Samhandling og prosessledelse Forskningsprosjekt i samarbeid med Statens Vegvesen, region Øst, finansiert av BAE-programmet, Prosjekt Norge Ragnhild Kvålshaugen, professor effektive byggeprosesser Anna Swärd, post doc Senter for byggenæringen Runa Thrap-Meyer, masterstudent Taran Enger Hellenes, masterstudent

Agenda Presentasjonsrunde Bakgrunn for prosjektet Forskningsopplegget Veien videre

Bakgrunn for prosjektet Anleggsbransjen i Norge er preget av høy grad av konflikt på prosjektnivå Statens Vegvesen kontraktsfestet i 2010 obligatoriske samhandlingsprosesser i alle prosjekter Fortsatt mye konflikter; i 2013 ble det inngått et samarbeid mellom Policy gruppa for bransjekontakt og BIs Senter for byggenæringen om et forskningsprosjekt om samhandling hvor målet var å få innsikt i hvordan samhandling gjøres i dag og hva som skal til for å få ut potensiale ved samhandlingsprosessen Dette prosjektet vil bygge videre på funnene i dette foregående studiet for å videre kartlegge samhandling i prosjektene og hva som kan bidra til kunnskap om hva som må gjøres for å forbedre samhandlingen

Forbedringsområder samhandling i anleggsprosjekt - funn fra Anna Swärds studie Generell kunnskap om verdien av samhandling Bevisstgjøring om hva samhandling er og hvilke gevinster det har Bevisstgjøring om hvordan tillit skapes og utvikles Bevisstgjøring om hva som skaper engasjement og vilje til å bidra Obligatorisk samhandlingsfase Hvordan lede en samhandlingsprosess. Agenda, verktøy, deltagelse Rolleforståelse: prosjektleder, prosessleder, øvrige deltaker Hvordan forholde seg til kontrakten i samhandlingen Fra plan til handling Hvordan ta samhandlingen med seg inn i prosjektgjennomføringen Hvordan komme frem til konkrete tiltak som kan følges opp i bygge-møter Praktiske verktøy og kompetanse for samhandling

Hva skal vi gjøre? Prosjektet vil kartlegge kvaliteten på samarbeidsrelasjonene i Bagn – Bjørgo prosjektet Denne kartleggingen vil være et verktøy i prosessen for å øke bevisstheten om samhandling, og å måle hvorvidt en slik bevisstgjøring har en effekt på samhandling Resultatene av prosjektet vil danne utgangspunkt for forbedringstiltak for å bedre samhandling og koordinering mellom partene, prosjektets resultater og kvalitet Prosjektets leveranser vil være en masteroppgave, vitenskapelige artikler samt formidlingsseminar hvor funnene presenteres for hele bransjen

Konkrete aktiviteter i forskningsprosjektet Tidsrom Intervjurunde: Effekt av samhandlingsfasen. Definering av arbeidsprosesser og roller for spørreundersøkelse Feb/mars Spørreundersøkelse: gjennomføre måling av relasjonell koordinering i en utvalgt arbeidsprosess (RC-survey) Mars/april Presentasjon: resultater fra intervju- og spørreundersøkelse April Intervjurunde: oppfølging etter målingen og undersøke hvilke bevissthet den har skapt blant deltakerne Mai Masteroppgave: Innlevering og presentasjon Juni Spørreundersøkelse og presentasjon: ny RC survey – se om samhandlingen er forbedret i arbeidsprosessen November/desember Sluttseminar: dele erfaringer fra prosjektet med aktører i BAE-næringen Januar 2018

Intervjurunde 1 Den første intervjurunden vil hovedsakelig ha fokus på: Erfaringer fra samhandlingsfasen Gjennomføring, ledelse og oppfølging av samhandlingen Samhandling i praksis – det daglige samarbeidet i prosjektgjennomføringen Kartlegge arbeidsprosess og roller til RC-måling Sentrale aktiviteter/oppgaver (hva, hvem og hvordan) Hvilke samarbeidsrelasjoner er viktige for å få gjennomført aktiviteten(e) (roller, grupper) Runa og Taran kan dere legge inn noen punkter om hva fokus er her? I utg.pkt. tenker jeg 2 områder: erfaringer fra samhandlingsfasen og hvilken grad dette brukes i prosjektgjennomføring + kartlegge arbeidsprosess og roller for RC måling

RC survey – måling av samhandlingskvalitet Høy kvalitet på samhandling i arbeidsrelasjoner fører til økt kvalitet og sikkerhet knyttet til arbeidet bedre effektivitet og dermed bedre økonomiske resultater høyere grad av involvering fra alle parter bedre arbeidsmiljø økt innovasjon og læring i arbeid RC måler kvaliteten på relasjoner i arbeidsprosess innad og mellom roller RC score mellom grupper er basert på svar fra deltakerne som vurderer kvaliteten på interaksjonen med andre roller Et fullt validert verktøy på teamarbeid Kilde: Gittell, J. H. (2016). Transforming relationships for high performance. Stanford: Stanford University Press.

Hva måles? Felles mål Delt kunnskap Gjensidig respekt Hyppig kommunikasjon Kommunikasjon i rett tid Presis kommunikasjon Problemløsende kommunikasjon For oppgaveintegrasjon og bedre kommunikasjon rundt arbeidsoppgaver

Alle svarer på 7 spørsmål Hvor hyppig kommuniserer personene i hver av disse gruppene med deg om PROSESSEN? Kommuniserer de med deg til rett tid om PROSESSEN? Kommuniserer de med deg presist nok om PROSESSEN? Når det oppstår et problem i PROSESSEN, skylder personene i hver av disse gruppene på andre/hverandre eller samarbeider de med deg for å løse problemet? Er det slik at personene i hver av disse gruppene deler samme mål som deg for PROSESSEN? Har personene i hver av disse gruppene kunnskap om arbeidet du gjør med PROSESSEN? Har personene i hver av disse gruppene respekt for arbeidet du gjør med PROSESSEN?

Hva får vi ut av survey?

Hva får vi ut av en slik kartlegging? Hjelper prosjektdeltakere til å få innsikt hvordan de samhandler For eksempel; kan snakke mye sammen, men kommunikasjonen er ikke nødvendigvis presis og problemløsende for det Hjelper prosjektdeltakere til å utvikle strategier for å forbedre kommunikasjon og samhandling i arbeid Ta tak i områder med forbedringspotensialer, ofte lite som skal til for at samhandlingen fungerer bedre Hjelper prosjektdeltakere å forstå avhengigheter til hverandre Gjensidig forventningsavklaring Utvikler et språk for samhandling Gjør det lettere å snakke om sensitive temaer knyttet til samhandling i det daglig arbeidet

Prosjektmedlemmer Ragnhild Kvålshaugen Professor Institutt for Strategi, Senter for byggenæringen E-post: ragnhild.kvalshaugen@bi.no Anna Sundberg Swärd Postdoktor Institutt for Strategi, Senter for byggenæringen E-post: anna.r.s.sundberg@bi.no Runa Thrap-Meyer Masterstudent Institutt for Ledelse og Organisasjon E-post: runabtm@gmail.com Taran Enger Hellenes Masterstudent Institutt for Ledelse og Organisasjon E-post: taranenger@gmail.com