Veileder for gevinstrapportering Forklaringer og enkle hjelpemidler - Inspirert av Statsbygg

Innhold Hensikt med veilederen Prinsippskisse for prosjektet Nå-situasjon Baseline (økonomisk beskrivelse) Målbilde Target line (økonomisk beskrivelse) Gevinster Plan for realisering Vurdere oppgaver eller prosesser Prosesskartlegging

Prosjektene utarbeider målbilde og forslag til tiltak Tiltak for å komme dit Nåsituasjon Målbilde Økonomisk beskrivelse Ressurser KPI’er Økonomisk beskrivelse Ressurser KPI’er = Gevinster Plan for realisering Prosjektene fremmer forslag. Programgruppen vurderer og innstiller. Styringsgruppen (ADL) beslutter

a) Nå-situasjon Skal vi klare å dokumentere hva vi oppnår ved en ny løsning (målbilde) må vi beskrive nå- situasjonen. Beskrivelsene av nå-situasjon og målbilde må gjøres på samme måte slik at de er sammenlignbare Beskrivelse av nå-situasjon avhenger om det er en prosess, en seksjon eller en større kostnadspost som skal dokumenteres. Typiske elementer å ta med: Prosess Prosessflyt som viser oppgaver og hvem som gjør hva Arbeidsomfang pr steg # Årsverk (ÅV) som medgår i løpet av en angitt periode Seksjon # Årsverk (ÅV) fordelt på oppgaver # av ulike arbeidsoppgaver for en gitt periode Kostnadspost Fordeling av kostnaden på ulike poster Kostnadsdrivere Dagens regler for området / kostnaden

b) Økonomisk beskrivelse av nåsituasjon Dette er en ressurs- og / eller en kostnadsoversikt for det spesifikke området som inngår i prosjektet; prosessen, seksjon etc. Det er utarbeidet flere maler til bruk for dette

c) Målbilde Målbilde-beskrivelsen skal angi ny løsning for det samme området / oppgaven som er beskrevet i nå-situasjonen. Hva foreslås endret og hvorfor. Hva betyr dette for de involverte / prosessen mht mindre ressursbruk, raskere prosess, mindre risiko for feil, lavere kostnader etc Spesielt viktig å beskrive hva som skal droppes (ikke utarbeides, ikke utføres) og hvorfor

d) Target Line - Økonomisk beskrivelse av Målbilde Den økonomiske beskrivelsen følger som en konsekvens av «målbilde» og må beskrives på samme måte som nåsituasjon er beskrevet / dokumentert på. Dette for at det skal være mulig å sammenligne og få frem gapet mellom de to.

e) Tiltak for å komme dit / Avhengigheter Endring fra «nå-situasjonen» til «målbilde» vil kreve tiltak Tiltakene må beskrives mht: Hva må besluttes Hvilke konsekvenser har dette Hvilke andre prosesser / avdelinger / seksjoner / personer etc vil være berørt Er forslaget avstemt med disse Når bør tiltaket gjennomføres Hvilke avhengigheter er det eventuelt til andre beslutninger

e) Gevinster Differansen mellom «Målbilde» og «Nåsituasjon» vil utgjøre potensielle gevinster som en konsekvens av de foreslåtte endringene. Denne differensen må beskrives på en måte som gjør det mulig å uttrykke gevinsten i kroner. For en del gevinster kan dette være vanskelig, men er som oftest mulig gjennom å benytte en gjennomsnittlig kostnad pr enhet. For eksempel: [Sparer x min på å utføre en oppgave] X [antall repetisjoner] X [kostnad pr enhet / time el.l.] [Redusert kostnad pr anskaffet enhet] X [antall enheter pr år / bygg / prosjekt el.l.]

f) Plan for realisering «Gevinster kommer ikke av seg selv» bare ved å vedta tiltaket. De spesifikke endringene må følges opp i detalj som f.eks.: Prosessene må endres og alle involverte må få opplæring, forstå endringen, få system-tilganger og muligens også endret rolle- og oppgavebeskrivelse Dersom det frigjøres arbeidstid må denne tiden utnyttes til annet produktivt arbeid og det er et lederansvar å sikre dette Ved f.eks. endring i hvordan en sak skal utføres (utskiftning / installasjon / anskaffelse etc) er det lederens ansvar å sørge for at dette gjennomføres av alle berørte og at må følge opp at det skjer Plan for realisering må være spesifikk mht hva, hvem, når for den enkelte effekt / gevinst

VEDLEGG

Droppe, kombinere eller forenkle oppgaver?

Prosessbeskrivelse Prosessbeskrivelser kan gjøres på mange ulike måter; noen enklere og noen mer komplisert. Svært ofte er en enkel metode tilstrekkelig