- Endelig forslag til ønsketsituasjon Workshop 4 - Endelig forslag til ønsketsituasjon

Agenda workshop 4 Mål og ønsket resultat Forslag til ønsket situasjon Diskusjon av hva som kreves for å gjennomføre forbedringer Denne agendaen tar utgangspunt i en 3-4 timers works shop. Vi anbefaler å bruke 30 – 45 min på punt 1-3 og resten på arbeid i grupper og plenum med å tegne opp første versjon av prosessen Vurder å si noe om «spilleregler» i forbindelse med forventninger – du kan som prosessleder ha forventninger til «åpen dialog», «gjensidig respekt», lytte før vi snakker osv Presentasjonsrunde og forventninger til dagens økt Formål og rammer Prosessforbedring – hva, hvorfor og hvordan? Kort om «vår» prosess Mål for prosessen Hvem er den til for? Brukere Hvilke verktøy og arbeidsmetoder vi skal bruke Selve kartleggingen Parvis eller grupper I plenum

Mål for dagen Jobbe med de identifiserte utfordringene og komme opp med forbedringstiltak Resultat prosesstegning av ønsket situasjon med oversikt over hva tiltakene vil kreve (oversendes prosesseier/styringsgruppe) Mål satt for prosessforbedringen: Eks Redusere tid Redusere kost Øke kvalitet (brukertilfredshet)

Endinger kan påvirke ulike områder – sett sammen med modell fra Terje Prosesser/struktur Mennesker Teknologi Endring i måten arbeidet blir utført på Endring i datakilder eller inputs Endring i rapporter eller outputs Endringer i arbeidsfrekvens Endring i kommunikasjon eller interaksjon Endring som påvirker leverandører eller forhandlere Krav til nye ferdigheter Nye oppgaver Behov for betydelig opplæring/trening Oppgaver som blir tatt bort fra stilling Endring i adferd eller kultur Endring i teknologi som blir brukt for å gjennomføre oppgave Nye eller endret teknisk funksjonalitet Teknisk funksjonalitet som ikke lengre er tilgjengelig The three types of change impacts are defined as follows: Process change impacts are changes in: The way the work gets done Data sources or inputs Reports or outputs The frequency of the work Communication/interaction Will there be a change (in the): Way the work gets done? Data sources or inputs? Reports or outputs? Frequency of the work? Communication or interaction? Impacting customers? People change impacts are changes that: Require new skills to perform activities Require new work Require significant Additional training Eliminate tasks for a position Require a change in behavior/culture Will there be (a): New skill required to perform activity? Additional tasks? Significant additional training required? Tasks eliminated for a position? Change in behavior or culture? Structure change impacts are changes in: Department Accountability / reporting relationship Location where work is performed Will there be a change in: Number of people required? Accountability or reporting relationship? Location where work is performed?

Utfordringer fra Nåsituasjonen Xxxxx Mer diskusjon av utfordringene basert på prosesstegning

Prosessoversikt ønsket situasjon Her limer du inn bilde av ønsket situasjon for prosessen som tegnet etter workshop 3 og viser hvilke tidstyver/hindringer som nå er fjernet.

Overordnet oversikt over aktuelle forbedringsområder Siste gjennomgang av foreslåtte tiltak

Oversikt tiltak, ressurser for å iverksette/utvikle og effekter Hvor raskt kan tiltaket testes? 2 uker, 2 mnd, 2 år Hvor ressurskrevende/er det er det ting som må utvikles, nye rutiner, rpa, opplæring etc? Hvordan måle? Når kan vi begynne å måle/se effekter? Diskuter forbedringene opp mot disse spørsmålene Vurdere utfra prosessens omfang og kompelksitet i tiltak om dette skjemaet skal brukes. Karltegge hva det vil kreves for å gjennomføre forbedringstiltakene i prosessen slik at SG får et best mulig grunnlag for å beslutte mellom tiltan for ønsket situiasjon. Hvor raskt kan tiltaket testes? 2 uker, 2 mnd, 2 år Hvor ressurskrevende/er det er det ting som må utvikles, nye rutiner, rpa, opplæring etc Når kan vi begynne å måle/se effekter?

Veien videre Prosesseier får våre forslag til godkjenning Workshop 5 – planlegging av pilotering/implementering  WS 1 dato WS 2 dato WS 3 dato WS 4 dato WS 5 dato