Beredskapsarbeid når UiOs kriseberedskap ikke slår inn

Bakgrunn Uklar arbeidsdeling i ikke-kriseberedskap-situasjoner Tilbakemeldinger både fra enhetene og AF Arbeidsgruppe – utreisende studenter

Arbeidsgruppe V17 Gjennomgått dagens rutiner og praksis rundt informasjon og kontaktpunkt for utreisende studenter hvis kriser skulle oppstå i utlandet. Sett på informasjon til ansatte på For ansatte-sidene Sett på arbeidsdelingen mellom AF og enhetene. Representanter fra AF/SOT, ILOS, UV, MN, MED, SV/ISS

Informasjon til studenter Forslag: Det etableres en egen epostadresse for studenter og ansatte som håndteres av SOT/AF. Det sendes ut en egen epost fra AF om trygg i utlandet + reiseregistrering hos UD i starten av semesteret + før sommerkurs i utlandet. Denne eposten bør også sendes ut til grupper som reiser på f.eks senteropphold i regi av UiO. Rutiner rundt studenters utfylling av egenerklæringsskjema må gjennomgås. Epostadressen brukes for å sende ut informasjon til studenter om beredskap (Trygg i utlandet) og bør være studentenes førstelinje hvis noe skulle oppstå. Hvis andre ansatte får vite om situasjoner i utlandet og AF skal informeres, benyttes denne adressen som førstelinje opp mot AF. En epostadresse vil gjøre kontaktpunktet til AF mindre personavhengig og mindre sårbart.

Informasjon til studenter Status: Fra V18: AF sender ut e-post til alle som skal på semesteropphold i starten av semesteret (info om trygg i utlandet, reiseregistrering hos UD, oppdatere semesteradresser, sikresiden.no, ). Maler legges på nett for andre som sender studenter ut på kortere opphold AF ikke førstelinje for studenter på utveksling (med unntak der vi selv er avtaleeier). Studentene må kontakte sin kontaktperson for utvekslingsoppholdet (avtaleeier) Ansatte kan kontakte af-utveksling@admin.uio.no Egenerklæringen: under arbeid, mer info kommer Egenerklæringen: avklart med jurist hva vi trenger aktivt samtykke til: utlevering av personopplysninger + vi er forpliktet til å forsikre oss om at de er tilstrekkelig forsikret (vi må gi god nok info og ser at det er en fordel om studenten aktivt bekrefter). Vi kontrollerer ikke.

Informasjon til UiO-ansatte Forslag: For ansatte-sidene må oppdateres med nye rutiner som også inkluderer situasjoner hvor det ikke settes sentral kriseberedskap. «Linja» og kontaktpunkt for bistand for ansatte må tydeliggjøres. Det foreslås å utvikle noen eksempler på standardformuleringer som enhetene kan benytte i aktuelle situasjoner for utsending til studenter/partnere når dette ikke sendes fra sentralt hold.

Informasjon til UiO-ansatte Status: Nye for-ansatte-sider under arbeid Maler vil ligge på nettsidene FS-instrukser, maler for e-poster til partnere og studenter (norsk og engelsk), beskrivelse av hvem gjør hva, kontaktpunkt for studenter og ansatte Andre ressurser «Når en student dør» nettsider: prøve å lage like tydelig informasjon. Men: det må utøves skjønn, og situasjoner vil variere.

Avbrudd i utvekslingsoppholdet Forslag: Målet bør være mest mulig lik praksis på enhetene rundt hva det legges til rette for ved avbrudd av utenlandsopphold av årsaker som studentene selv ikke rår over Arbeidsgruppen anbefaler høy grad av fleksibilitet for å finne løsninger slik at studentene ikke blir forsinket i studieløpet og for at studenter fra ulike studieprogram ikke opplever forskjellsbehandling ut fra programtilhørighet hvis de reiser på samme avtale/til samme utvekslingsdestinasjon. Status: AF støtter forslaget, oppfordrer fakultetene til å være fleksible og legge til rette for studentene. Studieprogrammet ansvarlig. (eks. gjennomføring av eksamen for lærested i utlandet på UiO, utvikling av egne eksamener/oppgaver som kan gi studiepoeng). Eksempel CP: vi lærte mye av hendelsen før jul 2016: sentral avtale, et fakultet melder at de arrangerer ikke eksamen på vegne av lærested i utlandet. For oss som sender studenter på vegne av alle fakultetene: vi må vite at studentene får god oppfølging hvis de må avbryte oppholdet. Linje hvis noe skjer: hvem forholder vi oss til? Vi foreslår int-koord + studieleder på fak som må følge opp saken videre. Vi har ikke alltid god nok info om alle studiekonsulentene/kontaktpunkt på programnivå og vil at fakultetsnivået følger opp/koordinerer. Tilsvarende hvis det ønskes oppfølging fra sentralt (dette gjelder ikke bare avbrudd): vi vil at int-koord og studieleder skal være koblet på (ikke institutt-avtaleeier direkte til medarb i AF)

Arbeidsdeling Forslag redigere dagens arbeidsdeling for hva som skal håndteres sentralt og hva som skal håndteres av «enhet med ansvar for oppholdet». AF følger opp hendelser selv om det ikke settes sentral kriseberedskap Terskelen bør være lav for at AF sender epost til studenter i et område berørt av en hendelse selv om det ikke er mistanker eller meldinger om at UiO-studenter eller en campus er direkteberørt. Hvis det ikke sendes ut informasjon fra sentralt hold i etterkant av en omfattende hendelse, skal enhetene orienteres for å vurdere om de skal følge opp «sine» studenter/avtalepartnere.

Arbeidsdeling Status: Avklart med HMS-B/sentral beredskapsorg AF ikke beredskapsorganisasjon Hvis det settes beredskap sentralt sendes informasjon i linja. Må følges opp på/av enhetene. Ikke-beredskap: Hvis det ikke er sendt informasjon i linja om sentral oppfølging innen 24 timer/påfølgende arbeidsdag etter en hendelse følges ikke saken opp sentralt. Opp til enhetene å vurdere i hvilke situasjoner det skal følges opp lokalt Vi lager maler for e-post til studenter og partnere som kan tilpasses lokale behov Dekaner, fak.direktører, studieledere, int-nettverk, info-ko. Vi vil ikke sende ut beskjed om at vi IKKE gjør noe, kun i de tilfelle det faktisk gjøres tiltak sentralt. Våre studenter primært nordmenn i utlandet: må forholde seg til informasjon fra lokale myndighet og ev UD, + info fra vertsinstitusjon hvis relevant. Vurdering lokalt: må se på hvilke ressurser de skal bruke på å følge opp studenter ute, og tenke gjennom hva slags ansvar de ønsker å ta.