Fellesnemnda 8.des 2015 Orientering fra møte i ansettelsesutvalget Prosjektleders orientering

Ansettelsesutvalget Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse Prosess vedrørende innplassering/ ansettelser av ledere i nye Sandefjord kommune Stillingsprofiler

Organisasjonskart SAS

Fem kommunalområder Samsvarende med politisk struktur Økt oppmerksomhet på strategisk IKT-arbeid/ digitalisering og forholdet mellom tjenesteutvikling og IKT Noen forhold avklares etter at kommunalsjefer er tilsatt: Ansvar for parker og plasser, idrettsanlegg, friområder Ansvar for kirkegårder og gravferd Ansvar for barneverntjenesten Ansvar for stabsfunksjoner Gråsoner avklares etter at kommunalsjefer er tilsatt

Organisering og koordinering Arbeidet med tjenester og brukerrettede aktiviteter starter for fullt når ledergruppe er rekruttert Følgende områder vil i særlig grad kreve godt samarbeid og koordinering på tvers av enheter: Barn og unge. Sikre at ulike tjenester og fagmiljøer samarbeider godt om forebygging og tidlig innsats for familier og barn som kan være i en utsatt eller sårbar situasjon Flyktninger, både i en mottaksfase og ved opphold over lenger tid/permanent Folkehelsearbeid, inkludering, forebygge «utenforskap» Forvaltning, drift og utvikling av kommunens bygninger og eiendom

«Kart» leder- gruppe og stabs- funksjoner Samtaler, Kompe- tanse- kriterier Ansettel- sesutvalg og Intern rekr. foretatt nivå 1 Ekstern rekr. nivå 1 (Intern) rekr. nivå 2 November 2015 Desember halvår 2016

Hovedprosjektområder IKT – drift og strategi HR og personalområdet Økonomi (budsjett, regnskap, lønn, innfordring/fakturering, skatt) Helhetlig styring (dokumentasjon, styring, internkontroll) Sak/ arkiv (valg av fagsystem og fjernarkiv) Bygge felles kultur Ledergruppe Beredskap Eierskap

Økonomiområdet Prosjektgruppen Møttes i november og desember, startet inndeling i underområder og organisering av arbeidet Enighet om at mange medarbeidere skal involveres i forberedelsene, redusere sårbarhet og benytte ekspertise for å utarbeide gode løsninger og samtidig bli kjent og opparbeide gjensidig tillit Delprosjekter: Regnskap og bokholderi Budsjett- og økonomistyring Lønn Fakturering og innfordring Skatt Aktiviteter fremover: Felles møte for alle ansatte på økonomi- avdelingene 16.desember Utpeke arbeidsgrupper som anbefaler prioriteringer og fremdrift på avklarte områder Viktigste aktiviteter: Fastsette kontoplan for nye Sandefjord, og starte grunnlaget for budsjett 2017 Utkast til rammebudsjett må være klart mai 2016

Sak/arkiv Prosjektgruppen Godt i gang med å lage kravspesifikasjon på nytt sak- /arkivsystem – planlegger kunngjøring i januar/februar 2016 Har startet arbeidet med å få oversikt og nedsette delprosjekter på andre områder, samt avgrense mandat og sette mål Delprosjekter: Ansettelse av arkivleder Anskaffelse av ny sak- og arkivløsning Arkivplan Oppsigelse/reforhandling av eksisterende avtaler Aktiviteter fremover: Sak- og arkivløsning: Anskaffelse, implementering, opplæring Oppsigelse av avtaler Avklare fremtidig depotløsning Avklare eksisterende og fremtidige eierskap Kompetansekartlegging og behovsvurdering Risikovurdering

NAV Prosjektgruppen Gjennomført møte i prosjektgruppa, igangsatt arbeid/kartlegginger og utpekt arbeidsgruppe IKT og Bygg Neste møte 21.januar 2016 De viktigste aktivitetene: Risikovurdering av prosjektgruppens oppdrag og resultatmål Prioritere hva som bør settes i gang først, hva som kan vente til ny NAV-leder er på plass Komme i gang med de arbeidsprosessene som er tidskritiske, dvs spesielt IKT og lokaler/bygg Kritisk: Tilsetting av ny NAV-leder er viktig, og haster

Ny portal

IKT-området

HR-området Oversikt over lønnsnivå ledere i de tre kommunene