Kommunikasjonsstrategi, medieretningslinjer, tips og råd Helse- og omsorgskomitéen Februar 2016 Jon Bakkerud, kommunikasjonssjef

«Det dreier seg (nesten) alltid om mennesker!»

Kommunikasjon = communicare (lat) = «gjøre felles»  har betydninger som «å melde, meddele, underrette om, stå i forbindelse med (Wikipedia)  eller: «knytte sammen», «skape forståelse» InnbyggerKommunenFolkevalgtSamfunnMedia

Kommunikasjonsstrategien  Kommunestyret har vedtatt en kommunikasjonsstrategi –basert på statlige kommunikasjonsprinsipper – lederansvar og linjeprinsippet  Definerer roller, ansvar og myndighet i kommunikasjonsarbeidet i kommunen  Definerer hovedkanal =  Revideres og oppdateres i 2016 (HP) Ligger på nett!

Alle = «ambassadører» «Kommunikasjon er alles ansvar og ett av verktøyene vi har for å løse den viktige jobben vi forvalter for kommunens innbyggere.»

Overordnet mål > «Asker kommunes kommunikasjon er lett å forstå og bidrar til dialog og medvirkning.» > Den enkelte skal kommunisere på en måte som er: –tilpasset målgruppen –sikrer at budskapet blir forstått –inkluderende for alle uavhengig av alder, funksjonsdyktighet, kompetanse og kulturell bakgrunn –aktiv og i forkant –helhetlig for mottakeren uavhengig av hvordan kommunen er organisert «God kommunikasjon starter med den enkelte medarbeider»

… om ordførers rolle «Ordføreren er kommunens øverste politiske leder og representerer kommunen utad.» «Ordføreren er et bindeledd mellom folkevalgte organ og administrasjonen.»

…….. om de folkevalgtes rolle  «De folkevalgte har ulike roller; arbeidsgiverrollen, styringsrollen og ombudsrollen, og må være bevisst på det i sin kommunikasjon.»  «Ledere av komiteer, råd og utvalg må også være bevisst på hvordan de kommuniserer når de uttaler seg på vegne av komiteen, rådet eller utvalget.»  «De folkevalgte omfattes ikke av Asker kommunes kommunikasjonsstrategi.» Fra Kommunikasjonsstrategien

Grunnlag for kommunikasjonsarbeidet i Asker kommune > Asker kommunes verdier > Handlingsprogrammet – hvert år > Kommunikasjonsstrategi ( ) – revideres i 2016 > Medieretningslinjer m/ sjekklister > Retningslinjer for sosiale medier > «Blikk for muligheter» – tenke nytt > Krisekommunikasjonsplan Innbyggerens behov

Krevende MEDIA-oppslag og tragiske hendelser utfordrer oss…..

Systematisk arbeid og oppslag om gode resultater gir muligheter. Tilsyn gir mulighet for forbedring

Puste med magen Lave skuldre Serviceinnstilling Se mulighetene

Medieretningslinjene: Åpenhet og service Prinsipper for kontakt med journalister og redaksjoner: > Asker kommune er en åpen organisasjon og praktiserer meroffentlighet. > Journalister skal få innsyn, med mindre noe er unntatt offentlighet, taushetsbelagt eller strider mot personvernbestemmelser. > Henvendelser fra media skal gis høy prioritet og inngåtte avtaler med redaksjonene skal overholdes fra kommunens side > Spørsmål fra journalister skal besvares på en profesjonell og servicevennlig måte

Medieretningslinjene forts..  Retningslinjene med råd og sjekklister hjelper Asker kommunes ledere og medarbeidere i arbeidet med å: –yte god service og bygge gode relasjoner til ulike redaksjoner –være forberedt på, og svare ut mediehenvendelser på en god måte –bruke mediene aktivt som en kanal mot innbyggere, interessenter og premissleverandører Serviceinnstilling

Medieretningslinjer: Forholdet mellom politikk og administrasjon (pkt 5) > Ordføreren er kommunens øverste politiske leder og representerer kommunen utad. Ordføreren er bindeledd mellom folkevalgte organer og rådmannen. > Rådmannen og rådmannens ledergruppe tilrettelegger for faktabasert, faglig og relevant informasjon til politiske ledelse og de politiske organene (komitéleder, saksordfører, leder av bygningsrådet) i forbindelse med mediehåndtering. Kommunikasjonssjefen kan gi kommunikasjonsfaglige råd. > I en eventuell krise er det kun ordfører eller den han/hun delegerer ansvaret til som skal uttale seg til media (ref.: Informasjonsplan for krisesituasjoner).

