i filtrat og filterkake fra sep.trinn 1 og i prosessvannstank Sammenligning av resulter fra labmålinger fra 17.10 til 31.10. Bestemme tiltak på neste møte den 01.11. TQM Center Norway

Sammenligne mål med oppnådd resultat 30.11.2011. STUDENT Dato:14/10-11 A3 KF eksempel 3 NÆRINGSVERDIER PÅ TØRR VARE, FOOD SERVICE PRODUKTER (STORHUSHOLDNING) Ønsket situasjon Få et omregningsprogram via excel for å få næringsverdier på tørr vare. Uten at vi må “rote “med de tilsetningene som liggger inne i resepten - kvalitetssikre bestående data. Halvering av tidsbruk pr. produkt  2,5 min. 445 produkter som skal inn i database hos Millum PDB. Bilde av nettsiden: Bakgrunn Mange kunder etterspør næringsverdier på tørr vare. Flere andre leverandører har lagt sine verdier inn i databasen til Millum PDB, det vil vi også. Her finner kundene all informasjon om næringsmidler i det norske storhusholdningsmarkedet. Viktig at kunden enkelt finner relevant informasjon. Viktig for vårt firma å være seriøs leverandør og ha samme tilbud som våre konkurrenter. Nåsituasjonen Prosesskart: Dagens system er basert på utregning av næringsverdier på tilberedt vare. Pga plassmangel har vi det ikke med verdier på tørr vare. Å regne disse ut tar lang tid og har mange feilkilder (mange personer, tilsetninger må fjernes og legges tilbake, fordampingsknapp av og på ). Blir regnet ut på forespørsel, tidsbruk: 5 min pr .produkt. Totalt 445 produkt. Hva Hvorfor? Hvordan? Hvor? Hvem? Når? Lage nærings- verdilister tørr vare Kunder etterspør dette, finnes ikke pt Fra SAP via Excel Team stab på PU-avd Ingunn, Sissel og Bjørn Fra nå til 15. november 2011 Kostnader: Millum PDB og tidsbruk Oppfølging RESULTATER Måle tidsforbruk nå mot ønsket. Slutten av november. Sjekke antall treff på nettsiden. Sammenligne mål med oppnådd resultat 30.11.2011. TQM Center Norway

A3 KF eksempel 4 TQM Center Norway STUDENTER: Dato: 10.10.2011 Tema: Redusere utsjekkstid på komponentsalg av QA (Quality Assurance) hos forsendelse Ønsket situasjon Ønsket redusert utsjekk tid til: 3 dager Bakgrunn Salg bestiller fra forsendelse Dette leveres fra lageret Forsendelse sender mail til salg når varer er klare for utsjekk Salg sender oppdrag til QA’s fellesmailbox Riktig QA ressurs tar oppdrag fra mailbox i prioritert rekkefølge Hvorfor dette tema: Varemottak opplever en stor mengde varer som opptar plass og skaper forsinkelse ved utsjekk pga dårlig kommunikasjon internt i FMC og uklar rutine Varer hos forsendelse blir liggende i en tidsperiode fra: 1 dag - 6mnd Dette forsinker leveranse til kunden. Medfører farer som utløpstid på gods med holdbarhetstid Økt kost for lagring HOVEDÅrsak til problemene: Prosjektene vet ikke hvilke QA ressurs de skal kontakte/ manglende oversikt Uklar kommunikasjon på tvers av avdelinger Manglende rutine/prosedyre Det er flere variabler som skaper forsinkelse men gruppen anser uklar prosedyre til å være den største flaskehalsen i denne problemstillingen LAVERE UTSJEKKTID FISKE BEIN PRINSIPPET: MILJØ/Forsendelse MÅL/redusere utsjekktid De 4 M’ene = mennesket/QA-Salg, Materiale/alle produkter, Metode/prosessbeskrivelse-rutine, Maskin/mailkommunikasjon, Hva Hvorfor? Hvordan? Hvor? Hvem? Når? Redusere utsjekktid Redusere kostnad og MUDA for bedrift og kunde Implementer en felles rutine for kommunikasjon Via mailbox/QA QA/salg Når utsjekk av varer er klart Kostnader: Etablere prosedyre og implementering av denne, møtevirksomhet - samt opprette felles mailbox. Beløp ukjent, men dette anslås å være en minimal kostnad. Nåsituasjonen Salg bestiller varer fra forsendelse Varer leveres til forsendelse av lageret Forsendelse sender mail til salg Salg sender utsjekk oppdrag til ansvarlig QA ressurs QA skal motta oppdrag fra Salg PROSESSEN STOPPER! Oppfølging RESULTATER Tidsperspektiv for overvåkning av ny rutine = 1 mnd. Deretter sammenligne resultat med nåværende data. Data innsamling: Overvåke mailbox og SAP som registrerer dato/tid ved utsjekk – sammenligne dette. Vurdere standarisering av ny rutine. Ingen resultater klare pr dags dato. TQM Center Norway

