Manuell og maskinell rydding i PasDoc, Doculive og DIPS mars-aug 2014 Superbrukerforum 5.mars 2014

Ryddekontakter utnevnt av klinikkene KVB Kvinne- og barnklinikkenHelen Blegen Ween KVB Kvinne- og barnklinikkenTorunn Lundgreen MKL Medisinsk klinikkUnni Steinsrud KKT Kreft, kirurgi og transplantasjonsklinikkenBerit Bungum AKU Akuttklinikken Roy Støle KKN Klinikk for kirurgi og nevrofagElse Nylen McLean HLK Hjerte- og lungeklinikkenDaniela Nikolaisen PHA Psykisk Helse og Avhengighet Mariann Johannessen (BUP) PHA Psykisk Helse og AvhengighetSilje Reed (TSB) PHA Psykisk Helse og Avhengighet Hilde Røhmer merkantil sengeposter) PHA Psykisk Helse og Avhengighet Maine Fjeld (merkantil DPS)

Overordnet plan Pasientregister (1.mars) Henvisninger og ventelister (1.april) Ukvitterte prøvesvar (1.mai) Ukurante postkasser i DocuLive/DIPS (1.juni) Journaldokumenter (1.juni)

Status for rydding Generelt –Forankring i klinikkledelsen håndtert –Ryddegruppens organisasjon og arbeidsmåte er etablert –Klinikkene etterspør flere lister –Fokus på henvisninger, ventelister og kontakter i mars Sammensmelting av pasienter –8960 pasienter er sammensmeltet i Pasdoc av duplikat navn/fødselsdato med kontakt til kjent klinikk –Diverse andre lister som gjennomgås av ryddegruppen Henvisninger, ventelister og kontakter –Uavklarte henvisningsperioder før ryddet, gjenstår –Mindre enn 10% av oppføringene lar seg rydde manuelt –Behov for minst tre maskinelle script identifisert Kontakter som ikke lar seg importere fra PasDoc pga inkonsistent registrering (ca ) –Behov for seks maskinelle script identifisert –Komplekse manuelle ryddeoppgaver av mindre omfang –Flere saker under utredning

Status for rydding Ukvitterte prøvesvar Mye arbeid lagt ned i å vaske tallene Korrigerte tall presentert for klinikkledelsen og for konsernrevisjon –2.7 millioner før maskinell kvittering, 1.3 millioner etter, hvorav ukvitterte patologisvar, ukvitterte radiologisvar Maskinell kvittering –Script for MBK/IMM/MIK siste 6 mnd under utredning fra sykehuspartner antatt gjennomføring innen utgangen av mars Endringer i legens arbeidsrutiner –Mange leger må begynne å kvitterte prøvesvar på previsitten og på poliklinikken! –Rydding i gamle arbeidslister

Status pasientregister Noen klinikker er i praksis ferdig med denne lista, fordi enkelte pasienter bare lar seg sammensmelte av systemforvalter. KKN og KVB har fortsatt et stort antall pasienter til sammensmelting, men sistnevnte har god fremdrift Oversikt for klinikkene Pasienter til sammensmelting PasDoc AKU HLK KKN KKT KVB MED PHA KDI Klinikk ukjent Utvalg: Pasientjournaler med samme fødselsdato og eksakt samme navn, sortert etter første kontakt Obs! Usikkerhet rundt tolkning av DIPS-data har medført forsinkede uttrekk pr

Informasjon fra delprosjekt konvertering, EPJ-prosjektet 29 utfordringer i kliniske systemer som medfører at data ikke blir importert –Mottatt 29 saker som omhandler objekter og antyder potensielt behov for 41 script. –Det meste av disse dataene lar seg ikke endre manuelt –Stor variasjon i konsekvens – en del data er ikke ønsket 176 utfordringer i data som blir importert –Det meste av disse lar seg endre manuelt, men det er store mengder. –95 av disse sakene er foreløpig prioritert –Utfordrende å få ut statistikker og ryddelister fra mellomformatet –Utredning pågår fortsatt

Hva skjer med det som ikke ryddes i tide? Blir ikke importert –For uønskede data er dette helt i orden –For ikke-kritiske men ønskede data er noe svinn vanskelig å unngå Overføres med nåværende kvalitet –Gir tvetydige eller misvisende registreringer – som i dag –Gir tvetydige eller misvisende registreringer – verre enn i dag Fyller opp DIPS –Uoversiktlige, overfylte og i verste fall langsomme arbeidslister

Hva kan jeg gjøre her og nå? Oppfordre leger til å begynne å kvittere prøvesvar i det daglige –Previsitt og poliklinikk Oppfordre leger og sykepleiere til å tømme sine arbeidslister –Dokumenter i kladd og usignerte dokumenter –Ukvitterte prøvesvar For kontor: følg opp arbeidslister for henvisning og ventelister –Kontrolltime ikke tildelt