Taushetsplikt og personvern > Ansatte i Asker kommune har ytringsfrihet, men kan ikke utlevere informasjon om eller uttale seg i saker som er taushetsbelagt og unntatt offentlighet. Personvernet skal ivaretas. Reglene om taushetsplikt og personvern gjelder også når en opptrer som privatperson i sosiale medier og andre fora. > Kommunen har et selvstendig ansvar for å beskytte den enkeltes integritet og personvern, og skal vise spesiell varsomhet når det gjelder opplysninger som kan identifisere brukere eller pårørende. > I saker der den enkelte i sin sak ønsker å oppheve taushetsplikten, må kommunen selv, ved ansvarlig leder likevel vurdere kommunens forhold til taushetsplikt og personvern.

Noen generelle tips når journalisten ringer.. > Se mulighetene > Kritisk blikk er nyttig > Forutse medieinteressen – proaktiv – tidlig innsats > Forberedelse er alfa og omega – snakk med noen > Sjekk alltid fakta > Dine rettigheter som intervjuobjekt - sitatsjekk

Sjekkliste når journalisten ringer > Noter navn på journalist og redaksjon. > Hva gjelder saken og hvem skal svare? > Kjøp deg tid til å forberede deg > Rådfør deg med andre før du ringer tilbake > Husk sitatsjekk! > Er fakta korrekt? Dobbelt sjekk fakta før du går ut! > Kritisk vinkling? Is i magen. Tål kritikk. Stå oppreist. > Vi kan også gjøre feil – ydmyk – lær av feil > Mennesker er alltid viktigst! > Vær varsom med enkeltsaker, husk taushetsplikt og gi svar på prinsipielt grunnlag

Lag deg gjerne en intervjuplan  Hvordan skal jeg utnytte denne fantastiske muligheten til å markedsføre meg, min arbeidsgiver/bedrift/bransje eller politikk/parti?  Målgruppe – hvem er det jeg skal snakke til – hvilken gruppe er viktigst?  Mulige spørsmål/relevante områder som jeg kan komme innom/få spørsmål om – hvilke er viktigst?  De vanskelige spørsmålene og områdene  Er det noe jeg IKKE kan si – og hvorfor…  Hva er HOVEDBUDSKAPET – hva vil du ha fram – først og fremst?

Når du kontakter media – vil ut med en sak… > Ha klart for deg hva du ønsker å oppnå > Formuler hovedbudskapet – enkelt og tydelig > Hvem er det du ønsker å informere eller påvirke? > Hvilken kanal/ redaksjon bør du velge? Sosiale medier – digitale medier. > Kan saken din illustreres med en case? > Lag gjerne en utspillsplan

Helse - og omsorgsfeltet – stort og krevende > Helse- og omsorgssektoren er regulert av tre forvaltningsnivåer: –Nasjonal –Regional –Lokalt > Hvem bør uttale seg om hva når? –Er det noen på regionalt eller riksplan? –Er det lokalpolitikk og min rolle å uttale meg i denne saken? –Er det noen andre som bør uttale seg og mene noe her? > Se til siden: Hvilke andre saker eller fagfelt er relevante?

Kommunikasjon/ ressurser i AK > Kommunikasjonsenhet underlagt rådmannen (3+2)– bidrar inn i alle virksomheter og deler av organisasjonen > Kommunikasjonsrådgiver i politisk sekretariat > I enkelte sammenhenger defineres kommunikasjonsressurser til prosjekter/prosesser/virksomheter (eks Borgen og kommunereform) eller Kommunalteknisk og Kultur > Partienes eget ansvar: Hvordan har partiene rigget seg? Kommunikasjonsrådgivning/støtte i partiene/politisk ?

Til slutt: Rollen som folkevalgt…

…….. og media  Arbeidsgiverrollen  Ombudsrollen  Styringsrollen

Til selvrefleksjon: > Hva betyr den tredelte rollen jeg som folkevalgt har når jeg - i ulike saker - står fram i media, bruker media og uttaler meg?