ELEVMAPPE Hvordan skal den behandles? Anke Regine Kise 22.11.2010

ELEVMAPPER Journalføring og arkivering 01.01.2006 startet vi med elevmapper i ESA. Elevmapper opprettes først når det er behov. Det vil si når det skjer noe vedrørende en elev som er verdt å dokumentere. All arkivering vedrørende en elev skal skje i elevmappen. Lag eget omslag for det som er arkivuverdig og legg det i mappen.

Journalføring og arkivering forts. I aktivt arkiv skal det kun være mapper på de elevene som går på skolen. Mappene overføres bortsettingsarkivet når eleven slutter. Alle elevmapper skal bevares. Arkivbegrensning foretas etter arkivforskriften § 3-19 Alle virksomheter skal bruke EDB Sak og Arkiv/ESA som journal.

Utlån Elevmapper skal kun lånes ut til de som har tjenstlig behov. Alle ansatte skal ikke ha tilgang. §4-9 i arkivforskrift og §13 i forvaltningsloven Bruk utlånskort En elevmappe og alle andre typer arkivsaker skal ALDRI føres ut av ”huset” (ta kopi hvis absolutt nødvendig og sørg for forsvarlig oppbevaring/makulering)

Når elev bytter skole innen egen etat/organ Det gjøres oppmerksom på at taushetsplikt etter fvl § 13 b3 ikke er til hinder for: at opplysningene er tilgjengelige for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved veiledning i andre saker. Det er et vilkår at opplysningene trengs for en hensiktsmessig arbeidsordning. I dette ligger at det må synliggjøres et visst behov for bruker. Pass på at det er kopi av dokumentasjonen som oversendes. INGEN originaler skal overføres.

Når elev bytter til skole utenfor egen etat Kun kopi av dokumentasjon kan oversendes. Vi skal kunne dokumentere hvilke tilbud som er gitt eleven. Informasjon (kopi) som er viktig for videre skolegang kan overføres. Elev/foresatte skal informeres og få mulighet til å uttale seg. Med skriftlig samtykke kan kopi av andre sensitive opplysninger overføres. Forvaltningsloven §13b5 har som vilkår at opplysningene som utgis er nødvendige. Disiplinær saker skal ikke overføres dersom disse ikke er årsak til flytting eller er av pedagogisk betydning for ny skole

Innsyn Krav om innsyn behandles etter forvaltningslovens §§ 18-20 Som hovedregel har elev rett til innsyn i egen mappe. Her finnes unntaksregler. Dokumentliste kan utgis slik at det kan krysses av for hvilke dokumenter det ønskes innsyn i. Innsynsbegjæringer skal skje skriftlig.

Eks. på registrering i ESA Saksnivå 1. linje i sakstittel skal det stå elevmappe . 2. linje i sakstittel skal det stå elevens fornavn og etternavn. Fane 2 Arkiv Objektkode FNR Personnr. Arkivdel Opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt skal skjermes (rosa felt)

Hovedprinsipp: Alt som har verdi som dokumentasjon Eksempler på innhold Hovedprinsipp: Alt som har verdi som dokumentasjon Når det gjelder rett til dokumentasjon går det fram av forskrift til opplæringsloven §4-31 at alle som har gjennomgått videregående opplæring etter opplæringsloven, har rett til å få opplæringen dokumentert. Retten til dokumentasjon omfatter: rett til vitnemål, jf. oppll §§ 4-31, 4-32 og 4-36 rett til førstegangsvitnemål, jf. forskrift til oppll §4-31a rett til kompetansebevis, jf. forskrift til oppll §§ 4-33 og 4-36 rett til fag- og svennebrev, jf. forskrift til oppll § 4-62. Klage på standpunkt- og eksamenskarakter til lokalt gitt eksamen og svar på slik klage Søknad om permisjon Uttalelser om eleven som har betydning for rettigheter og plikter Melding om elev som avbryter videregående opplæring.

Eksempler på innhold forts. Varselbrev Varsel om fare for at det ikke er grunnlag for standpunktkarakter Varsel om fare for ikke bestått standpunktkarakter Varsel om fare for nedsatt standpunktkarakter i orden og atferd Individuelle opplæringsplaner (IOP) Relevant dokumentasjon om søknad, tildeling, tilrettelegging av spesialundervisning. Disiplinære forseelser Søknad om fritak for fag og fritak for vurdering av fag

Eksempler på innhold forts Dokumentasjon på bortvisning Dokumentasjon på særskilt grunnlag Dokumentasjon om tilrettelegging ved eksamen og heldagsprøver Rådgivers notater som har betydning for elevens skolegang Elevsamtaler