A3 KF eksempel 5 Hva Hvordan? Hvorfor? Hvor? Hvem? Når? Tema: Hva skal løses? Få ned responstiden på nettverksaktiviteten. Fjerne all uautorisert programvare på datamaskinene i NCC som legger beslag på nettverksressurser. I praksis vil det i hovedsak si fildelingsprogram, av type BitTorrent. STUDENT_____________________ Dato:__________________________ A3 KF eksempel 5 Ønsket situasjon Bilde, diagram eller annen illustrasjon på ønsket situasjon etter forbedring. Antallet “InUse” og etterhvert “Program name” skal bli 0 Bakgrunn Hvorfor er dette temaet valgt? Båndbredde og datalinje-kapasitet er en begrenset ressurs. Den er kostbar og skal bare benyttes for virksomhetens legitime aktivitet. Begrunnelse for valget er at det er mye mer effektivt og lønnsomt å fjerne nettverks-belastende programmer enn det er å øke båndbredden. Problemets viktighet, for hvem? Viktig først og fremst for alle PC-brukere på samme lokasjon hvor den uønskede programvaren brukes, men også kan det være en sikkhets-risiko for alle maskinene på samme domene. (Hele NCC) Hva Hvordan? Hvorfor? Hvor? Hvem? Når? Slette alle BitTorrent Avinstallere alle u-ønskede program Respons tid maks 100ms Hver eneste datamaskin IT-support Hver dag Kostnader: Personalressurser, 30 minutter en til tre ganger per uke. Nåsituasjonen Diagram som viser situasjonen (eller prosessen) Hva er det som ikke virker? Vanligvis øker responstiden mot serverne I NCC ved uønsket nettverksaktivitet Målinger? Foretas ved 5-minutters snitt gjennom hele døgnet Oppfølging RESULTATER Hvordan måle virkningen? Virkningen måles ved å scanne PC-ene for å konstatere hvilke programmer som finnes installert. Når skal det måles? Scanningen skjer automatisk ved hver pålogging, vel og merke når maskinen er online. Dato for måling er hver dag Sammenligning med mål skjer manuelt etter hver kontakt mellom IT-support og brukeren av den aktuelle datamskinen. TQM Center Norway

Valg av korrigerende tiltak SIKKRING AV RESULTATER Eier ____________________________________ Dato:_______________________________ TEMA (business case): Et kundeopplevet problem knyttet til kvalitet, kostnad, levering eller HMS ved vårt produkt. Husk å beskrive det slik kunden opplever det. Valg av korrigerende tiltak Hvilke tiltak? Bruk eventuelt et prioriteringsvindu? Bakgrunn og mål Kort om hvorfor dette tema er valgt. Og beskriv hva som er ønsket situasjon (målet med A3-caset) Nåsituasjonen Hvordan ser problemet ut? Hva er fakta? Hva er det egentlige problemet? Hva Tiltak Hvordan gjennomføre? Hvor? Hvem er ansvarlig? Når? Analyse 5 ganger hvorfor. Hva er den/de bakenforliggende årsak(er) OPPFØLGING SIKKRING AV RESULTATER Hvordan følge opp tiltakene Når vi har oppnådd målet, hvordan sikrer vi mot tilbakefall? TQM Center Norway